城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案信息化管理存在問題及建議探究

摘 要 本文針對居民社會檔案信息化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，挖掘出在管理意識、法律法規(guī)、管理者素質(zhì)等方面存在的問題，并提出針對性的解決措施，使檔案的作用和價值得到充分發(fā)揮，通過加大設(shè)備投入力度等方式，為人們提供更加完善的服務(wù)。

關(guān)鍵詞 城鄉(xiāng)居民;養(yǎng)老保險;檔案信息化

引言

在信息時代背景下，養(yǎng)老保險檔案逐漸由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)為電子化，使信息處理速度得當(dāng)顯著提升，節(jié)約大量存儲空間，為后續(xù)的調(diào)查檢索提供極大便利。但是，在實際工作中，檔案信息化管理在意識、制度、層次等方面均存在不同程度的問題，需要采取積極有效的措施進(jìn)行完善。

1 居民社保檔案信息化管理存在的問題

1.1 檔案管理意識淡薄

在部分檔案管理部門中，管理人員對管理工作的重視程度不足，檔案信息化管理意識淡薄，使整體管理質(zhì)量受到較大影響。在部分管理部門中，對檔案管理硬件設(shè)施的投入較少，各項設(shè)備配置不夠齊全，在管理機(jī)制上也存在諸多漏洞。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有設(shè)立專門的檔案室，檔案丟失現(xiàn)象多發(fā)，由于管理人員缺乏安全意識，檔案存儲室較為潮濕，許多檔案已經(jīng)發(fā)霉變質(zhì)，且沒有完善的防火、防盜設(shè)施，存在較大的安全隱患。另外，管理人員自身的計算機(jī)技術(shù)素質(zhì)較低，且對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用存在抵觸情緒，為社保檔案管理自動化建設(shè)帶來較大阻礙。

1.2 法律法規(guī)不夠完善

現(xiàn)階段，在社保檔案信息化建設(shè)中，軟件尚未得到統(tǒng)一，尤其是在計算機(jī)軟件與機(jī)器配件中，存在不一致與質(zhì)量差異問題，在開發(fā)語言方面也各不相同，究其原因，主要是由于該方面缺乏法規(guī)制度的規(guī)范，導(dǎo)致社保信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)性受到影響，還使得社保檔案信息化建設(shè)道路受阻。另外，在檔案利用方面，部分城鄉(xiāng)社保檔案已經(jīng)在管理局中投入使用，參保人員可通過網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行查閱和提取，且業(yè)務(wù)檔案信息化只支持查閱，不支持原文檢索，各街道、社區(qū)等沒有構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，使技術(shù)的覆蓋面較窄，檔案價值難以得到充分發(fā)揮。

1.3 管理者自身素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，雖然各個社區(qū)街道已經(jīng)逐漸建立專職、兼職檔案管理人員，但在專業(yè)性方面仍然較低，由于日常開展的專業(yè)培訓(xùn)較少，缺乏交流經(jīng)驗的機(jī)會，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員對檔案工作知之甚少，有些甚至連基本常識都掌握不清，另外，管理人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為只對各個街道的檔案進(jìn)行收集和整理即可，加上自身計算機(jī)素質(zhì)較低，不利于檔案信息化建設(shè)，也很難使檔案管理質(zhì)量得到顯著提升[1]。

2 居民社保檔案信息化管理的對策

2.1 加大檔案信息化建設(shè)投入，強(qiáng)化管理意識

要想提高社保檔案信息化建設(shè)水平，則需要加大對人、財、物三個方面的投入力度，例如，積極引入計算機(jī)設(shè)備，為社保檔案信息存儲提供設(shè)備支持，聘請專業(yè)的檔案管理人員等，這些資源的引進(jìn)不但可促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，還可使檔案信息的存儲、查閱與使用變得更加方便;還應(yīng)增強(qiáng)管理者的檔案管理意識，使其深刻而清楚地認(rèn)識到自身崗位職能與責(zé)任，完善信息化服務(wù)方式，利用加密技術(shù)存儲重要的電子檔案，利用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)等創(chuàng)新型服務(wù)手段，有效防止資源浪費問題，為社保檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù);還應(yīng)為檔案信息管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，構(gòu)建養(yǎng)老保險檔案信息庫，將參保單位與個人的相關(guān)信息輸入計算機(jī)中，使檔案管理工作更加高效便利，還可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供充足的數(shù)據(jù)支持;建立電子檔案檢索系統(tǒng)，將可公開的信息編制成電子檔案，由管理部門專職負(fù)責(zé)檔案的制作與管理，其他部門與人員只具有查閱的權(quán)力，卻無法更改;還可設(shè)立養(yǎng)老保險網(wǎng)站，將自己的保險號碼輸入其中，便可查詢自己繳費情況，為用戶查詢提供便利。

2.2 健全檔案管理信息化機(jī)制

建立檔案管理信息化機(jī)制時應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)的安全性，通過創(chuàng)新型手段使各項管理制度得以完善和細(xì)化，針對每個環(huán)節(jié)制定安全措施，具體可從以下幾個方面著手：

創(chuàng)新社保檔案管理制度，完善管理服務(wù)機(jī)制，使各項工作標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一和細(xì)化，各項安全措施得以完善;

建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立養(yǎng)老保險信息庫，使各項資料信息能夠在全網(wǎng)范圍內(nèi)實現(xiàn)共享，并保障信息傳輸與交流的順暢;

完善檔案管理規(guī)章制度，居民社保機(jī)構(gòu)應(yīng)建立與“八防”要求相符合的檔案管理系統(tǒng)，使檔案查詢、立卷歸檔、保密、存放等各個環(huán)節(jié)從制度層面得以落實，使檔案資料能夠完整、真實。在電子檔案管理中，還應(yīng)對電子文本進(jìn)行脫機(jī)備份，在本地與異地各保存一份，并與紙質(zhì)檔案間建立聯(lián)系，以免在系統(tǒng)癱瘓或者病毒入侵時檔案信息安全受到威脅;

提高檔案服務(wù)系統(tǒng)利用率，當(dāng)前部分城鄉(xiāng)已經(jīng)實現(xiàn)養(yǎng)老檔案信息化管理，參保人員可通過網(wǎng)絡(luò)渠道對相關(guān)信息進(jìn)行查閱，并且系統(tǒng)還具備身份證、地質(zhì)、姓名等信息更改的功能，可隨時對檔案中的錯誤信息進(jìn)行修正[2]。

2.3 提高檔案管理隊伍素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)對信息化管理質(zhì)量具有直接影響，對檔案管理者的專業(yè)水平提出嚴(yán)格要求，不但要求管理者具備扎實的理論基礎(chǔ)，還應(yīng)具備高超的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，并將專業(yè)技能應(yīng)用到實際管理工作會中。另外，管理部門還應(yīng)定期組織開展培訓(xùn)活動，為員工提供更多深造和鍛煉的機(jī)會，使其在實踐中提高自身的知識水平與技能;還可通過開展學(xué)術(shù)交流、座談會等方式，為檔案管理者的經(jīng)驗交流提供平臺，使管理人員能夠相互之間取長補(bǔ)短，通過彼此之間的交流與學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而打造出一支現(xiàn)代化的信息檔案管理團(tuán)隊[3]。

3 結(jié)束語

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，養(yǎng)老保險檔案管理應(yīng)與先進(jìn)的信息技術(shù)緊密結(jié)合起來，根據(jù)自身實際情況，加大設(shè)備、技術(shù)的投入力度，完善各項法規(guī)制度，通過開展培訓(xùn)教育活動提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，使檔案能夠得到充分利用，更好地服務(wù)社會與大眾。

參考文獻(xiàn)

[1] 王建勛.關(guān)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案存檔管理要點的探討[J].決策與信息，2015，（35）：300-300.

[2] 劉艷杰.城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題及建議[J].科學(xué)與財富，2015，（8）：22-22.

[3] 王亞寧.企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的信息化管理探析[J].蘭臺世界，2018， 554（12）：86-88.

作者簡介

郝復(fù)軍（1976-），男，山西省呂梁市汾陽市人;畢業(yè)院校：山西省委黨校，專業(yè)：經(jīng)濟(jì)管理，學(xué)歷：大專，助理館員，現(xiàn)就職單位：汾陽市農(nóng)村社會保險管理服務(wù)中心，研究方向：檔案館理。