簡析新農(nóng)村建設(shè)中實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的途徑

鄧曉楠

當(dāng)前，信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展，在各行各業(yè)中都扮演著重要的角色。醫(yī)院的檔案管理工作在信息化的浪潮面前，也不應(yīng)該退縮，而是要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，積極引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，使檔案管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使檔案管理工作更適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中對檔案管理的需要，使檔案管理工作成為促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要推動因素。

1、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

①可以促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高

信息化是時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)步的產(chǎn)物，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。引進(jìn)檔案信息化管理技術(shù)，不僅有利于檔案管理工作的開展，還將帶領(lǐng)醫(yī)院管理工作走上新臺階，提高新水平。通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以使醫(yī)院在掛號、診斷、治療、繳費(fèi)、病歷及開據(jù)處方等工作流程實(shí)現(xiàn)信息化傳遞與信息共享，醫(yī)院各部門可以根據(jù)這個(gè)共享平臺實(shí)時(shí)獲得工作信息，加快了工作流程，提高了工作效率。同時(shí)也降低了運(yùn)行成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

②為醫(yī)院工作開展提供重要參考

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，可以更便捷、更全面、更準(zhǔn)確地為醫(yī)院的醫(yī)療和管理工作的開展提供信息資料的利用，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。有利于實(shí)現(xiàn)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的信息資源的支持。同時(shí)，也為患者查詢病歷、了解過往病史、獲取醫(yī)院的相關(guān)資料等提供了便利條件。檔案的信息化管理，可以成為醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)水平的重要保障。

2、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的有效途徑

①完善滿足信息化管理要求的基礎(chǔ)設(shè)施

實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，需要有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為支撐，沒有信息化的設(shè)備設(shè)施做基礎(chǔ)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化就是一句空話。信息化主要依托計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備及相關(guān)的軟件來實(shí)現(xiàn)，完備的硬件和軟件是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提。因此，必須有計(jì)劃地投入資金，購置必需的設(shè)備，如電腦、傳真、復(fù)印、打印、掃描等硬件設(shè)備，以及用于存放電子化檔案資料的移動存儲設(shè)備，如光盤、移動硬盤、存儲卡等。硬件條件具備后，還要配備相應(yīng)的軟件。如專業(yè)的檔案管理軟件等，因?yàn)榇祟愜浖容^多，需進(jìn)行考察論證，通過咨詢，借鑒其他單位的使用經(jīng)驗(yàn)，配備的軟件應(yīng)既能滿足當(dāng)前工作的需要，又能滿足未來發(fā)展要求，而且軟件商的技術(shù)支持或售后服務(wù)周到熱情。還應(yīng)考慮價(jià)格因素，不能因此造成不必要的浪費(fèi)。

②建設(shè)電子化的檔案信息資源

所謂檔案信息電子化，就是將傳統(tǒng)的文字、圖片等紙質(zhì)資料通過電子掃描的形式轉(zhuǎn)成電子化的格式，利用電腦硬盤及其它存儲介質(zhì)進(jìn)行保存和利用的形式。隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院歷經(jīng)多年的發(fā)展，大多數(shù)檔案管理部門都保存著數(shù)量龐大的檔案資料，因此進(jìn)行電子化建設(shè)是一項(xiàng)十分艱巨的工作。另外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院各部門運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行掛號、繳費(fèi)、處方等工作，以及行政、黨群等部門形成了大量新的資料，應(yīng)加強(qiáng)對新形成的資料的收集整理和歸檔工作，不能因工作疏忽導(dǎo)致檔案資料收集歸檔工作出現(xiàn)遺漏。應(yīng)制定相關(guān)的電子資料收集管理制度，用制度化的管理確保電子檔案信息完整、及時(shí)地歸檔。

③加大對信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

由于信息化屬于高科技管理的范疇，需要專業(yè)人才來實(shí)施，才能真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理。因此，必須加大對人才的培養(yǎng)力度，并根據(jù)工作需要引進(jìn)信息化管理的人才。在現(xiàn)有的檔案管理人員中，進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，盡快提高信息化管理的能力，使他們能熟練運(yùn)用信息化管理技術(shù)，提高檔案管理的科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和規(guī)范化。

④提高信息化條件下的檔案資料利用率

檔案的重要功能是利用，沒有有效的利用，檔案就沒有存在的價(jià)值。在檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，檔案資料不僅在存儲、檢索等方面提高了效率，更為檔案資料的利用提供了快捷便利的條件。醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到信息化管理在檔案資料利用上的優(yōu)勢，利用這一優(yōu)勢促進(jìn)檔案資料利用率的提高，使檔案信息的價(jià)值得到真正的體現(xiàn)。

⑤積極運(yùn)用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案管理

在信息化的檔案管理硬件及軟件條件具備后，應(yīng)積極加以運(yùn)用，不能使信息化設(shè)備成為擺設(shè)，或利用率很低，從而造成浪費(fèi)。任何一種新設(shè)備，包括高科技設(shè)備，都是通過學(xué)習(xí)和應(yīng)用來提高操作能力的，因此檔案管理人員應(yīng)積極主動地運(yùn)用信息化管理設(shè)備，進(jìn)行信息化的檔案管理。如果暫時(shí)不能掌握操作技術(shù)，可以通過培訓(xùn)及自學(xué)的方式，盡快掌握信息化技術(shù)知識，理論聯(lián)系實(shí)際，在最短的時(shí)間內(nèi)提高信息化檔案管理能力和水平，盡以適應(yīng)信息化檔案管理工作的需要。

⑥做到信息化檔案管理制度化

不斷提高醫(yī)院的信息化檔案管理水平，通過完善相關(guān)的管理制度，落實(shí)檔案管理人員目標(biāo)責(zé)任制，健全考核、激勵(lì)機(jī)制，與經(jīng)濟(jì)收入掛勾，按工作表現(xiàn)進(jìn)行獎(jiǎng)懲及評先選優(yōu)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和榮譽(yù)感，以提高信息化檔案管理工作的順利開展。

綜上所述，作為檔案管理現(xiàn)代化的一種形式，檔案的信息化管理無疑為提高檔案管理水平和工作效率提供了良好的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視及各部門的配合與支持。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)從提高認(rèn)識入手，加大資金投入，提高人員的信息化管理能力，建立制度化的管理機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，進(jìn)一步推動醫(yī)院的檔案管理工作向更高的水平發(fā)展。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣中醫(yī)醫(yī)院）