基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案信息化建設(shè)研究

孫小婷

摘要：近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅會(huì)影響檔案管理工作的有效開展，還會(huì)降低檔案管理工作的質(zhì)量，因此加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)。本文首先闡述了檔案信息化建設(shè)的意義，從信息化建設(shè)理念、信息安全性以及檔案管理人員水平等方面對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并結(jié)合自身檔案管理經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化建設(shè)途徑，為廣大檔案管理工作者提供經(jīng)驗(yàn)參考，以期提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);“互聯(lián)網(wǎng)+”;現(xiàn)狀分析;建設(shè)途徑

隨著新時(shí)代的發(fā)展，檔案管理在信息化建設(shè)領(lǐng)域中也取得一定的進(jìn)展，然而受各方面因素的影響，在檔案信息化建設(shè)方面仍存在較多問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，有了更大的發(fā)展契機(jī)，但也面臨著巨大挑戰(zhàn)，因此從改變傳統(tǒng)工作理念、加強(qiáng)檔案信息安全管理以及提高檔案管理人員水平三個(gè)角度加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息化建設(shè)，對(duì)提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量水平有重要意義。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

伴隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，信息資源已成為當(dāng)前最重要的戰(zhàn)略資源，其在檔案管理中的重要性也日益凸顯。因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作者具有非常重要的意義。

（一）檔案管理更加省時(shí)省力

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的管理工作多以人工為主，工作量較大，效率低，造成人力資源大量浪費(fèi)。因此，為了提高檔案管理效率，節(jié)省人力，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。信息化建設(shè)主要是實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，大大提高檔案管理人員的工作效率，同時(shí)還增加檔案存儲(chǔ)量，使檔案管理工作更加省時(shí)省力。

（二）檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式是檔案管理人員從紙質(zhì)的目錄中逐頁的查找所需檔案，然后根據(jù)記錄在庫房中相對(duì)應(yīng)的存放位置找到相關(guān)的紙質(zhì)檔案，花費(fèi)時(shí)間較長，降低管理人員的工作效率。而實(shí)行檔案管理信息化后，檔案管理人員可以通過關(guān)鍵詞、主題等在計(jì)算機(jī)上及時(shí)查詢借閱檔案，在一定程度上提高了查詢速度，無論在時(shí)間還是空間上都讓檔案的檢索查詢顯得更為方便簡潔。

（三）檔案的查借閱工作更加可控

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案信息化建設(shè)能使檔案的查借閱更加便捷，只需利用計(jì)算機(jī)通過關(guān)鍵詞檢索就能快速準(zhǔn)確的找到相關(guān)檔案資料，以電子形式閱覽，可以更完整的保存檔案原始資料，避免在借閱過程中有所損壞。此外，檔案信息化管理還可通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案借閱者進(jìn)行自動(dòng)催還，讓檔案的查借閱工作更加可控。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

近年來，檔案信息化建設(shè)雖然有了進(jìn)一步發(fā)展，但在發(fā)展過程中仍存在諸多問題，比如信息化建設(shè)理念、檔案信息安全性以及檔案管理人員綜合水平等，以下對(duì)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

（一）缺乏信息化建設(shè)理念

現(xiàn)階段，由于企業(yè)并未意識(shí)到檔案本身在日常工作中的重要性，信息化建設(shè)重視程度不高，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員的檔案信息化建設(shè)理念較為薄弱，并未將其當(dāng)作一個(gè)系統(tǒng)性工程來建設(shè)，只是單純的改進(jìn)存儲(chǔ)方法，然而這并不能適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)于檔案綜合利用深度挖掘的需求。

（二）檔案信息安全性不足

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，對(duì)于檔案的查借閱更加方便快捷，尤其是多人對(duì)統(tǒng)一檔案的借閱、異地借閱等。但是這種檔案管理模式在為各項(xiàng)工作的開展提供支持，同時(shí)也會(huì)為檔案信息帶來巨大安全隱患，使檔案隨時(shí)有泄密的可能。此外，由于檔案管理人員操作失誤、安全意識(shí)不足以及權(quán)限不夠人員對(duì)檔案資料進(jìn)行拷貝等行為，都會(huì)給檔案信息的安全性造成很大威脅。

（三）管理人員綜合水平有待提高

在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理人員的管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的能力和處理信息技術(shù)的能力尤為重要，由于企事業(yè)單位對(duì)檔案的管理工作不夠重視，對(duì)檔案管理人員綜合水平重視不夠，導(dǎo)致檔案管理人員水平參差不齊，無法為檔案的信息化建設(shè)提供支持，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平不高，在檔案管理中存在很大漏洞，進(jìn)而影響檔案管理工作的順利開展。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案信息化建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案管理工作水平有著極其重要意義。本文對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化建設(shè)途徑從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

（一）改變傳統(tǒng)工作理念

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)下，需改變傳統(tǒng)的工作理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，時(shí)刻關(guān)注檔案工作的開展情況，深入分析檔案工作所處環(huán)境，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，營造一個(gè)良好的信息化建設(shè)氛圍。改變傳統(tǒng)檔案管理工作理念要從以下三個(gè)方面出發(fā)：一是做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，比如：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備以及各項(xiàng)輔助設(shè)備等，除此之外，還應(yīng)根據(jù)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，配備相應(yīng)的檔案信息設(shè)備，為檔案信息化的建設(shè)提供基礎(chǔ)保障;二是實(shí)現(xiàn)資源共享，為了更好地滿足檔案借閱者的需求，將“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計(jì)算、檔案信息化系統(tǒng)、檔案信息資源等科學(xué)整合，實(shí)現(xiàn)資源共享，從根本上提升檔案管理的質(zhì)量;三是確保檔案管理理念的創(chuàng)新與優(yōu)化。在檔案信息化時(shí)代，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理理念是每一名檔案工作人員必備的，明確“互聯(lián)網(wǎng)+”的特點(diǎn)，要把握機(jī)遇，不斷完善、優(yōu)化檔案管理理念，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效果。

（二）加強(qiáng)檔案信息安全管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理模式是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理結(jié)合在一起，既能使檔案管理工作更加方便快捷，還能實(shí)時(shí)監(jiān)督檔案信息化工作，將信息安全管理工作落到實(shí)處。因此，在檔案信息安全管理中，要做到：一是嚴(yán)格設(shè)置檔案訪問權(quán)限，提前將人員信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)中，并設(shè)置相應(yīng)訪問權(quán)限，對(duì)檔案使用人員的身份及IP地址要進(jìn)行核實(shí)，以免發(fā)生檔案信息泄露;二是提高檔案信息在使用過程中的重視程度，嚴(yán)格記錄檔案訪問人員的各種行為，比如：訪問人身份、訪問時(shí)間、檔案的讀取及操作等，以便阻止泄漏或篡改他人信息等不法行為的出現(xiàn);三是加強(qiáng)防火墻、安全防護(hù)方面的建設(shè)，從源頭上解決可能存在的病毒等危害檔案信息的因素，促進(jìn)檔案信息化的健康發(fā)展;四是從“互聯(lián)網(wǎng)+”的角度，提高檔案管理人員安全建設(shè)意識(shí)，可以在一定程度上降低檔案管理運(yùn)行成本，更好的促進(jìn)檔案管理安全化建設(shè)。

（三）提高檔案管理人員水平

具備較高的管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的能力和處理信息技術(shù)的能力是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理人員必備的。優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，可以從兩個(gè)方面進(jìn)行，一是積極引進(jìn)信息技術(shù)、檔案管理專業(yè)的人才，這個(gè)主要是體現(xiàn)在對(duì)外招聘環(huán)節(jié)中，在招聘時(shí)，從接受教育程度、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)等多個(gè)方面提高人才準(zhǔn)入門檻，進(jìn)而提高檔案管理隊(duì)伍的整體管理水平;二是加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)以及處理信息技術(shù)等各類相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，開拓視野，不斷提高提升自身的檔案管理業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平，從而檔案管理人員的整體管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，由于檔案管理理念、檔案信息安全及管理方法的落后性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，為檔案管理信息化建設(shè)提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，通過合理的檔案信息化建設(shè)途徑，全面提高檔案管理人員綜合水平，及時(shí)抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代給予檔案管理信息化建設(shè)的機(jī)遇，并且克服挑戰(zhàn)，提高檔案信息化建設(shè)水平，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理工作。

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