論數(shù)字出版檔案管理的強(qiáng)化措施

陳怡

摘要：本文首先介紹信息時(shí)代出版社檔案數(shù)字化管理的重要性，最后提出相應(yīng)的完善對策，以期提高檔案數(shù)字化管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字出版;檔案管理;強(qiáng)化措施

引言

檔案數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)紙質(zhì)、錄像帶等存儲介質(zhì)，通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行存儲、傳遞和資源共享的管理方式，其形成的電子信息方便查閱、存儲。數(shù)字化管理在推動(dòng)出版社檔案管理工作中具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1、出版社檔案數(shù)字化管理的重要性

1.1實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高工作效率

檔案數(shù)字化是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫存儲功能實(shí)現(xiàn)的一種新型檔案信息管理方式，通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，形成有效的復(fù)制、查詢、檢索、傳輸、存儲，為有相關(guān)需求的人員提供及時(shí)、高效的服務(wù)，有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理工作程序煩瑣、信息資料存檔數(shù)量受限、查找檢索費(fèi)時(shí)等問題，提高了檔案的管理效率。

1.2提高出版社圖書再版效率

排版軟片是為圖書再版而留存的資料，能夠有效地縮短圖書再版的周期。但是排版軟片需要定期清理以減少庫存空間壓力，出版社會定期根據(jù)市場需求量對部分無價(jià)值的軟片進(jìn)行報(bào)廢銷毀，這給圖書檔案管理帶來一定的局限性。而數(shù)字化的信息管理方式無須做報(bào)廢處理，存儲空間小，易于同步備份，節(jié)約人力、財(cái)力，能夠有效地提高出版社圖書再版效率，提高出版社的經(jīng)濟(jì)效益，有利于出版社的可持續(xù)發(fā)展。

1.3提高市場競爭力

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化的閱讀方式已經(jīng)融入人們的生活，為了跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，越來越多的傳統(tǒng)出版社參與到數(shù)字化圖書檔案的管理工作中。雖然圖書檔案數(shù)字化的初始建立工作量很大，但是圖書數(shù)據(jù)庫的不斷建立、完善，為圖書查詢、檢索、出版、銷售提供了更多的便捷，使得圖書檔案管理方式更加科學(xué)、規(guī)范、實(shí)效，提高了出版社的市場核心競爭力。

1.4圖書檔案能夠長久留存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不利于長期存檔，圖書檔案原件經(jīng)常被查詢使用，紙質(zhì)容易變黃、變皺或受到污損，不利于維持原狀，保存期限有限。數(shù)字化的管理方式使得出版社的圖書檔案能夠長久留存，保管方式更加安全可靠，用戶可以通過圖書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)快速查詢所需資料，無須查找紙質(zhì)原件。

2、數(shù)字出版檔案管理的強(qiáng)化措施

2.1開展立體化交互協(xié)同式編撰出版流程

傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)編撰工作各環(huán)節(jié)銜接緊密，例如，調(diào)研選題、編校加工、出版物印刷和發(fā)行等，編撰工作耗時(shí)較長，且大部分工作都需要人工完成。開展數(shù)字化模式的檔案文獻(xiàn)編撰出版業(yè)務(wù)時(shí)，需要運(yùn)用到數(shù)字技術(shù)，并基于構(gòu)建的平臺進(jìn)行立體化交互協(xié)同式編撰出版。檔案文獻(xiàn)編撰工作基于數(shù)字出版模式，在進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中必須依靠資源平臺優(yōu)化編撰出版工作流程，并為工作者構(gòu)建互動(dòng)性的工作環(huán)境，結(jié)合消費(fèi)者的實(shí)際需要落實(shí)編撰選題工作。它的具體策略包括三個(gè)方面。首先，開展數(shù)字內(nèi)容管理工作。經(jīng)數(shù)字化處理的檔案文獻(xiàn)信息，能夠借助數(shù)字對象識別技術(shù)來體現(xiàn)。在版權(quán)追蹤技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)的作用下，還能在內(nèi)容資源庫內(nèi)保存數(shù)字化檔案文獻(xiàn)信息。其次，進(jìn)行內(nèi)容數(shù)字化加工。檔案管理員結(jié)合選題，在自動(dòng)化審稿系統(tǒng)內(nèi)對檔案館的數(shù)字檔案文獻(xiàn)進(jìn)行上傳。管理員通過先進(jìn)技術(shù)來編校和排版檔案文獻(xiàn)，落實(shí)在線審閱檔案文獻(xiàn)資料的工作。再次，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化編撰出版。檔案管理員參考消費(fèi)者需要，對資源庫中的文獻(xiàn)資料進(jìn)行重組，同時(shí)還要利用數(shù)字出版技術(shù)，結(jié)合編撰選題采集大量文獻(xiàn)信息，確保消費(fèi)者與編撰機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行有效溝通，了解消費(fèi)群體的看法和建議，提高檔案文獻(xiàn)出版物的時(shí)效性，迎合消費(fèi)群體的需要，實(shí)現(xiàn)整個(gè)編撰出版流程的數(shù)字化。

2.2加快檔案文獻(xiàn)數(shù)字產(chǎn)品的多元化發(fā)展進(jìn)程

檔案館通過構(gòu)建文獻(xiàn)數(shù)字內(nèi)容資源庫的方式，可以對檔案文獻(xiàn)數(shù)字產(chǎn)品進(jìn)行有效的開發(fā)，推出多元化產(chǎn)品。例如，針對特定編撰選題，在發(fā)行紙質(zhì)書籍的同時(shí)，還要提供雜志、電子書，或?qū)⒁曨l形式的文獻(xiàn)資料進(jìn)行提取和重制，發(fā)行多媒體視聽數(shù)字產(chǎn)品，可以對檔案文獻(xiàn)資料的價(jià)值進(jìn)行剖析。數(shù)據(jù)量龐大、內(nèi)容多樣化及專業(yè)水平高是檔案文獻(xiàn)的主要特點(diǎn)。我們需要注重?cái)?shù)字產(chǎn)品的發(fā)行，包括數(shù)據(jù)庫、Web網(wǎng)頁等，便于特定消費(fèi)者開展文獻(xiàn)資料的查詢和下載操作。面向移動(dòng)閱讀消費(fèi)者，檔案管理員也要向移動(dòng)閱讀端發(fā)布檔案文獻(xiàn)資料，開發(fā)出多元化的出版物。檔案館要基于交互、共享的數(shù)字出版物，使檔案文獻(xiàn)工作更加健全;要明確出版物的種類，并開展有效的編撰和發(fā)布工作，迎合消費(fèi)者的多元化需求。檔案文獻(xiàn)數(shù)字編撰能力直接體現(xiàn)著數(shù)字檔案館的服務(wù)質(zhì)量及運(yùn)行效率，影響著它的教育、文化推廣和傳承等功能的發(fā)揮，反映出構(gòu)建數(shù)字化檔案館的工作成效。所以，在數(shù)字出版模式下，檔案文獻(xiàn)編撰的轉(zhuǎn)型發(fā)展必須要將編撰規(guī)劃的制定擺在首要位置，促進(jìn)檔案文獻(xiàn)數(shù)字產(chǎn)品的多樣化發(fā)展，打造出完善的檔案文獻(xiàn)數(shù)字內(nèi)容資源庫。

2.3促進(jìn)檔案文獻(xiàn)編撰的傳統(tǒng)紙質(zhì)出版與數(shù)字出版的有機(jī)融合

對于數(shù)字檔案文獻(xiàn)出版物而言，種類較少是紙質(zhì)出版物的一大缺點(diǎn)，面對這一問題，檔案館要充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢，開發(fā)和推出Web網(wǎng)頁、影音數(shù)字出版物，使檔案文獻(xiàn)編撰出版效率、質(zhì)量均得到提升。檔案館在開展檔案文獻(xiàn)數(shù)字內(nèi)容管理工作時(shí)，必要注意兩點(diǎn)。首先，在編校、錄入檔案文獻(xiàn)資料時(shí)，工作者應(yīng)嚴(yán)格開展添加、管理及審批檔案文獻(xiàn)編撰出版內(nèi)容等一系列工作。其次，工作人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)管理、發(fā)行文獻(xiàn)數(shù)字編撰產(chǎn)品，便于在內(nèi)容資源庫內(nèi)保存不同類型的檔案文獻(xiàn)資料，如流程、圖表及文檔等;還要通過集成化、系統(tǒng)化的方式來管理檔案文獻(xiàn)數(shù)字資料和紙質(zhì)資料，對檔案文獻(xiàn)內(nèi)容實(shí)施進(jìn)一步的重組，研發(fā)出多元化的出版物，有效開發(fā)、利用檔案文獻(xiàn)資源，達(dá)到保存和搜集檔案文獻(xiàn)資料的效果，打造檔案文獻(xiàn)編撰數(shù)字出版、紙質(zhì)出版協(xié)調(diào)發(fā)展的局面。

結(jié)語

加快推動(dòng)檔案文獻(xiàn)數(shù)字出版技術(shù)的運(yùn)用、業(yè)務(wù)流程的重組優(yōu)化、出版物形態(tài)的多元化開發(fā)和直接發(fā)行新模式的運(yùn)行等工作，將會大大提升其檔案文獻(xiàn)編纂能力，出版或發(fā)布更多優(yōu)質(zhì)的檔案文獻(xiàn)出版物，最大限度地滿足社會公眾的檔案文獻(xiàn)需求。

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