提高檔案管理人員素質(zhì)，做好檔案管理科學化

王玉潔

【摘 要】檔案管理在經(jīng)濟建設和社會各項事業(yè)中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關(guān)注，要求人員素質(zhì)高、設備先進、網(wǎng)絡建設完備，建立合理有效的、可操作性強的方案，解決現(xiàn)實中的具體問題，尋求解決的方法，推進檔案管理的規(guī)范化、標準化、信息化進程。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；人員素質(zhì)；科學化建設；存在的問題；解決方法

檔案是人類社會活動的原始記錄、是人類智慧的源泉、是社會文明的思想寶庫、是科學研究的重要資料、是最可靠的固化記錄，最具有權(quán)威性和憑證性、是社會文明進步的重要標志。隨著時代的發(fā)展、社會的進步，在市場經(jīng)濟體系建立的過程中，檔案作為國家機構(gòu)、社會組織以及人們在社會活動中形成的有價值的各種形式的原生性信息積累和物化形態(tài)，以其包含的數(shù)量巨大的關(guān)于人民、組織、社會與經(jīng)濟發(fā)展、自然現(xiàn)象和事件等各類信息資源，對促進人民對其自身的了解和形成社會民族意識產(chǎn)生巨大的影響。檔案管理在經(jīng)濟建設和社會各項事業(yè)中的作用凸顯，并日益受到廣泛的關(guān)注，對檔案管理也提出了更高的要求。同時不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)，其意義深遠而重大。檔案管理科學化已成為適應社會信息化發(fā)展的基本途徑，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。

1提高和強化檔案管理人員的整體素質(zhì)，逐步適應和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

在新形勢下，要做好檔案工作，沒有強有力的檔案管理人員做基礎，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識，提高和強化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質(zhì)關(guān)系到檔案管理的成敗，意義十分重大。因此經(jīng)常進行專業(yè)技能培訓、嚴格考核、優(yōu)勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作、提高檔案服務質(zhì)量的根本保證，也是逐步實現(xiàn)檔案管理科學化的重要途徑。更新檔案管理人員的思想觀念、提高檔案管理人員的管理水平及信息技術(shù)素質(zhì)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，逐步適應和實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.1檔案工作人員應具備的素質(zhì)

隨著當前形勢和社會發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟價值、市場價值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務的意識，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經(jīng)濟社會發(fā)展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識、現(xiàn)代信息技術(shù)應用能力、信息加工處理能力等。為適應新時期檔案管理工作，檔案工作人員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、過硬的業(yè)務技能等素質(zhì)。只有具備較高素質(zhì)的檔案工作人員，才能更好地適應新形勢下檔案管理工作。1.2提高檔案工作人員的素質(zhì)

隨著社會的發(fā)展，對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎知識，還要具備新的素質(zhì)，概括而言，需要在意識、能力、精神3個方面有新的提升。樹立服務意識、安全意識和創(chuàng)新意識，打造操作能力、管理能力、學習能力；培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻的精神。因此要抓好檔案工作網(wǎng)絡建設、抓好檔案隊伍建設、抓好檔案現(xiàn)代化信息資源建設、利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化、信息化。對檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次，分期舉辦各種檔次的專業(yè)技能培訓，請檔案學專家和實踐經(jīng)驗豐富的專業(yè)人才傳授專業(yè)知識；定期實行嚴格的專業(yè)理論與實踐測驗。實行專業(yè)技能培訓考核、采取公開招聘，實行公平競爭，優(yōu)勝劣汰。實踐證明，這也是提高檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)和工作質(zhì)量的有效方法。因此，檔案管理人員要不斷學習新技術(shù)、新方法，掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學管理手段來管理檔案。

2檔案管理科學化的概念及作用

檔案管理現(xiàn)代化包括規(guī)范化、標準化、信息化。檔案科學化管理是當下的一個管理概念，首先是一種意識、一種理念、一種態(tài)度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎樣把這種意識、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理人員的自然習慣。規(guī)范化管理就是建立健全檔案法制意識、強化依法治檔、深入宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標準化管理就是指在檔案工作領域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管機關(guān)會同標準化部門對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設施等制訂出科學統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作秩序和社會效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程是在計算機和通訊線路中進行的，具有方便修改、復制、查詢、儲存的特點，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實現(xiàn)文件與檔案的統(tǒng)一。

3檔案管理科學化的目的

科技在發(fā)展，時代在進步，要求檔案管理也應適應當代社會的發(fā)展。檔案科學化建設的最終目的就是加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化、標準化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出了檔案信息化建設的主要任務是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，研制、推廣檔案管理應用軟件；加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡，建立全國檔案信息網(wǎng)絡，并入國家信息網(wǎng)。管理科學化可采用的模式有很多，適合本行業(yè)特點的模式是最佳的選擇，目前國內(nèi)檔案管理信息化建設通常的做法是在建設計算機、網(wǎng)絡硬件平臺的同時，逐步實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、無紙化、安全化管理。

4檔案管理科學化的關(guān)鍵

隨著社會的日趨進步，我國的檔案事業(yè)也隨之發(fā)展。從最初的手工檔案管理，到公文、檔案一體化管理，不僅繁冗、復雜，浪費了很多的人力物力以及存儲空間，而且不可避免的是紙質(zhì)的檔案不能長期完好的被保存下來。新技術(shù)革命的到來，計算機的廣泛應用，使檔案領域進入電子時代。檔案科學化建設正在掀起新的熱潮，為檔案管理建設注入了新的活力，加快了檔案進入科學化管理的腳步。要求人員素質(zhì)越來越高、設備更新要快、網(wǎng)絡建設完備。隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，電子檔案的使用越來越廣泛。電子檔案為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機遇，是對傳統(tǒng)檔案管理深刻的變革。為保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，需要按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行文件格式的轉(zhuǎn)換、傳輸；電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門很難完成；電子檔案歸檔的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理和維護水平需要不斷提高。新技術(shù)的應用、人為破壞、自然災害、管理低效等導致檔案面臨著日益嚴峻的安全威脅。檔案安全保障體系構(gòu)建的基本方針是積極預防、綜合防范，在政策引導下建立一種完善長效的安全機制。

（作者單位：山東省巨野縣獨山鎮(zhèn)人社所）