提高商務(wù)投標(biāo)文件編制水平和質(zhì)量的方法

翟丕煒

摘要：眾所周知，招投標(biāo)中的商務(wù)投標(biāo)文件涉及范圍廣、綜合性強(qiáng)、編制復(fù)雜。投標(biāo)人需要對(duì)招標(biāo)資料充分理解，做好投標(biāo)之前的考察工作，將企業(yè)自身的優(yōu)劣勢(shì)與競(jìng)標(biāo)對(duì)手進(jìn)行比較，才能編制出高質(zhì)量、可行性強(qiáng)的商務(wù)投標(biāo)文件。文章首先淺談了商務(wù)投標(biāo)文件編制的重要性，然后分析了商務(wù)投標(biāo)文件的基本內(nèi)容，最后提出了提高商務(wù)投標(biāo)文件編制水平與質(zhì)量的方法，以供借鑒和學(xué)習(xí)。

關(guān)鍵詞：商務(wù)投標(biāo)文件;編制水平;經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)

商務(wù)投標(biāo)文件猶如企業(yè)的門(mén)臉，是投標(biāo)企業(yè)綜合實(shí)力的反映，是針對(duì)招標(biāo)工程項(xiàng)目特別編制的企業(yè)宣傳冊(cè)，其看似簡(jiǎn)單，實(shí)則涉及范圍廣且系統(tǒng)性非常強(qiáng)。要想成為行業(yè)的佼佼者，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下脫穎而出，勢(shì)必需要從點(diǎn)滴做起，抓好每個(gè)細(xì)節(jié)，努力編制出外觀(guān)漂亮、內(nèi)容吸睛的商務(wù)投標(biāo)文件。文章主要研究了提高商務(wù)投標(biāo)文件的編制水平和質(zhì)量的方法。

一、商務(wù)投標(biāo)文件的重要性

商務(wù)標(biāo)作為建設(shè)企業(yè)全面審查投標(biāo)企業(yè)資格的重要依據(jù)，是經(jīng)營(yíng)投標(biāo)的第一道門(mén)檻。根據(jù)資格審查的順序不同，商務(wù)標(biāo)可分給資格預(yù)審與資格后審兩種。在資格預(yù)審的標(biāo)中，如果資格預(yù)審不通過(guò)，企業(yè)就無(wú)法進(jìn)入正式投標(biāo)環(huán)節(jié);而在資格后審的標(biāo)中，商務(wù)投標(biāo)文件經(jīng)常作為第一道關(guān)卡，如果不通過(guò)，將不再談?wù)搱?bào)價(jià)、施組，直接停止開(kāi)標(biāo)或者廢標(biāo)。因此，如果商務(wù)標(biāo)書(shū)做不好，足以廢掉一個(gè)標(biāo)，乃至毀掉一個(gè)市場(chǎng)，甚至在全國(guó)的市場(chǎng)范圍內(nèi)造成廣泛的不利影響。

二、商務(wù)投標(biāo)文件的基本內(nèi)容

工程招投標(biāo)按專(zhuān)業(yè)可分為房建招投標(biāo)、市政招投標(biāo)、公路招投標(biāo)、鐵路招投標(biāo)、水利招投標(biāo)等。但無(wú)論哪個(gè)招投標(biāo)專(zhuān)業(yè)，其商務(wù)標(biāo)書(shū)內(nèi)容大致都包含以下幾點(diǎn)：投標(biāo)函;法定代表人授權(quán)委托書(shū)、身份證明;投標(biāo)保證金;投標(biāo)承諾書(shū);工程項(xiàng)目主要管理人員;擬投人本工程的實(shí)驗(yàn)儀器配置表、主要施工機(jī)械設(shè)備;企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表;近年完成的工程業(yè)績(jī);企業(yè)資信證明;企業(yè)獲獎(jiǎng)等?？梢?jiàn)，商務(wù)投標(biāo)文件涵蓋了企業(yè)的方方面面，范圍非常廣。

三、提高商務(wù)投標(biāo)文件的編制水平和質(zhì)量的方法

（一）捕捉招標(biāo)公告主要信息，擇優(yōu)參投項(xiàng)目

安排專(zhuān)人每天查看招標(biāo)公告，并迅速捕捉公告中的主要信息，如資質(zhì)要求、業(yè)績(jī)要求、人員要求、財(cái)務(wù)要求、設(shè)備要求等，根據(jù)企業(yè)自身情況，對(duì)招標(biāo)工程項(xiàng)目進(jìn)行初步預(yù)判，有針對(duì)性地從符合要求的工程中選擇目標(biāo)項(xiàng)目或標(biāo)段，并為其配備企業(yè)最優(yōu)資源，確保企業(yè)優(yōu)勢(shì)資源發(fā)揮最大效用。

（二）深入分析招標(biāo)文件，做好質(zhì)疑資料整理工作

購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)文件后，應(yīng)對(duì)招標(biāo)公告、招標(biāo)文件等資料進(jìn)行深入分析研究，如對(duì)工程名稱(chēng)、評(píng)審要求、業(yè)績(jī)要求、包封要求等有疑惑的地方進(jìn)行梳理，并按照招標(biāo)文件規(guī)定的方式，在指定時(shí)間內(nèi)送達(dá)業(yè)主或代理機(jī)構(gòu)。

（三）細(xì)致分析招標(biāo)人發(fā)布的補(bǔ)充文件，做好答疑工作

在規(guī)定時(shí)間截止之前，招標(biāo)人通常會(huì)將補(bǔ)遺與答疑等發(fā)給招標(biāo)人，在相關(guān)資料中也會(huì)有一些答疑文件。編標(biāo)人員應(yīng)細(xì)致研讀相關(guān)文件，首先要關(guān)注自己提出的問(wèn)題是否有回復(fù)，其次應(yīng)對(duì)其它各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致審核。通常情況下，其他企業(yè)提出的問(wèn)題多數(shù)都是本公司未加關(guān)注的，或者是招標(biāo)人沒(méi)有特意說(shuō)明的問(wèn)題，這些都要以新文件作為依據(jù)。如果投標(biāo)文件內(nèi)容與招標(biāo)文件或者答疑不符，就會(huì)極容易造成廢標(biāo)。

（四）緊扣評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，提高商務(wù)投標(biāo)文件質(zhì)量

各個(gè)專(zhuān)業(yè)各個(gè)領(lǐng)域評(píng)標(biāo)辦法各異，包括綜合評(píng)估法、最低價(jià)法、合理低價(jià)法、搖珠法等，但就商務(wù)而言，歸根結(jié)底就有通過(guò)制和打分制兩種。1.如編制通過(guò)制的商務(wù)投標(biāo)文件，施工企業(yè)可根據(jù)自身?xiàng)l件，配備完全響應(yīng)招標(biāo)文件的人員、設(shè)備即可;確保不廢標(biāo)，保存企業(yè)實(shí)力。2.如編制打分制的商務(wù)投標(biāo)文件，施工企業(yè)首先是完全響應(yīng)招標(biāo)文件，確保不廢標(biāo);其次是緊扣評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，逐條核對(duì)，充分利用企業(yè)的資信、人員、業(yè)績(jī)、設(shè)備等資源，力求完美，爭(zhēng)取最高分，做到精益求精。

（五）責(zé)任到人，把好初審、復(fù)審、終審關(guān)

可以說(shuō)，商務(wù)是經(jīng)營(yíng)投標(biāo)中最容易造成廢標(biāo)的因素，編制標(biāo)書(shū)必須慎之又慎。需要仔仔細(xì)細(xì)反復(fù)核稿，做到萬(wàn)無(wú)一失。因此在編制過(guò)程中，必須做好時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排，預(yù)留標(biāo)書(shū)評(píng)審及修改完善時(shí)間。投標(biāo)文件評(píng)審十分關(guān)鍵，一般情況下商務(wù)投標(biāo)文件要通過(guò)初審、復(fù)審、終審3次評(píng)審。并提前安排好各個(gè)審查階段的責(zé)任人，力求商務(wù)投標(biāo)文件質(zhì)量最優(yōu)。

商務(wù)投標(biāo)的要求很瑣碎，且內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立，前后關(guān)聯(lián)性不大，因此必須做到“細(xì)”，應(yīng)逐條核實(shí)具體要求，做到一字一句都不放過(guò)，保證標(biāo)書(shū)零失誤，不廢標(biāo)。1.把招標(biāo)文件（資審文件）中的要求當(dāng)作問(wèn)題，從標(biāo)書(shū)中尋找答案，當(dāng)所有問(wèn)題畫(huà)上對(duì)勾時(shí)，才能做到響應(yīng)招標(biāo)文件。2.商務(wù)標(biāo)書(shū)中的函件、授權(quán)、證明、承諾類(lèi)較多，需要逐字核實(shí)。3.簽字、蓋章、包封、電氣文件等細(xì)節(jié)不容忽視，需要逐一清點(diǎn)、核對(duì)。

（六）注重日常積累，建立商務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)

商務(wù)標(biāo)書(shū)中涉及到的要素很多，想要短時(shí)間內(nèi)將這些要素收集齊全，必須有很完善的資料庫(kù)做支撐。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，掌握的數(shù)據(jù)越多，越能勝任商務(wù)工作，越重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，商務(wù)工作就越有成效。內(nèi)行人說(shuō)“商務(wù)玩的就是資料，誰(shuí)的資料多，誰(shuí)就強(qiáng)”，因此積累資料是商務(wù)人員的必修課。

商務(wù)人員需做到：1.應(yīng)及時(shí)更新企業(yè)信息，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證、財(cái)務(wù)報(bào)表等;2.應(yīng)及時(shí)獲取項(xiàng)目資料，包括中標(biāo)項(xiàng)目中標(biāo)通知書(shū)、施工合同、竣工驗(yàn)收、業(yè)績(jī)證明等;3.應(yīng)及時(shí)收集人員資料，包括畢業(yè)證、身份證、建造師證、安全生產(chǎn)考核合格證以及個(gè)人工作簡(jiǎn)歷等;4.應(yīng)同步獲獎(jiǎng)信息，包括魯班獎(jiǎng)、詹天佑獎(jiǎng)、安全文明獎(jiǎng)等;5.應(yīng)通過(guò)網(wǎng)盤(pán)或內(nèi)部服務(wù)器建立完善商務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，并安排專(zhuān)人維護(hù)、更新，為快速查找資料奠定基礎(chǔ)。

（七）做好經(jīng)營(yíng)投標(biāo)備案工作，為投標(biāo)做鋪墊

商務(wù)投標(biāo)工作備案為先，商務(wù)人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)及戰(zhàn)略部署、重點(diǎn)跟蹤項(xiàng)目情況，做好投標(biāo)備案安排。應(yīng)熟悉各地備案規(guī)則，做好注冊(cè)、入庫(kù)、登記、辦鎖、公證等事項(xiàng)，為投標(biāo)鋪好道路。

（八）及時(shí)關(guān)注行業(yè)信息及政策變化，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐

隨著信息化的進(jìn)步，電子招投標(biāo)已廣泛應(yīng)用，商務(wù)標(biāo)書(shū)的編制面臨著新的危機(jī)與挑戰(zhàn)，如2016年全國(guó)公路建設(shè)市場(chǎng)信用信息管理系統(tǒng)的統(tǒng)一錄入，2017年全國(guó)建筑市場(chǎng)監(jiān)管公共服務(wù)平臺(tái)的推進(jìn)，2018年全國(guó)水利建設(shè)市場(chǎng)監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)的正式上線(xiàn)運(yùn)行。如不努力學(xué)習(xí)，顧步自封，與市場(chǎng)發(fā)展相背離，商務(wù)編標(biāo)必將走向萬(wàn)丈深淵。

（九）構(gòu)建與市場(chǎng)相符的經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)，使各部門(mén)共同服務(wù)商務(wù)投標(biāo)文件編寫(xiě)工作

施工企業(yè)要想得到更好的發(fā)展，勢(shì)必需要工程項(xiàng)目做保障，有了項(xiàng)目還需要構(gòu)建相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，經(jīng)營(yíng)部門(mén)作為拿項(xiàng)目的主要部門(mén)，沒(méi)有項(xiàng)目，企業(yè)就無(wú)法很好地發(fā)展。從這一點(diǎn)上可見(jiàn)，經(jīng)營(yíng)部門(mén)需要有完善的經(jīng)營(yíng)投標(biāo)機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)班子需要包括主管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、信息組、商務(wù)組、審查組等。從本身性質(zhì)上而言，投標(biāo)工作就是在集中體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的整體實(shí)力，企業(yè)整體實(shí)力越強(qiáng)，其競(jìng)爭(zhēng)力就越強(qiáng)。所以，這不但需要經(jīng)營(yíng)部門(mén)內(nèi)部團(tuán)結(jié)互助，還需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)互相協(xié)作，精誠(chéng)合作，這樣才能夠真正提高商務(wù)投標(biāo)文件編制水平。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員及時(shí)予以獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)形式包括物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)營(yíng)造良好的工作氛圍，讓廣大工作人員更加積極、主動(dòng)地工作，以實(shí)現(xiàn)商務(wù)投標(biāo)文件編制水平不斷加強(qiáng)，推動(dòng)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在工程項(xiàng)目投標(biāo)中，商務(wù)投標(biāo)文件作為投標(biāo)文件重要的一部分，其是否能夠完善編制關(guān)系著是否可以順利中標(biāo)，因此，各大企業(yè)需要高度重視。商務(wù)投標(biāo)文件典型特征就是十分復(fù)雜，牽涉范圍十分廣，經(jīng)常會(huì)有廢標(biāo)和錯(cuò)誤頻現(xiàn)等情況出現(xiàn)，隨著我國(guó)建設(shè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈化，工程投標(biāo)的關(guān)注重點(diǎn)更傾向企業(yè)施工經(jīng)驗(yàn)、施工水準(zhǔn)、綜合實(shí)力等方面，這些方面都是商務(wù)投標(biāo)文件內(nèi)容，提高商務(wù)投標(biāo)文件編制水平與質(zhì)量有助于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，也有助于促進(jìn)企業(yè)有序、健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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