信息化環(huán)境下高職院校內(nèi)部控制優(yōu)化研究

李茹

[摘 要]近年來，關(guān)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制政策性文件陸續(xù)出臺，再加上高職院校的內(nèi)部控制具有特殊性，針對高職院校內(nèi)部控制建設(shè)研究變得十分重要。本文針對目前高職院校內(nèi)部控制中存在的風(fēng)險評估與管理不足、內(nèi)部控制實(shí)施疲乏、信息溝通不暢等問題，從信息化角度提出了相應(yīng)解決措施，為提升高職院校內(nèi)部控制建設(shè)及管理水平提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]高職院校;內(nèi)部控制;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.009

[中圖分類號]F275[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）18-00-02

1? ? ?高職院校內(nèi)部控制研究的必要性和特殊性

隨著《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）、《關(guān)于做好行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）實(shí)施工作的通知》（教財函[2013]142號）、《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南（試行）的通知》（教財廳[2016]2號）等政策性文件陸續(xù)出臺，高職院校內(nèi)部控制建設(shè)的必要性和迫切性愈發(fā)突出。

高職院校內(nèi)部控制同企業(yè)內(nèi)部控制有明顯不同，具有以下幾點(diǎn)特殊性。①高職院校，特別是公辦院校，領(lǐng)導(dǎo)層直接對上級教育主管部門或行業(yè)主管部門負(fù)責(zé)，缺乏實(shí)施內(nèi)部控制的動力，且由于高職院校內(nèi)部控制建設(shè)起步晚，上至領(lǐng)導(dǎo)層下至教職工均缺乏內(nèi)部控制理念。②高職院校的經(jīng)營業(yè)務(wù)活動較多，主要圍繞教育、教學(xué)、學(xué)生活動等方面開展，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動涉及的部門、人員廣泛。③高職院校的資金來源途徑廣泛，如財政撥款、學(xué)費(fèi)收入、校辦企業(yè)、社會捐贈等，用途多樣化，不僅用于專業(yè)辦學(xué)和技能培訓(xùn)等方面，還用于校企合作、科研項(xiàng)目等方面。因此，研究高職院校內(nèi)部控制建設(shè)，加強(qiáng)高職院校的內(nèi)部管控，是適應(yīng)時代發(fā)展的必要舉措，對完善院校治理體制、加強(qiáng)權(quán)力制衡、抑制校園腐敗、促進(jìn)高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重大意義。

2? ? ?高職院校內(nèi)部控制存在的問題

目前，高職院校內(nèi)部控制建設(shè)仍處于探索階段，國內(nèi)相關(guān)理論研究不足，對實(shí)踐指導(dǎo)意義有限，自身在探索實(shí)踐過程中問題百出，普遍存在缺乏內(nèi)部控制理念，控制管理活動過于表面化、局部化及滯后性，控制手段與措施貧乏等現(xiàn)象。現(xiàn)階段，最突出的問題主要表現(xiàn)在以下3個方面。

2.1? ?風(fēng)險評估與管理不足

由于種種不確定因素存在，高職院校同企業(yè)一樣，也面臨諸多風(fēng)險。由于高等教育適齡人口逐年減少，國務(wù)院提出的“引導(dǎo)一批普通本科院校向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型”決定，使高職院校的招生面臨困境，招生規(guī)模和招生質(zhì)量受到不同程度影響，在不久的將來，高職院校布局將重新調(diào)整，部分高職院校將面臨被合并、撤銷等風(fēng)險。近年來，眾多高職院校為實(shí)現(xiàn)規(guī)模化發(fā)展均已外債累累，如遇到招生受阻、融資困難等問題，很可能導(dǎo)致資金鏈斷裂、學(xué)校信用崩塌。因此，對高職院校而言，評估自身風(fēng)險并進(jìn)行風(fēng)險應(yīng)對，對其可持續(xù)發(fā)展尤為重要。然而，由于高職院校，特別是公辦院校，有較強(qiáng)的政治屬性且沒有明確的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)層風(fēng)險意識較弱，忽視對學(xué)院各項(xiàng)風(fēng)險識別、評估及管理，專門的風(fēng)險評估機(jī)構(gòu)及風(fēng)險評估機(jī)制無從談起。

2.2? ?內(nèi)部控制實(shí)施疲乏

目前，高職院校的內(nèi)部控制活動基本集中于財務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門，并依賴于這些部門人員開展控制活動。然而，高職院校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動涉及部門較多、人員廣泛，其他部門人員缺乏內(nèi)部控制理念，行政權(quán)力濫用現(xiàn)象頻發(fā)，使內(nèi)部控制在實(shí)施過程中難以獲得實(shí)效。同時，很多高職院校在部門管理、崗位設(shè)置、職責(zé)分工方面存在漏洞，未能形成互相制約、互相監(jiān)督的牽制機(jī)制，最終導(dǎo)致控制盲點(diǎn)。此外，高職院校的內(nèi)部控制活動往往忽視事前控制、弱化事中控制，制訂和實(shí)施經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動計劃的隨意性很強(qiáng)，對于發(fā)生的偏差不能及時制止糾正，只能在事后發(fā)現(xiàn)和補(bǔ)救，使內(nèi)部控制風(fēng)險被擴(kuò)大。

2.3? ?信息溝通不暢

第一，高職院校雖然有多個信息系統(tǒng)，如教學(xué)管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、學(xué)生管理等專用軟件，基本滿足了相關(guān)部門信息收集、加工、存儲、查詢等要求;但是信息在各部門之間進(jìn)行橫向傳遞和縱向傳遞時暴露出不及時、不通暢等問題。比如，對于高職院校的實(shí)物資產(chǎn)，由于資產(chǎn)入賬不及時、資產(chǎn)損壞及資產(chǎn)流失等原因，使資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門中的資產(chǎn)信息不一致，賬實(shí)不符，出現(xiàn)信息失真情況。第二，不重視非財務(wù)信息管理，忽視非財務(wù)信息收集與存儲。第三，信息公開程度不夠，許多重大事項(xiàng)、決策由于傳遞過程限制而無法有效落實(shí)，導(dǎo)致工作效率降低、工作成果大打折扣。

3? ? ?高職院校內(nèi)部控制的改進(jìn)措施

在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，已然影響到高職院校管理和控制的方方面面，高校一定要利用信息技術(shù)改善內(nèi)部控制活動，充分享受大數(shù)據(jù)、云計算等科技帶來的紅利。因此，高校應(yīng)建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，通過將修訂與完善后的學(xué)校內(nèi)部控制制度體系引入信息系統(tǒng)中，將現(xiàn)有各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)及新建系統(tǒng)接入內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，全面覆蓋單位層面與業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險點(diǎn)，依據(jù)權(quán)責(zé)分工設(shè)置合理的操作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)部控制活動的制度化、一體化和信息化。

3.1? ?完善風(fēng)險管控

高職院校在經(jīng)營過程中面臨多種風(fēng)險，主要分布于單位層面和業(yè)務(wù)層面中，如單位層面上的組織架構(gòu)、機(jī)制建設(shè)、關(guān)鍵崗位管理、信息披露等方面的風(fēng)險，還有業(yè)務(wù)層面上預(yù)算、收支管理、基建項(xiàng)目、學(xué)生資助等方面的風(fēng)險。而傳統(tǒng)的風(fēng)險管控均依賴于流程控制，偏于事后管理，對風(fēng)險預(yù)防毫無幫助。通過建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各項(xiàng)制度、業(yè)務(wù)流程、權(quán)責(zé)分配等嵌入信息系統(tǒng)中，通過在系統(tǒng)中設(shè)定流程控制、權(quán)限控制可避免單位層面上人為因素的干擾，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的事中控制，使相關(guān)人員及時發(fā)現(xiàn)問題并予以糾正。同時，學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)營活動產(chǎn)生的信息均存儲在特定數(shù)據(jù)庫中，通過對招生規(guī)模、學(xué)生就業(yè)、師資力量變化及科研技能大賽成就等信息分析綜合評估院校經(jīng)營活動，及時掌控高職院校的經(jīng)營狀況，預(yù)知可能存在的風(fēng)險和隱患。

3.2? ?強(qiáng)化內(nèi)控實(shí)施流程

高職院校的內(nèi)部控制主要集中在業(yè)務(wù)流程中，業(yè)務(wù)流程是內(nèi)部控制的載體，要實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)就必須事前將控制措施嵌入各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程中，通過采用信息化手段，將高職院校內(nèi)控制度、業(yè)務(wù)流程、崗位責(zé)任等全部嵌入內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)中，將業(yè)務(wù)活動開展的整個過程置于管理和監(jiān)控中，隨時追蹤業(yè)務(wù)活動進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動中存在的問題，有效避免人為因素干擾，真正有效防范舞弊和預(yù)防腐敗。通過建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)“人控人”的控制方式，將事后控制向前延伸至事中控制、事前預(yù)防，將碎片化、分塊化管理形式發(fā)展為一體化管理。通過在信息系統(tǒng)中引入崗位、權(quán)限與職責(zé)等內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)利的公開與統(tǒng)一，強(qiáng)化相關(guān)人員的內(nèi)控意識與操作規(guī)范，并將內(nèi)部控制活動由原先個別部門的工作擴(kuò)展為所有部門、所有人員共同參與的工作。

3.3? ?加強(qiáng)信息溝通與披露

在信息技術(shù)高速發(fā)展并被廣泛運(yùn)用的今天，構(gòu)建信息化校園，是適應(yīng)時代發(fā)展的要求，也是《中國教育現(xiàn)代化2035》的要求。通過內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源和信息橫向、縱向及時傳遞與共享，從而保證各部門數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性、有用性。通過及時收集、加工、存儲各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息，加上明確崗位設(shè)置與權(quán)責(zé)利設(shè)置，使業(yè)務(wù)活動相關(guān)人員有權(quán)限進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢，了解相關(guān)業(yè)務(wù)的全方位信息，既包括財務(wù)信息也包括非財務(wù)信息。同時，運(yùn)用信息手段為各項(xiàng)信息披露提供便捷，減少相關(guān)部門的工作量，為強(qiáng)化內(nèi)外部監(jiān)督提供可能。實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)隨用隨取，消除信息“孤島”，減少重復(fù)工作、提升工作效率，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，促使各部門協(xié)同共進(jìn)、形成整體聯(lián)動的控制效果，實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)化、扁平化，提升高職院校的管理水平。

4? ? ?結(jié) 語

內(nèi)部控制信息化對高職院校提升風(fēng)險管控水平、強(qiáng)化內(nèi)控實(shí)施流程及加強(qiáng)信息溝通與披露方面都起到積極作用，在實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化的過程中還需要確保以下3方面的內(nèi)容。①數(shù)據(jù)格式、口徑一致。在信息系統(tǒng)集成的情況下，數(shù)據(jù)從多個部門、多個系統(tǒng)中獲得，如教務(wù)管理、財務(wù)管理、學(xué)生管理、資產(chǎn)使用和管理等系統(tǒng)，由于系統(tǒng)之間相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，在使用時不能直接運(yùn)用，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。②信息在收集、加工、處理過程中，離不開人員參與，因此，人員對信息技術(shù)把握的能力、運(yùn)用能力顯得十分重要。對相關(guān)職工進(jìn)行信息技術(shù)理念以及信息系統(tǒng)運(yùn)用培訓(xùn)，能夠影響信息的真實(shí)性、及時性，影響分析結(jié)果的可靠性、有用性。③加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保障。利用信息系統(tǒng)在為高職院校管理提供便利的同時，存在一定的安全風(fēng)險。一方面，信息系統(tǒng)作為一種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，運(yùn)行正常與否直接影響內(nèi)部控制進(jìn)展，一旦遭到外界入侵可能影響高職院校內(nèi)部控制順利開展，嚴(yán)重時導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露，對院校造成一定負(fù)面影響;另一方面，在信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)存儲大部分以磁盤等電子介質(zhì)為主，若管理不善，很容易造成信息毀損和丟失，因此，備份重要文件非常重要。

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