辦公室管理工作的優(yōu)化路徑分析與研究

景軍

摘要：現(xiàn)如今，我國的綜合經(jīng)濟在快速的發(fā)展，社會在不斷的進步，諸多企業(yè)主體面臨著市場激烈競爭問題，如果企業(yè)想要穩(wěn)固自身在市場中占有的地位，需要強化企業(yè)內(nèi)部管理的優(yōu)化與完善，提高自身對企業(yè)的管理效率，尤其是可以傳遞信息、構(gòu)建交流媒介以及保證企業(yè)正常經(jīng)營的辦公室管理工作。而辦公室工作人員是每一個企業(yè)開展行政工作的直接載體，在企業(yè)各項事務(wù)的運行中具有重要作用。結(jié)合現(xiàn)階段我國諸多企業(yè)辦公室管理工作的實際情況，仍存在些許問題有待改善，因此分析企業(yè)中辦公室管理工作存在的問題以及制定解決改善方案與優(yōu)化路徑十分必要。

關(guān)鍵詞：辦公室管理;企業(yè);優(yōu)化路徑

企業(yè)的日常經(jīng)營和發(fā)展涉及的內(nèi)容較多，其中辦公室行政管理工作占據(jù)著至關(guān)重要的位置。在當前全新的發(fā)展形勢下，辦公室行政管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，工作量也因企業(yè)規(guī)模的日益擴大而不斷增加，同時涌現(xiàn)了諸多新問題。面對這種情況，急需對辦公室行政管理工作進行全面改革與創(chuàng)新，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，構(gòu)建合理規(guī)范的管理體制，明確工作人員自身的責任和義務(wù)，科學(xué)制定各項指標，以此來保證各項工作的順利進行，真正做到精細化管理。

一、辦公室工作管理模式的基本內(nèi)涵

管理模式是在管理理念指導(dǎo)下建構(gòu)起來，由管理方法、管理模型、管理制度、管理工具、管理程序組成的管理行為體系結(jié)構(gòu)。從這個定義來看，管理模式是一個關(guān)于管理行為的體系結(jié)構(gòu)，其由方法、模型、制度、工具、程序等建構(gòu)而成。管理模式是組織或個人在管理實踐基礎(chǔ)上總結(jié)提煉的結(jié)晶，是組織或個人管理規(guī)范的標志。

二、辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）管理思想存在滯后性

一些企業(yè)在開展辦公室管理工作期間，存在管理思想滯后的現(xiàn)象，究其原因為因社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，市場競爭力日益加大，企業(yè)內(nèi)部的辦公室管理工作需要被創(chuàng)新與改革，進而滿足社會時代發(fā)展的需求。然而在實際管理工作中，辦公室的管理工作者沒有樹立時代意識與創(chuàng)新意識，仍采用以往的管理模式，在這種情況下，企業(yè)辦公室的管理工作便不會在短時間得到轉(zhuǎn)型，在一定程度上降低辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

（二）落實能力欠缺

辦公室的辦公方式落后，對數(shù)字化、信息化辦公方式認識不足，效率低下。協(xié)調(diào)的職責發(fā)揮不全面，覆蓋范圍狹窄，企業(yè)內(nèi)部改革進程緩慢，不能很好地適應(yīng)市場和時代發(fā)展的需要。對于企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)籌能力，官僚作風嚴重，管理層事前缺少評估、調(diào)研，事中缺乏跟進監(jiān)督，事后缺乏經(jīng)驗總結(jié)。

（三）脫離現(xiàn)實情況

辦公室行政管理工作當前和實際嚴重脫離，在日常管理過程中，由于某些管理人員自身能力不足而導(dǎo)致的決策失誤情況經(jīng)常出現(xiàn)，這些失誤最終造成辦公室在落實領(lǐng)導(dǎo)命令與開展工作的過程中過于重視形式，從而逐漸構(gòu)成了一種單純?yōu)榱斯ぷ鞫M行工作的不良現(xiàn)象。許多辦公室工作人員并不了解具體工作狀況和有關(guān)材料。

三、辦公室管理工作的優(yōu)化路徑

（一）更新辦公室管理思想

針對現(xiàn)在諸多辦公室的管理工作，一些領(lǐng)導(dǎo)者在以往的管理思想影響下，會出現(xiàn)占據(jù)員工工作時間的現(xiàn)象，降低工資費用成本來提高管理工作質(zhì)量，但是這種思想既會降低辦公室人員的工作積極性，還會阻礙辦公室人員之間友好關(guān)系的建立，引起工作人員對企業(yè)的不滿心理。因此企業(yè)中管理人員應(yīng)更新辦公室管理思想，創(chuàng)新管理工作思維。

（二）辦公室職能的強化

促進辦公室管理創(chuàng)新，在于充分發(fā)揮好辦公室的中樞地位，將企業(yè)決策落實到位，煥發(fā)決策的生命力。具體在于督辦好上級的工作部署、文件精神、各項指示。明確各部門的職責，實時監(jiān)控工作運行情況，遇到問題及時上報，積極解決職工的難點、痛點。層級遞進，穩(wěn)扎穩(wěn)打，形成承擔、督察、催收一體化的監(jiān)管機制，明確獎懲制度，確保企業(yè)各項工作任務(wù)能夠及時、全面開展。

（三）服務(wù)方式的創(chuàng)新

根據(jù)辦公室的工作性質(zhì)來看，工作人員首先要協(xié)調(diào)好一切的關(guān)系才能順利完成工作。對于工作人員的上下級關(guān)系也要進行適當?shù)陌盐?。因為這本就是一項作為協(xié)調(diào)性的工作，要起到橋梁的作用。其次，在進行工作時，要有一些側(cè)重點，對于自身精力的分配也要有一些規(guī)劃，不能把時間都浪費在一些沒有意義的事情上面。最后，在工作時，也要懂得適時地變通，要靈活運用技能。工作人員的對外關(guān)系也是一項內(nèi)容，建立良好的對外合作關(guān)系也是對于他們的工作有所幫助的。

（四）細化全部考核指標

當代企業(yè)的飛速發(fā)展，對辦公室行政管理提出了更高要求。以往的行政管理模式過于陳舊，管理手段和管理思想相對落后，早已無法順應(yīng)當代企業(yè)的發(fā)展形勢。促進辦公室行政管理改革和創(chuàng)新，首先需要對全部指標進行量化和精細化處理。傳統(tǒng)的辦公室行政管理所存在的顯著問題之一，便是管理的各種事宜不夠清晰，責任劃分不具體，阻礙了企業(yè)的穩(wěn)定運行。對此，辦公室行政管理應(yīng)將各項工作任務(wù)進行合理的邏輯性劃分，這樣不僅能夠有效監(jiān)管各項工作流程，同時還能從整體角度對其進行把控。進而基于此，構(gòu)建切實有效的工作流程，把控整體工作的進展情況，提高行政管理的效率和質(zhì)量。

（五）采用柔性化的管理手段

新時期辦公室管理工作需要采用柔性化的管理手段，凸顯出以人為本的管理理念，切合實際地發(fā)揮員工的內(nèi)在潛能，并滿足員工實際生活需求。對于柔性化管理手段的運用，企業(yè)辦公室管理者應(yīng)提升自身的管理能力與員工自身素質(zhì)，促使辦公室管理工作更好地創(chuàng)新與發(fā)展。

四、結(jié)語

當前國有企業(yè)辦公室管理中主要問題表現(xiàn)在機制體制、職能定位、員工素質(zhì)等方面，從這些方面入手，促進國有企業(yè)辦公室管理體制改革，提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率以更好適應(yīng)日益激烈的市場競爭。這需要在實踐中不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷調(diào)整，以期保持國有企業(yè)的活力與競爭力。

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