社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化探討

楊麗娟

摘要：社會保險(xiǎn)作為社會保障制度的重要構(gòu)成部分，近年來，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)不斷增多，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量也隨之增多。如何有效提高社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作水平，已經(jīng)成為了社會保險(xiǎn)相關(guān)人員的重要研究課題。本文在闡述社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)施信息化管理必要性的基礎(chǔ)上，提出了社會保險(xiǎn)檔案信息化管理建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)。檔案管理;信息化;必要性

所謂“社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案”，主要是指在社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)處理過程中，產(chǎn)生的具有利用價(jià)值的文字、圖標(biāo)等資料。社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)服務(wù)對象是廣大群眾，然而這些廣大群眾具有一定的特殊性，表現(xiàn)在喪失勞動力，暫時(shí)失去工作崗位等。社會保險(xiǎn)制度在實(shí)施過程中，形成了大量檔案資料。做好社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，直接關(guān)系到社會保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展，一定程度上，影響了社會的和諧發(fā)展。因此，有必要重視社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作信息化建設(shè)。

一、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理的必要性分析

社會保險(xiǎn)檔案信息化管理的必要性，主要集中體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，歷史必然性。社會保險(xiǎn)檔案實(shí)施信息化管理，是歷史發(fā)展的必然結(jié)果。一是社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)群眾生活水平的提升，同時(shí)群眾參保意識不斷提升，相應(yīng)的社會保險(xiǎn)檔案量不斷增多。信息化管理主要是借助現(xiàn)代化專業(yè)設(shè)備，相比傳統(tǒng)人工管理，具有著高效率、保護(hù)資料、延長檔案使用壽命等優(yōu)勢;二是傳統(tǒng)檔案資料的保存，主要以實(shí)物（紙張）形式為主，在收集、整理以及保管等方面有著諸多不便，造成檔案利用率低下;三是管理不科學(xué)。社會保險(xiǎn)檔案信息化管理具有著明確的流程與標(biāo)準(zhǔn)，在歸集、整理以及調(diào)閱等方面，具有快捷等優(yōu)勢，滿足了當(dāng)下社會保險(xiǎn)檔案管理的實(shí)際需求[1]。其次，社會現(xiàn)實(shí)性。一是社會環(huán)境。信息化時(shí)代，社會保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)，不僅是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的契機(jī);二是技術(shù)環(huán)境。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫等為代表的新型技術(shù)，為社會保險(xiǎn)檔案管理工作的開展提供了一系列技術(shù)支持[2]。尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為社會保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ);三是政策環(huán)境。國家在檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中，明確指出加強(qiáng)數(shù)字化檔案資料建設(shè)。

二、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)途徑分析

由上述分析可知，新時(shí)代社會保險(xiǎn)檔案管理工作信息化建設(shè)是具有著現(xiàn)實(shí)意義的。因此，在社會保險(xiǎn)檔案數(shù)量不斷增多的情況下，有必要通過以下幾個(gè)方面，完成社會保險(xiǎn)檔案信息化管理建設(shè)工作。

首先，提高檔案管理意識。社會保險(xiǎn)檔案管理工作信息化建設(shè)，首要條件是提高相關(guān)人員的檔案管理意識，充分認(rèn)識到當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的重要性。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮領(lǐng)頭作用。檔案管理機(jī)構(gòu)的最高領(lǐng)導(dǎo)自身需注重現(xiàn)代化管理水平的提升，充分分析社會保險(xiǎn)檔案工作的實(shí)際情況與特點(diǎn)，合理分配人力、設(shè)備以及物力等資源。二是加大宣傳力度，借助官方網(wǎng)站、微信群等，向社會保險(xiǎn)檔案工作人員介紹檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容，指導(dǎo)工作人員正確做好每一項(xiàng)管理工作。

其次，完善管理制度。結(jié)合《檔案法》等具體條例，在充分考慮社會保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)工作情況下，制定針對性較強(qiáng)，具有可行性的檔案管理制度。以檔案的分類為例，按照專業(yè)類別，可將分為人事、業(yè)務(wù)等;按照載體形式，可以分為文字、圖像等[3]。不論是那種類型的檔案，在檔案資料歸集、整理以及調(diào)閱等方面，均需要結(jié)合實(shí)際情況，制定相適應(yīng)的完善管理制度。除此之外，社會保險(xiǎn)服務(wù)對象為整個(gè)社會中的參保人員。因此，相關(guān)管理制度的制定，需在不違反相關(guān)法律制度的情況下進(jìn)行。

再次，加快軟硬件建設(shè)。在軟硬件建設(shè)方面，相關(guān)單位需加大建設(shè)資金投入力度。結(jié)合當(dāng)前社會保險(xiǎn)檔案管理工作需求，并充分考慮未來一段時(shí)間內(nèi)社會保險(xiǎn)檔案管理工作的發(fā)展趨勢，配置各種硬件與軟件，為實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用為例，社會保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)該排放在第一位，以此保證檔案資源共享。在此基礎(chǔ)上，需設(shè)計(jì)出檔案辦理、公共服務(wù)以及監(jiān)督管理等功能模塊。除此之外，單位需重視相關(guān)設(shè)備的維修養(yǎng)護(hù)工作的落實(shí)。社會保險(xiǎn)檔案信息化管理工作中，所使用到的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等，都有著使用要求與年限。因此，工作人員在日常工作中，需遵循相關(guān)規(guī)章制度，避免不規(guī)范操作行為丟失或者是遺失檔案資料，一方面保障了檔案資料的安全性;另一方面有助于延長軟硬件的使用時(shí)間，以此有效提升社會保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量與效率。

最后，引進(jìn)專業(yè)人才。社會保險(xiǎn)檔案管理工作信息化建設(shè)，需一支高素質(zhì)專業(yè)人才支持。在信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作過程中，各項(xiàng)工作的完成，例如檔案歸集、整理以及調(diào)閱等，均需要借助計(jì)算機(jī)才能完成。因此，工作人員除了掌握必要的檔案管理專業(yè)知識之外，需熟練掌握計(jì)算機(jī)的具體操作方法，同時(shí)為了保障檔案資料的安全性，需掌握一些網(wǎng)絡(luò)病毒的防范措施。因此，社會保險(xiǎn)檔案信息化管理，有必要注重專業(yè)人才的引進(jìn)。一是改進(jìn)人才聘任機(jī)制，管理機(jī)構(gòu)可與高校建立合作關(guān)系，優(yōu)先使用一些專業(yè)知識掌握程度高，具有實(shí)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的畢業(yè)生，從源頭上提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。二是現(xiàn)有工作人員需定期參與機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)，采取外出進(jìn)修、專家講座等方式，提高現(xiàn)有檔案管理工作人員的管理水平，促使其個(gè)人能力滿足當(dāng)下社會保險(xiǎn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)需求。

三、結(jié)語

總之，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的提高，有助于促進(jìn)我國社保事業(yè)的健康發(fā)展。因此，信息化時(shí)代，有必要通過加快軟硬件建設(shè)、引進(jìn)專業(yè)人才等措施，實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

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[3]鄭海偉.社會保險(xiǎn)檔案管理工作信息化探討[J].黑龍江史志，2015 （09）：198.