辦公室公文處理中常見的問題及對策探討

王園

摘要：公文指的是公務(wù)文書，說的是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，單單從它的定義上就能夠看出它的重要性，辦公室公文的規(guī)范程度和處理好壞會直接影響到相關(guān)單位的權(quán)威性，所以我們要重視起辦公室公文的處理。本文將結(jié)合辦公室公文處理中常見問題的分析，深入的探究提高公文處理質(zhì)量的具體方法。

關(guān)鍵詞：辦公室;公文處理;常見問題

一、辦公室公文處理中常見的問題分析

（一）下行公文處理中存在的問題分析

對于任何組織機構(gòu)來說，公文都有著很重要的作用，因此對公文的行文形式都進行了規(guī)定，對于不同的公文在下達的時候都需要使用不同的行文形式，但是有的工作人員并沒有意識到這一點的重要性，致使在下達公文的時候隨意使用公文形式，比如說有的公文需要使用較高規(guī)格的形式下達，但工作人員卻是用一般的形式下達，這就很容易導(dǎo)致公文內(nèi)容的落實不到位。部分公文的出臺和發(fā)布需要多個部門的共同參與，但是在有的部門卻存在公文運轉(zhuǎn)時間較長現(xiàn)象，導(dǎo)致公文在短時間內(nèi)無法簽字，最終影響到公文執(zhí)行和貫徹的時間。部分辦公室工作人員在思想上出現(xiàn)了松懈的情況，使得他們在制定相關(guān)的公文的時候總是照搬照抄以前的公文，沒有自己的思想，工作方式機械死板，對公文的下達造成了不良的影響。在公文下達過程中最容易出現(xiàn)的現(xiàn)象就是公文內(nèi)容的排版不規(guī)范、不統(tǒng)一，這些看似都是公文處理中的一些細(xì)節(jié)問題，像是標(biāo)點、注釋、標(biāo)題等等使用不規(guī)范，這樣容易導(dǎo)致理解錯誤或是側(cè)重點理解的偏差等問題的出現(xiàn)，容易讓下級部門錯誤的判斷公文的重要性。

（二）上行公文處理中存在的問題分析

在公文上行過程中，行文不規(guī)范的問題同樣存在，大致的情況跟公文下行出現(xiàn)的問題差不多，需要多個部門簽字的上行公文卻只發(fā)給了一個部門，周轉(zhuǎn)時間較長，有的公文是有一定的時間要求的，超過規(guī)定時間之后就會變得沒有意義，混淆報告與請求的區(qū)別等等。其次，相關(guān)工作人員的處理效率較低也是存在的主要問題，有的工作人員因為培訓(xùn)時間不足夠就被安排上崗工作，對公文處理的一些流程還不太熟悉，自己又礙于面子不去請教他人，根據(jù)自己的判斷對公文進行處理，卻與公文處理的標(biāo)準(zhǔn)要求出現(xiàn)偏差，使得公文處理出現(xiàn)各種問題，不僅影響到了公文的處理效率，嚴(yán)重的甚至?xí)霈F(xiàn)大量公文堆積的現(xiàn)象，公文隨時面臨著丟失的危險。

二、提高公文處理質(zhì)量的具體措施

既然已經(jīng)明確了公文在上行和下行中經(jīng)常容易出現(xiàn)的一些問題，那么我們就可以采取針對性的措施來解決這些問題，逐步的提高公文處理的質(zhì)量。

（一）提高下行公文處理質(zhì)量

首先，要做的是加強對辦公室公文處理人員的管理，尤其是那些私自改變公文形式和公文停留時間較長的部門。比如說，要制定一些獎懲制度，對于那些在公文處理過程中出現(xiàn)錯誤的工作人員要對他們進行適當(dāng)?shù)膽土P，以此來讓他們意識到自己所犯的錯誤同時起到警醒的作用，而對于那些工作認(rèn)真、表現(xiàn)出色的工作人員要給與他們一定的獎勵，讓他們多一份積極工作的動力。雖然，現(xiàn)階段對公文的處理有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是有的規(guī)章制度考慮的不充分，沒有考慮到實際的可行性，有的規(guī)章制度的局限性太小，或是有的規(guī)章制度是很久之前制定的，不適合現(xiàn)在的公文形式、要求等等，因此有必要對這些規(guī)章制度進行完善和改進，充分的考慮到可能影響到公文處理的方方面面，做到與時俱進。建立相關(guān)的監(jiān)督部門，讓他們專門負(fù)責(zé)公文處理之后的檢查工作，一方面可以及時的發(fā)現(xiàn)問題，并及時的解決問題;另一方面，則是對公文處理人員的一種監(jiān)督方式。

（二）提高上行公文處理質(zhì)量

不僅需要對下行公文進行規(guī)范要求，上行公文也是需要進行規(guī)范要求的，這樣才能夠在一定程度上提高公文處理的質(zhì)量。更重要的是讓工作人員們意識到公文處理的重要性，因為只有在思想上重視起來，才能從行為上重視起來，這一點可以從組織機構(gòu)的高層管理人員做起，讓他們起到榜樣的作用。在招聘工作人員的時候，要優(yōu)先考慮那些有公文處理工作經(jīng)驗的人員，因為我們能夠更快的融入到工作當(dāng)中，不僅在處理公文的效率上會高一些，而且在處理公文的出錯率上還會低。而對于那些沒有這方面工作經(jīng)驗的人員，則需要對他們進行公文處理的培訓(xùn)，直到他們擁有一定的工作能力之后，才能讓他們上崗工作。當(dāng)然，長期的學(xué)習(xí)也是很有必要的，畢竟公文的形式和要求等等都是在變化，所以工作人員需要通過學(xué)習(xí)來了解這些情況，在提高個人綜合素質(zhì)的同時讓他們學(xué)習(xí)到更多處理公文的方法?？梢远ㄆ诘慕M織相關(guān)的學(xué)習(xí)會，請一些經(jīng)驗豐富的工作人員來給其他人傳授一些公文處理的技巧等等，促進工作人員之間的相互學(xué)習(xí)。

三、結(jié)語

綜上所述，公文處理并不是一件簡單的事情，而是一項十分繁瑣其重要的工作，因此我們要盡可能的降低公文處理過程中錯誤問題出現(xiàn)的頻率。相關(guān)的工作人員在公文處理的過程中，一定要嚴(yán)格遵守辦公室公文處理的要求標(biāo)準(zhǔn)，按照相關(guān)的流程按部就班的執(zhí)行，提高公文處理的重視程度，公文處理完之后還要對其進行仔細(xì)的審查，如果有必要的話可以指定有關(guān)的獎懲制度，起到警醒和督促的作用。有些問題不是在短時間內(nèi)形成的，而是日積月累長時間所導(dǎo)致的，對于這種問題我們要秉持耐心、細(xì)心的態(tài)度，一步步的將其改正過來。