關(guān)于提升辦公室行政管理人員綜合能力的思考

王歡

摘 要：我國各企業(yè)建設(shè)隨著我國整體經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展而發(fā)展迅速。現(xiàn)代社會的快速發(fā)展給企業(yè)提供了許多發(fā)展機(jī)會。在市場經(jīng)濟(jì)激烈競爭的過程中，要求企業(yè)對自己的經(jīng)營理念和技術(shù)創(chuàng)新要不斷改進(jìn)和完善。辦公室行政管理工作不僅是企業(yè)管理的“核心”，也是企業(yè)發(fā)展的“管家”，其在給領(lǐng)導(dǎo)上傳信息、給員工下達(dá)企業(yè)決策、和對內(nèi)外有關(guān)聯(lián)的企業(yè)進(jìn)行溝通中的作用非常重要。

關(guān)鍵詞：辦公室行政管理人員 綜合能力

引 言

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，各行業(yè)發(fā)展迅速，對于專業(yè)人才的需求也是與日俱增，現(xiàn)代社會的高速發(fā)展為企業(yè)的騰飛提供了很多可能，這就要求企業(yè)能夠在應(yīng)對激烈競爭的過程中不斷地加強(qiáng)完善經(jīng)營理念以及技術(shù)革新等諸方面的提高。其中，辦公室做為企業(yè)的“管家”，既是中樞，又是后勤，發(fā)揮著上傳下達(dá)、內(nèi)外溝通的重要作用，往往行政管理人員的工作狀態(tài)欠佳、工作松散、效率低下等問題也會給企業(yè)帶來一些不經(jīng)意的負(fù)面影響。

1企業(yè)現(xiàn)代化辦公室管理工作分析

1.辦公室管理部門的服務(wù)性、政務(wù)性、事物性非常強(qiáng)，其工作包含的內(nèi)容也比較多，如秘書、監(jiān)督、信息管理、檔案管理、外部協(xié)調(diào)、綜合后勤服務(wù)和安全服務(wù)等，工作面比較廣泛、也比較復(fù)雜，所以對行政人員的素質(zhì)要求也很高。在目前的形勢和要求下，許多行政人員工作中出現(xiàn)了一些問題，根本原因主要有以下幾點(diǎn)：1.思想素質(zhì)不高，有些行政工作人員思想素質(zhì)低下，對自己的工作不認(rèn)真，思想認(rèn)識上不能與時俱進(jìn)，跟不上企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致工作的執(zhí)行力不高，對工作不夠負(fù)責(zé)，走形式，導(dǎo)致企業(yè)安排的事情達(dá)不到預(yù)期的效果。2.工作定位不明確，有些行政工作人員認(rèn)為自己的工作性質(zhì)沒有創(chuàng)新的空間，往往只是按部就班，服從上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，對工作很少去主動思考，在遇到工作困難時很少主動想辦法去解決，而是先找退路。3.規(guī)章制度不完善，企業(yè)的規(guī)則和規(guī)定是員工進(jìn)行工作的標(biāo)準(zhǔn)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的制度限制和指導(dǎo)會直接影響行政工作人員的工作效率，特別是在人際關(guān)系方面，行政工作人員在工作中與其他部門的協(xié)調(diào)溝通比較多，如果大多只考慮人際關(guān)系方面，就可能會出現(xiàn)責(zé)任不明確的現(xiàn)象，延誤工作的進(jìn)程。4.綜合能力不強(qiáng)，辦公室的行政管理工作面比較廣，項目也比較多，因此非常需要專業(yè)能力和綜合素質(zhì)比較高的行政工作人員。對于行政人員而言，不僅要有專業(yè)的基礎(chǔ)知識，還需要有更多的專業(yè)技能基礎(chǔ)，如，撰寫基礎(chǔ)知識，財務(wù)基礎(chǔ)知識和文檔管理知識。另外，有些行政人員在學(xué)習(xí)方面沒有很強(qiáng)的意識，他們雖在努力做事，但對工作沒有信心，不敢承擔(dān)責(zé)任，很難適應(yīng)當(dāng)下新時代的要求。

2辦公室行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

1.行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，對現(xiàn)代企業(yè)辦公室行政管理工作人員來講，提升自身的職業(yè)道德素養(yǎng)是十分重要的。很多企業(yè)在具體管理過程中，都已經(jīng)意識到了行政工作人員職業(yè)道德素養(yǎng)提升的重要性，但是還存在很多不完善的現(xiàn)象。在企業(yè)管理的過程中不僅要增強(qiáng)行政管理工作人員的崗位責(zé)任感，還需要在很大程度上提高他們的職業(yè)道德水平，使他們能夠在具體工作中真心實意地為企業(yè)著想，保守企業(yè)的秘密，尤其是一些行政管理工作人員在具體工作的時候會接觸到大量的企業(yè)客戶信息資源和企業(yè)資金供應(yīng)關(guān)系資源，所以提升企業(yè)行政管理工作人員的道德素養(yǎng)是非常重要的，這些行政管理工作人員需要時刻維護(hù)企業(yè)的形象和經(jīng)濟(jì)利益，真正實現(xiàn)“企業(yè)就是自身發(fā)展的沃土”這樣的現(xiàn)實工作理念。除此之外，加強(qiáng)良好職業(yè)道德修養(yǎng)的提升，還需要行政管理工作人員具備良好的工作業(yè)務(wù)水平，在具體工作的過程中熱愛崗位積極工作，能夠多從企業(yè)角度出發(fā)，通過自己的努力工作為企業(yè)謀得更多的經(jīng)濟(jì)利益。2.行政管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的心理素質(zhì)，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展和管理的過程中，對行政管理工作人員的心理素質(zhì)要求也逐年增高，企業(yè)行政管理工作人員在具體工作的過程中需要及時處理一些棘手的問題，如果在具體工作中這些行政管理工作人員沒有一個穩(wěn)定健康的心理素質(zhì)，那么對于問題的解決不僅不會產(chǎn)生積極作用，甚至還會在很大程度上影響問題和危機(jī)的處理。所以加強(qiáng)對企業(yè)行政管理工作人員心理素質(zhì)的培養(yǎng)，提高他們在解決突發(fā)性問題過程中的具體心理表現(xiàn)，對企業(yè)的正常發(fā)展和事故處理都是非常重要的。

3提升辦公室行政管理人員的綜合能力策略

3.1建立完善的績效評價機(jī)制。通過完善的績效評價機(jī)制的建立，能夠為行政管理人員創(chuàng)造一個公平透明的評價氛圍，這有利于其主動提升自身的綜合能力。首先，通過完善的績效評價機(jī)制，企業(yè)可以通過公開監(jiān)督的行為，幫助行政管理人員發(fā)現(xiàn)其自身的不足，以及工作中缺陷，幫助其改正和提升自身能力;其次，完善的績效評價機(jī)制能夠給行政管理人員營造一種自己被重視的氛圍，進(jìn)而使以積極的心態(tài)看待每次的考核和評價，以積極和熱情的態(tài)度，不斷提升自身的綜合能力。

3.2積極利用當(dāng)前的信息化技術(shù)與系統(tǒng)為行政管理效力提升服務(wù)。當(dāng)前世界領(lǐng)域的信息化系統(tǒng)與技術(shù)在不斷發(fā)展，其與各領(lǐng)域結(jié)合都給該領(lǐng)域發(fā)展帶來了巨大的推動力，在企業(yè)行政管理中積極利用信息化手段以及智能化系統(tǒng)能夠提升行政溝通的效率，并且還能夠提升行政管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)優(yōu)化的效果，運(yùn)用信息化系統(tǒng)，獲取自己所需要的內(nèi)容以及信息，能夠減少人力以及物力的支出。在信息化技術(shù)應(yīng)用中，行政管理人員要積極學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化技能，同時還要隨著信息化時代要求進(jìn)行自審管理方式的調(diào)整，可以說信息化系統(tǒng)不僅提升行政管理工作的效率，也優(yōu)化了行政管理工作人員的綜合能力。

3.3強(qiáng)化行政管理工作人員的規(guī)范化工作。一是要善于梳理，從繁雜的工作中理出主流與支流、重點(diǎn)與一般、判斷出輕重緩急。善于把錯綜復(fù)雜、纏頭纏腦的事情，通過“加工”分析，處理得條條是道、井井有序，只有這樣，才能在千頭萬緒的工作中牢牢掌握主動權(quán)。二是要善于規(guī)范，辦公室很多工作看似繁雜，一件事情還沒處理完，另一件就來了，讓人不勝其煩。根據(jù)筆者實際經(jīng)驗看，其實很多工作都是規(guī)律性的，重復(fù)性的，所以這就要求能從復(fù)雜的工作中找出規(guī)律，形成常態(tài)化工作方式;三是要善于標(biāo)準(zhǔn)化工作，對于重復(fù)性的工作，制定標(biāo)準(zhǔn)模板，按照“打鉤銷項”的方式辦理事務(wù)。例如接待管理標(biāo)準(zhǔn)模板，一項接待任務(wù)是否需要會議、是否需要用車、是否需要投影燈以及是否需要攝像等，按序打鉤即可。

3.4從根本上提升員工的綜合素質(zhì)。提高行政人員的思想素質(zhì)和意識形態(tài)，有利于促進(jìn)員工愛崗敬業(yè)工作態(tài)度的形成。在實際工作中，能夠真正從企業(yè)的角度出發(fā)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。首先，根據(jù)工作需要，提高行政人員的工作能力，加強(qiáng)專業(yè)知識，培養(yǎng)專業(yè)技能，培養(yǎng)工作專業(yè)化，進(jìn)行科學(xué)性、針對性和有效性的培訓(xùn)教育;其次，要注重嚴(yán)格管理和對行政管理人員的信任統(tǒng)一，獎罰激勵，支持工作，保證待遇，關(guān)心員工的心理成長，增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感、歸屬感;最后，容錯糾錯機(jī)制，在改革和創(chuàng)新工作中允許行政人員出現(xiàn)錯誤，并分析錯誤的客觀因素，及時地進(jìn)行糾正和改進(jìn)。

結(jié) 語

加強(qiáng)企業(yè)行政管理人員的管理有效性，不僅對行政管理人員的工作能力和自身文化素養(yǎng)有很大的幫助，而且可以大大提高企業(yè)的核心競爭力，幫助企業(yè)在現(xiàn)代激烈的市場競爭環(huán)境中取得一定的地位。

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