淺談企業(yè)檔案資料的收集工作存在的問(wèn)題及策略

史小娟

摘 要 檔案的收集工作是企業(yè)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，只有在收集工作完成之后，后續(xù)的檔案整理、歸檔、保管等工作才能順利地進(jìn)行。但目前，企業(yè) 在檔案的收集過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題，這就要求我們進(jìn)行積極的探索，找出問(wèn)題并提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案；收集工作；問(wèn)題及策略

1 充分認(rèn)識(shí)檔案收集工作的重要意義

檔案收集工作就是按照相關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)的征集方法，把分散在各部門(mén)、個(gè)人手中和散失在上的檔案，集中到檔案室進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

檔案收集是檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理的流程從收集、鑒定、整理、審核、歸檔、驗(yàn)收，歸后到利用，其中收集是根源，是檔案管理工作的基石，檔案資料收集質(zhì)量的好與壞、數(shù)量的多與少都直接影響到檔案信息資源的利用。

2 檔案資料收集存在的問(wèn)題

一些檔案人員對(duì)檔案工作不重視、不細(xì)心，導(dǎo)致的資料散失、不完整、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書(shū)檔案存在很大的漏洞。

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集的重視度不夠。企業(yè)以經(jīng)營(yíng)管理和經(jīng)濟(jì)收益通常都是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理重心，往往疏于對(duì)企業(yè)的檔案管理，甚至有的管理者會(huì)選擇放棄檔案管理的崗位設(shè)置來(lái)節(jié)約開(kāi)支，也有的企業(yè)雖然有相關(guān)的檔案管理制度，但卻沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，因此很多企業(yè)出現(xiàn)了企業(yè)檔案管理混亂甚至是空白的現(xiàn)象，這都不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展，所以企業(yè)必須對(duì)檔案管理工作給予高度的重視。

2.2 檔案收集管理制度不完善，有些企業(yè)認(rèn)為檔案的收集工作就是浪費(fèi)人力資源和物力資源，是一項(xiàng)沒(méi)必要的工作，即便是制定了相關(guān)的檔案管理制度，各相關(guān)部門(mén)的工作人員也不重視日常資料的收集及整理，認(rèn)為檔案工作人員在索要資料時(shí)，設(shè)置障礙，以種種理由和借口阻礙收集資料，不放心將需歸檔的資料移交，使檔案工作歸檔進(jìn)度緩慢，被動(dòng)工作。以至于有很多檔案資料沒(méi)能及時(shí)收集，更無(wú)從歸檔，造成檔案工作人員的被動(dòng)。

2.3 人員流動(dòng)頻繁，檔案的收集難度增加。由于企業(yè)基層各職能部門(mén)人員頻繁的流動(dòng)，使企業(yè)檔案歸檔資料收集被動(dòng)，主要是人員在變更崗位或辭職、退休等 情況時(shí)，沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的工作交接，導(dǎo)致接替的新員工并不熟悉之前的相關(guān)具體工作，無(wú)法主動(dòng)配合檔案管理人員收集歸檔資料。

2.4 檔案的收集工作人員缺乏工作的主動(dòng)性。由于在企業(yè)，檔案的管理并不受領(lǐng)導(dǎo)的重視，當(dāng)發(fā)出收集檔案資料通知后但仍未能較好的完整收集到應(yīng)歸檔的資料。所以相關(guān)人員工作積極性不高，對(duì)手下人也是放任自流的狀態(tài)。所以大部分的收集工作人員對(duì)工作缺乏主動(dòng)性，從不主動(dòng)收集資料，往往都是被動(dòng)的狀況。無(wú)法上交時(shí)則任由檔案流失。因此，造成了企業(yè)檔案收集不及時(shí)，很多重要檔案流失，給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的損失。

3 解決企業(yè)檔案收集工作存在問(wèn)題的對(duì)策

3.1 提高員工檔案收集意識(shí)。

3.2 完善相關(guān)的檔案管理制度。

3.3 提高檔案收集員的素質(zhì)。

3.4 開(kāi)展多渠道的檔案收集工作。

4 總結(jié)

4.1 臨時(shí)性重點(diǎn)資料檔案，有針對(duì)性的采集與整理，充分發(fā)揮重要資料的時(shí)效性。

檔案的采集需要通過(guò)紙質(zhì)與電子化采集相結(jié)合的方式，使檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性、有價(jià)值性充分發(fā)揮出來(lái)。

4.2 做好收集信息的交接及保管工作

定期將事業(yè)單位的案送交檔案管理部門(mén)收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關(guān)全宗的聯(lián)系性，進(jìn)行紙介質(zhì)立卷，電子檔案做好儲(chǔ)備。電子檔案整理、保管過(guò)程中需注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

4.2.1 要保持存儲(chǔ)介質(zhì)的防磁、防潮。

4.2.2 整理、錄入電腦的安全性，做好用機(jī)的殺毒工作；

4.2.3 防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損；

4.2.4 防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。

4.2.5 做好檔案信息收集人員的素質(zhì)、能力、責(zé)任感的培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，檔案收集人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的

操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案信息收集人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至對(duì)電子檔案的管理了解甚少。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。那么檔案采集與保管則需要配備責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)高，熟練掌握檔案采集技巧，具有理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)，實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)。

檔案收集工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案收集人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案資料的失真，確保檔案資料的真實(shí)性、有效性，為檔案利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。做好檔案的收集工作，立事在當(dāng)代，功績(jī)?cè)谇?。將一?xiàng)平凡的工作，認(rèn)真出色的、堅(jiān)持不懈的做好，就是一項(xiàng)偉大的工程。