重視并加強(qiáng)出版業(yè)書(shū)稿檔案的管理探究

陳怡

摘要：書(shū)稿檔案的管理工作尤為重要，各出版社書(shū)稿檔案工作，在同級(jí)檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度下，由其主管領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，本文主要分析出版業(yè)書(shū)稿檔案管理的問(wèn)題及措施。

關(guān)鍵詞：出版業(yè);書(shū)稿檔案;管理措施

引言

出版檔案就是反映出版單位編輯出版的各類(lèi)圖書(shū)全過(guò)程以及出版的成果歷史記錄，其中最具有價(jià)值特色的便是書(shū)稿檔案出版檔案也是國(guó)家檔案重要的組成部分由于出版社是以集散知識(shí)的成果為職責(zé)，也使得其檔案本身具有鮮明學(xué)術(shù)性，是我國(guó)在學(xué)術(shù)研究與科學(xué)技術(shù)檔案重要的一族?？梢哉f(shuō)，在知識(shí)的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，認(rèn)真的做好出版社的檔案工作，對(duì)于出版社新形勢(shì)下生存與發(fā)展都具有特殊意義，本文就將對(duì)出版社書(shū)稿檔案的工作進(jìn)行探討和分析。

1、出版業(yè)書(shū)稿檔案面臨的問(wèn)題

1.1 圖書(shū)品種與數(shù)量變化帶來(lái)的影響

隨著人類(lèi)文化的不斷進(jìn)步，圖書(shū)的出版方面已經(jīng)越來(lái)越貼近人們的生活，甚至每一個(gè)人都可能是一個(gè)潛在的出版者。在這種大環(huán)境下，近年來(lái)，無(wú)論在綜合性出版社還是在專(zhuān)業(yè)性出版社中，其圖書(shū)出版的品種也都隨市場(chǎng)需求呈直線(xiàn)式增長(zhǎng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，各出版社的出書(shū)量每年都在翻番，出版業(yè)書(shū)稿檔案的涵蓋面也越來(lái)越廣，書(shū)稿檔案管理中，與書(shū)稿有關(guān)的文字材料也成為管理的一部分，這就導(dǎo)致書(shū)稿檔案的管理工作量變大，而且日漸繁瑣，管理起來(lái)的困難程度也逐漸增加。

1.2 新技術(shù)形式帶來(lái)的沖擊

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越迅猛，帶來(lái)的各種新理念與新技術(shù)對(duì)各個(gè)行業(yè)都有著不小的沖擊，特別是電子科技無(wú)紙化的模式，使得書(shū)稿檔案的傳統(tǒng)載體模式受到了很大的影響，書(shū)稿檔案管理方式也在悄然發(fā)生著一系列的變化。在傳統(tǒng)出版業(yè)書(shū)稿檔案管理的進(jìn)程中，現(xiàn)有的管理技術(shù)已經(jīng)不能滿(mǎn)足出版業(yè)書(shū)稿管理的需求，如果不能與新科技形式相匹配，則可能產(chǎn)生書(shū)稿檔案管理運(yùn)作困難、管理系統(tǒng)混亂，甚至出現(xiàn)阻礙出版業(yè)發(fā)展的狀況。

1.3 相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平較低

在傳統(tǒng)觀念中，書(shū)稿檔案的管理被人們認(rèn)為是一項(xiàng)輕松的工作，筆者經(jīng)過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，甚至在有些地區(qū)，檔案室的工作被人們稱(chēng)作“養(yǎng)老區(qū)”，一般都是安排即將退休的老同志，甚至殘疾人員負(fù)責(zé)管理檔案工作，對(duì)于出版業(yè)的書(shū)稿檔案管理工作來(lái)說(shuō)，這種現(xiàn)象更為常見(jiàn)，他們?cè)跈n案管理工作方面普遍沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，工作缺乏熱情，自然難以勝任管理工作。在科技迅猛發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案工作對(duì)科技知識(shí)的掌握要求越來(lái)越高，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已經(jīng)普遍運(yùn)用于各類(lèi)檔案的管理工作中，這就導(dǎo)致有些出版業(yè)書(shū)稿檔案的管理人員在技術(shù)方面比較匱乏，很難形成自己的管理體系，更不用說(shuō)對(duì)檔案后期的查找和利用了。

2、加強(qiáng)出版業(yè)書(shū)稿檔案的管理措施

2.1 融入科學(xué)技術(shù)，完善管理制度

1）提高書(shū)稿檔案高檢索效率。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，書(shū)稿檔案管理工作應(yīng)立足于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，并以能夠迅速提高工作質(zhì)量為目標(biāo)，進(jìn)一步發(fā)揮書(shū)稿檔案的作用。各出版業(yè)都應(yīng)加快完善書(shū)稿檔案的內(nèi)容，提高檢索效率，擴(kuò)大其作用。書(shū)稿檔案可按出版或出版時(shí)間的順序排序，并建立一份備案表。為了便于搜索使用，備案表可以單獨(dú)使用，具體取決于書(shū)的類(lèi)別和書(shū)名的拼音前綴，可以大大提高日后使用時(shí)的檢索速度。

2）建立完備的檔案管理系統(tǒng)?？萍嫉倪M(jìn)步與發(fā)展，不僅對(duì)傳統(tǒng)的出版業(yè)書(shū)稿檔案管理帶來(lái)了不小的沖擊，同時(shí)也在一定程度上帶來(lái)了技術(shù)上的便利。在出版的方式中也能看出網(wǎng)絡(luò)傳輸以及激光排版等技術(shù)的不斷進(jìn)步，大大縮短了出版圖書(shū)的周期。而出版業(yè)書(shū)稿檔案的管理也應(yīng)依賴(lài)于計(jì)算機(jī)及科技的迅猛發(fā)展，在建立檔案、排序檢索等方面，都可以利用相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)，更加快速簡(jiǎn)便的建立起完備的檔案管理系統(tǒng)，完善建立相關(guān)書(shū)稿檔案管理的現(xiàn)代化機(jī)制模式，達(dá)到出版業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化。

3）定期對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行檢查。出版業(yè)書(shū)稿檔案管理工作是一件任重而道遠(yuǎn)的工作，書(shū)稿檔案也隨著時(shí)間的推移產(chǎn)生著細(xì)微的變化，特別是一些年代比較久遠(yuǎn)的書(shū)稿檔案，有用圓珠筆抄寫(xiě)或復(fù)寫(xiě)紙打印成的內(nèi)容，在收藏過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)字跡褪變的現(xiàn)象，這就要求管理工作需要對(duì)這類(lèi)書(shū)稿檔案進(jìn)行定期的檢驗(yàn)工作，甚至需要進(jìn)行搶救工作，加大對(duì)書(shū)稿檔案的保護(hù)，避免造成不必要的損失。

2.2 規(guī)范出版業(yè)書(shū)稿檔案工作人員管理制度

如今科技的進(jìn)步使得檔案管理工作更加依賴(lài)于電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而相關(guān)工作人員自身的工作情況卻不容樂(lè)觀，不僅工作能力有待提高，他們的工作態(tài)度也較為消極。筆者認(rèn)為，為了做好書(shū)稿檔案管理的工作，首先，領(lǐng)導(dǎo)必須意識(shí)到管理工作的重要性，為這個(gè)職位配備優(yōu)秀的員工，而且必須具有一定的職業(yè)熱情。其次，確保為書(shū)稿檔案的管理者提供必要的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，管理人員應(yīng)該定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，相關(guān)技術(shù)能力也必須隨之進(jìn)一步加強(qiáng)，以保證出版業(yè)書(shū)稿檔案資料的完善性與規(guī)范性。并建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)書(shū)稿檔案的保管立卷、搜索使用等做出具體的規(guī)定。最后，應(yīng)該讓書(shū)稿檔案管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高他們的自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，明確管理責(zé)任，按照規(guī)定的制度嚴(yán)格要求自己，不斷調(diào)動(dòng)管理工作的積極性。

2.3 增加出版業(yè)書(shū)稿檔案的利用率

出版社的書(shū)稿檔案首先應(yīng)該致力于日常翻閱、調(diào)取的需要，書(shū)稿檔案管理人員應(yīng)對(duì)每一類(lèi)圖書(shū)的書(shū)稿檔案，做出完善的資料編輯與后期的整理排序。而出版業(yè)書(shū)稿檔案不僅僅是為了妥善收藏而進(jìn)行管理，其法律方面的作用也是巨大的，這就要求書(shū)稿檔案管理人員在日常工作中，應(yīng)注意搜集積累書(shū)稿檔案的相關(guān)資料，為提供法律依據(jù)做好充足的準(zhǔn)備。管理者必須能勝任檔案領(lǐng)域的工作，了解書(shū)稿內(nèi)容，認(rèn)真研究有參考價(jià)值的書(shū)稿內(nèi)容，不斷總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，經(jīng)過(guò)整理及時(shí)反饋給有關(guān)人員，并從中找到規(guī)律性和重要的參考價(jià)值，使出版業(yè)的書(shū)稿檔案工作適應(yīng)新形式下的發(fā)展，加大出版業(yè)書(shū)稿檔案的利用率。

結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于出版社而言，書(shū)稿檔案管理是極為重要的工作部分。能否做好圖書(shū)檔案管理工作關(guān)系到出版社的圖書(shū)質(zhì)量高低，并且對(duì)圖書(shū)出版后的市場(chǎng)發(fā)展、讀者評(píng)價(jià)等都有著較大的影響?？梢哉f(shuō)書(shū)稿管理工作是決定圖書(shū)命運(yùn)的關(guān)鍵一環(huán)。

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