探究企業(yè)檔案管理的標準化體系建設(shè)

殷俊 李瑩 崔瑜珊

摘要：在當前的企業(yè)管理過程中，檔案管理是其中的重點環(huán)節(jié)，能夠保證企業(yè)的正常運營發(fā)展，提升經(jīng)濟效益，推動企業(yè)競爭力的不斷提升。在當前經(jīng)濟發(fā)展水平下，一定要通過對企業(yè)內(nèi)檔案管理方法的創(chuàng)新來，通過標準化體系建設(shè)來加大檔案管理的有效性，通過對企業(yè)內(nèi)部其中存在的問題進行分析，保證檔案管理工作科學(xué)全面，同時也要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況來改善企業(yè)的管理機制，通過不斷的更新檔案數(shù)據(jù)來使企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；標準化體系；創(chuàng)新

引言

做好檔案管理工作，不僅能保障企業(yè)的各項活動正常實施，還能夠讓企業(yè)的內(nèi)部工作環(huán)境得到進一步優(yōu)化。通過對各種檔案資源的有效利用，能從根本上加大企業(yè)的資金與信息運用率，提升企業(yè)的發(fā)展生機與活力。所以，企業(yè)要通過有效的管理模式來提升當前的檔案管理體系，進一步加強對企業(yè)檔案管理的標準化體系建設(shè)，推動企業(yè)的發(fā)展。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理的重視程度不夠

當前我國企業(yè)運行過程中，很多人員和檔案管理人員沒有對檔案管理方式進行有效的控制，觀念掌握很多只是停留在基礎(chǔ)層面上，這種方式會影響整個企業(yè)的信息全面管理，在應(yīng)用時效率和質(zhì)量都沒有辦法保證，在事后進行檔案管理過程中會出現(xiàn)很多的錯誤。企業(yè)每天都收集到海量的信息，每一個信息都是不同且重要的，如果沒有有效的檔案管理和高效的數(shù)據(jù)庫作為支撐則無法讓管理者第一時間了解行業(yè)動向，這樣在進行決策的過程中會出現(xiàn)失誤，影響企業(yè)的發(fā)展。如果沒有經(jīng)過很好檔案管理方法的創(chuàng)新與標準化體系建設(shè)，都會使企業(yè)內(nèi)部工作出現(xiàn)不規(guī)范隨意的情況。

1.2企業(yè)檔案管理機構(gòu)不完善

很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識到企業(yè)中檔案管理的重要性，在實際進行檔案管理時，也沒有對相關(guān)人員進行方式方法的創(chuàng)新培訓(xùn)，這樣使得企業(yè)內(nèi)部的檔案管理影響正常發(fā)展。在進行企業(yè)機構(gòu)設(shè)置過程中，很多企業(yè)并沒有把檔案管理單獨獨立出來，都是由后勤部門統(tǒng)一進行，使得企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展出現(xiàn)不平衡，很多企業(yè)的發(fā)展目標與實際的需求出現(xiàn)了偏差。有些企業(yè)雖然已經(jīng)設(shè)置了檔案管理部門，但在實際檔案管理過程中，還應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能夠有效地解決當前發(fā)展中存在的問題，也不能解決企業(yè)中實際檔案管理情況，所以，必須要重視檔案管理機構(gòu)的完善性。

1.3缺乏健全的檔案管理監(jiān)督機制

對于企業(yè)制定好相關(guān)的檔案管理制度后就要進行執(zhí)行工作，企業(yè)的管理人員和檔案管理工作人員要對當前的檔案管理方式進行明確，同時要定期的對具體的檔案情況進行掌握，一般會按照年度、季度、月度三個階段來對檔案的管理和應(yīng)用情況進行掌控，通過數(shù)據(jù)分析和信息分析來制定有效的經(jīng)濟運行方案。如果在這個過程中出現(xiàn)內(nèi)容誤差，需要細致的進行問題解決，并進行相關(guān)責(zé)任劃分，這樣能夠有效的避免出現(xiàn)人為失誤，也會提升績效考評的科學(xué)性。

二、企業(yè)檔案管理標準化體系建設(shè)的措施

2.1提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對于檔案管理人員來說，其技術(shù)與綜合素質(zhì)直接關(guān)系到最終的管理質(zhì)量和效果。所以必須要對企業(yè)檔案管理人員開展道德和專業(yè)素質(zhì)的雙向培訓(xùn)，通過加強人員的審核，提高招聘人員要求，對整個團隊和檔案管理知識進行有針對性的講解，提高整個團隊的管理技術(shù)。同時，也要定期舉辦專業(yè)技能培訓(xùn)活動，對人員的知識層次和技能水平的提高使其運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來提高工作效率，最后也需要通過加強道德培訓(xùn)和素質(zhì)培訓(xùn)使人員了解檔案管理的重要性，提高自身的責(zé)任意識與服務(wù)意識，增強工作人員的工作積極性，才能讓整個檔案管理制度得到根本的落實。

2.2檔案的監(jiān)督

在進行檔案管理的過程中，一定要對加強整個企業(yè)全過程的檔案存取審核和監(jiān)管力度，保證企業(yè)內(nèi)部資料應(yīng)用的透明和公開，這樣能夠從根本上杜絕檔案管理不科學(xué)的現(xiàn)象，也能保證整個企業(yè)正常運營，保證合理性。通過對企業(yè)各個階段加強檔案監(jiān)督管理控制，能夠使得內(nèi)部檔案使用更加科學(xué)、全面。檔案管理過程中需要根據(jù)各個指標的重要性進行細致的分析，通過科學(xué)的對比選擇最優(yōu)的管理方案，加強預(yù)算監(jiān)督的效果，這樣能夠?qū)⑵髽I(yè)的控制有效性提高，也需要讓技術(shù)、經(jīng)濟、市場三方面相結(jié)合，將企業(yè)檔案管理工作滲透到每一個環(huán)節(jié)中。

2.3檔案管理的信息化進程

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在企業(yè)檔案管理的過程中也開始應(yīng)用科學(xué)性、智能性強的技術(shù)手段來提升檔案管理的有效性。通過采用新技術(shù)來對當前的檔案管理方法進行優(yōu)化，通過科學(xué)的對比選擇最優(yōu)的檔案管理方案，這樣能夠?qū)⑵髽I(yè)的投控制有效性提高，提前編制好管理模式讓整個檔案管理控制在一定的范圍內(nèi)。這時候就需要運用更加科學(xué)靈活、個性化的檔案管理方式來進行管理，這樣能夠更加有針對性解決其中的問題，也能夠根據(jù)企業(yè)發(fā)展實際情況來進行分析，通過對檔案的各項職能合理運用，提升檔案管理的有效性，每一個部門都能將檔案物盡其用，在進行企業(yè)發(fā)展決策時做出的方案也更加系統(tǒng)科學(xué)。

結(jié)語

綜上所述，針對當前市場背景下企業(yè)發(fā)展的情況，必須要加強企業(yè)檔案管理標準化體系的建設(shè)，通過更加科學(xué)合理的檔案工作，讓企業(yè)獲得更高發(fā)展空間。解決當前存在的諸多問題，使當前檔案管理存在的影響減弱，通過對各種檔案管理方式的創(chuàng)新，來提高檔案管理的有效性，推動企業(yè)的積極發(fā)展。

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