檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

廖永 朱茜

摘? 要： 隨著我國(guó)醫(yī)療水平增加，醫(yī)療檔案的數(shù)量也不斷增加，檔案管理已經(jīng)成為了醫(yī)院內(nèi)部管理當(dāng)中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。而科學(xué)技術(shù)水平提升后，檔案管理信息化則是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文主要是圍繞檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位之一主題，對(duì)當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理工作形式進(jìn)行了分析，并詳細(xì)闡述了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性，深入剖析了檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮的價(jià)值以及作用。

關(guān)鍵詞： 檔案信息化建設(shè);檔案管理;工作地位;工作價(jià)值

【Abstract】： With increase of medical level in our country， numbers of medical archive have been increasing， and archive management has become a crucial link of hospital internal management. With improvement of science and technology， archive management informationization is an inevitable trend of hospital archive management development. Focusing on value and status of archive informatization construction in hospital archive management mainly， the article analyzes working form of current hospital archive management in our country， reviews necessity of hospital archive management informatization construction in details， and analyzes value and function of archive informatization construction in hospital archive management deeply.

【Key words】： Archive information construction; Archive management; Working status; Working value

0? 引言

醫(yī)院檔案管理水平關(guān)系著醫(yī)院發(fā)展至今的所有醫(yī)療檔案的安全，對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展至關(guān)重要，而要實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息信息化建設(shè)，必須要借助于現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。因此，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展情況與醫(yī)療經(jīng)濟(jì)發(fā)展息息相關(guān)。我們要推動(dòng)完善檔案信息化建設(shè)，就必須要落實(shí)好醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度法規(guī)、構(gòu)建科學(xué)的檔案管理模式，通過高素質(zhì)人才與現(xiàn)代化技術(shù)的輔助，一同實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作。

1? 檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案信息化建設(shè)是將以人工記錄和管理為主的檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)向信息化、電子化管理的過程。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案大多以紙質(zhì)文檔記錄，在保存時(shí)不僅需要委派專門的管理人員，還需要考慮檔案用紙的紙張壽命和紙張保存環(huán)境帶來(lái)的影響。正因?yàn)榧垙垯n案不易保存、不易查找，醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量一直以來(lái)都難以提升[1]。

為了要提高檔案管理水平，更加充分的發(fā)揮已有醫(yī)療檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展起到的促進(jìn)和推動(dòng)作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。隨著人們健康意識(shí)和我國(guó)醫(yī)療水平的提升，到醫(yī)院就醫(yī)的人數(shù)大幅激增，尤其是擁有權(quán)威專家坐診的大醫(yī)院更是人滿為患?；颊叩脑黾咏o醫(yī)院檔案管理工作造成了極大的負(fù)擔(dān)，傳統(tǒng)的人工記錄、查詢方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需求。因此，各大醫(yī)院利用電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，利用現(xiàn)代化的電子系統(tǒng)承擔(dān)工作人員龐大的壓力。

比如，目前患者去醫(yī)院就醫(yī)，在掛機(jī)號(hào)環(huán)節(jié)就會(huì)得到一張就診卡，這張卡片中詳細(xì)的記錄了患者的個(gè)人信息以及患病情況。對(duì)于坐診醫(yī)師而言，這些信息一目了然，一些基礎(chǔ)性的問題不需要再向患者提問，節(jié)省了許多時(shí)間;而對(duì)于所有的待診患者來(lái)說，利用這一張卡就可以完成掛號(hào)、繳費(fèi)、檢查、化驗(yàn)等多個(gè)環(huán)節(jié)，而不用在各窗口和樓層之間來(lái)回奔波，也節(jié)省了患者的時(shí)間，在一定程度上緩解了病患的緊張情緒[2]。檔案信息化建設(shè)對(duì)于提高就醫(yī)效率，完善醫(yī)院管理，推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展至關(guān)重要，已經(jīng)成為了醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2? 檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的作用

2.1? 提高了醫(yī)院的管理水平

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的數(shù)量也在不斷增加，醫(yī)院檔案管理的難度也逐步提升。以往，各大醫(yī)院都是依靠于傳統(tǒng)的人力管理方式，由管理人員完成醫(yī)院檔案信息的錄入、存檔、分類、保存和查閱，不僅工作內(nèi)容龐雜，工作壓力也十分巨大。尤其是檔案的查閱工作，在調(diào)動(dòng)檔案時(shí)需要耗費(fèi)工作人員大量的時(shí)間和精力去查找，在檔案調(diào)出和使用的過程中還必須要時(shí)刻注意，保證紙質(zhì)檔案的安全[3]。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)可以有效提升醫(yī)院的管理水平，打破了原有的醫(yī)院檔案使用模式，在實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療服務(wù)模式的革新。比如，有患者來(lái)醫(yī)院就醫(yī)，那么通過病人的身份證信息就可以在本院醫(yī)療檔案系統(tǒng)中查詢到患者的病史和治療記錄。通過檔案系統(tǒng)的搜索，這些信息一目了然，坐診醫(yī)師可以對(duì)患者的身體基本情況有基礎(chǔ)性的了解，對(duì)于患者的過往病史、過敏性藥物也能直接掌握;但是如果是按照傳統(tǒng)的檔案管理辦法，要集齊這些信息需要檔案管理人員耗費(fèi)大量的精力去查找，非常浪費(fèi)時(shí)間。由此，我們可以看出，檔案信息化建設(shè)不僅提高了檔案管理的能力，還提升了醫(yī)院內(nèi)部整體的管理能力和服務(wù)水平，對(duì)于患者來(lái)說，檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)他們便捷就醫(yī)的必要手段。

2.2? 提升醫(yī)院檔案管理人員的工作效率

管理一家醫(yī)院自開院以來(lái)的所有檔案信息，工作人員的壓力不可謂不大。而大多數(shù)傳統(tǒng)檔案都采用紙質(zhì)文檔記錄，這些檔案的存檔、保存和使用都需要十分龐大的工作量。尤其是一些開院初期的檔案，這些檔案年代久遠(yuǎn)，紙張的壽命有限，現(xiàn)在保存時(shí)不僅需要考慮到檔案信息內(nèi)容的保密性，更需要考慮紙張信息的留存性。因此在管理時(shí)要時(shí)時(shí)關(guān)注檔案信息庫(kù)的保存環(huán)境，必須要將干濕度控制在合理的范圍內(nèi)，防止紙張受潮。而完成了檔案信息化建設(shè)后，醫(yī)院的檔案信息都完成了電子錄入，保存于電子系統(tǒng)當(dāng)中，工作人員只需要定期的進(jìn)行檢查與核實(shí)，保證系統(tǒng)安全性，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的安全化管理[4]。

另外，檔案管理工作的另一個(gè)難點(diǎn)是檔案的調(diào)閱使用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，當(dāng)醫(yī)生需要調(diào)用院內(nèi)檔案來(lái)輔助當(dāng)前工作時(shí)，必須要提前說明，并且檔案管理人員需要加緊查找，這項(xiàng)工作十分浪費(fèi)時(shí)間;如果是跨院借用檔案，工作難度還會(huì)提升。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，采用電子系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行檔案管理，檔案查找和借閱只需要?jiǎng)右粍?dòng)手指就能完成。即便需要使用檔案的醫(yī)生不在院內(nèi)，也可以在得到授權(quán)后登陸檔案管理系統(tǒng)查閱需要的內(nèi)容，如果是要借閱其他醫(yī)院的檔案，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速的實(shí)現(xiàn)信息傳遞，極大程度的節(jié)約了時(shí)間，提高了工作人員的工作效率[5]。

2.3? 提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對(duì)提高醫(yī)院整體競(jìng)爭(zhēng)力具有非常重要的作用。隨著醫(yī)療水平提升和人們就醫(yī)需求的增加，同一地區(qū)的醫(yī)療結(jié)構(gòu)數(shù)量也在不斷增加，這也就導(dǎo)致了醫(yī)療行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)壓力不斷增大，醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的競(jìng)爭(zhēng)空前激烈。為了讓醫(yī)院能夠在激烈的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中脫穎而出，不僅僅需要提高醫(yī)院醫(yī)師水平和醫(yī)療設(shè)備配置，還需要提高醫(yī)院的管理服務(wù)能力，讓患者在就醫(yī)時(shí)可以得到更加高效、體貼的服務(wù)[6]。

檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理，在實(shí)際運(yùn)用的環(huán)節(jié)可以達(dá)到節(jié)約時(shí)間/提高效率的目的。比如，檔案信息化建設(shè)使原本手工操作的程序轉(zhuǎn)移到了電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中?，F(xiàn)在，許多的醫(yī)院開始實(shí)現(xiàn)電子平臺(tái)掛號(hào)和常規(guī)疾病查詢等便民窗口，患者們通過登錄醫(yī)院的官網(wǎng)、微信平臺(tái)或手機(jī)APP就可以進(jìn)行掛號(hào)和問診。尤其是微信掛號(hào)模式，對(duì)于許多住在離醫(yī)院較遠(yuǎn)地區(qū)的人來(lái)說，在微信平臺(tái)上完成掛號(hào)，比在醫(yī)院排隊(duì)掛號(hào)要更加方便。而且，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行掛號(hào)，患者可以自行選擇坐診的各位醫(yī)師，如果當(dāng)天沒有該患者最期待的醫(yī)師坐診，那么患者也就不用到醫(yī)院白跑一趟。檔案信息化建設(shè)可以幫助醫(yī)院優(yōu)化檔案管理模式，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)醫(yī)院更加高效、可持續(xù)的發(fā)展。

2.4? 推動(dòng)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)可以為醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展方案優(yōu)化提供依據(jù)。醫(yī)院留存的所有檔案都是醫(yī)院歷史的沉淀，這些檔案的內(nèi)容是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證，而醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展方向也會(huì)根據(jù)這些內(nèi)容進(jìn)行不斷的優(yōu)化和調(diào)整;尤其是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的管理制度和改革方針來(lái)說，當(dāng)前留存的檔案是醫(yī)院進(jìn)行制度優(yōu)化、管理模式改革的重要依據(jù)。而醫(yī)院檔案當(dāng)中保存的信息對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)管理水平的提升也非常重要。因此，醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展具有推動(dòng)作用，是十分有參考價(jià)值的內(nèi)容[7]。

檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效分類和保存，可以說利用檔案管理電子系統(tǒng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人和檔案管理人員能夠更快速的查詢相關(guān)的檔案信息，而這些信息在醫(yī)院未來(lái)發(fā)展方案制定上也能做出更大的貢獻(xiàn)。通過檔案信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的智能化管理，系統(tǒng)會(huì)對(duì)其中錄入的檔案信息進(jìn)行更加細(xì)化的分類，醫(yī)院的管理決策人員通過查閱這些信息，可以進(jìn)一步了解醫(yī)院發(fā)展歷史當(dāng)中各項(xiàng)政策的閃光點(diǎn)和存在的漏洞，那么在醫(yī)院未來(lái)發(fā)展方案制定時(shí)，就可以有效的避免這些問題，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展方案的優(yōu)化。由此，可以看出，檔案信息化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院未來(lái)的良好發(fā)展具有推動(dòng)作用。

3? 提高醫(yī)院檔案信息化建設(shè)水平的意見

3.1? 技術(shù)水平和管理設(shè)備

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)離不開科學(xué)技術(shù)手段和現(xiàn)代化設(shè)備的支持。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，院方就必須要加強(qiáng)專項(xiàng)資金的投入，構(gòu)建完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并配備相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，通過完善技術(shù)手段和基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)[8]。

檔案信息化建設(shè)可以打破檔案應(yīng)用的時(shí)間和空間限制，而為了讓這一工作變得更加的便捷，還需要為醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)添加不同的準(zhǔn)入端口。比如，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入端口可以分為PC端和移動(dòng)端，工作人員通過醫(yī)院的電腦、微信或手機(jī)APP都可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理和使用。

目前，微信已經(jīng)成為了人們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚纳缃还ぞ?，而醫(yī)院檔案信息建設(shè)的一大重點(diǎn)就是拓展微信使用平臺(tái)。醫(yī)院可以建設(shè)自己的微信公眾號(hào)，并不斷豐富公眾號(hào)的模塊和內(nèi)容。公眾號(hào)內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)掛號(hào)、繳費(fèi)、專家預(yù)約等功能，讓患者能更快速的就醫(yī)。同時(shí)還可以在公眾號(hào)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)個(gè)人病例查詢，這樣無(wú)論患者是在本院就醫(yī)還是再其他醫(yī)院就醫(yī)都可以實(shí)現(xiàn)過往病史的快速查證。醫(yī)院還可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上開設(shè)窗口，利用客服實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單疾病的原理和治療方法解答，通過這樣的方法將醫(yī)院檔案內(nèi)保存的醫(yī)療信息更加靈活的使用，為患者提供更優(yōu)良的服務(wù)。

3.2? 組建高水平的檔案管理隊(duì)伍

以往，醫(yī)院的檔案管理工作大多不是有專業(yè)的管理人才擔(dān)任的，管理工作的效率和質(zhì)量總是難以提升。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求變得更加廣泛，檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還需要具備一定的信息技術(shù)水平，這樣才能勝任實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后的醫(yī)院檔案管理工作。

各大醫(yī)院應(yīng)該要對(duì)本院的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高工作人員的能力和責(zé)任意識(shí)。所有的檔案管理人員必須要明確檔案管理工作的意義和重要性，要從根本上提高對(duì)檔案管理工作的重視，這樣才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理。比如，院方可以邀請(qǐng)專業(yè)水平較高的檔案學(xué)、信息技術(shù)學(xué)專家或?qū)W者來(lái)院講座，讓檔案管理人員接受最專業(yè)的技能培訓(xùn);同時(shí)還可以組織同一地區(qū)的醫(yī)療結(jié)構(gòu)開展交流大會(huì)，各醫(yī)療結(jié)構(gòu)之間互相交流經(jīng)驗(yàn)，互相借鑒，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。當(dāng)然，除了對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)外，還需要招聘更加優(yōu)秀的人來(lái)補(bǔ)充檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院聘用的檔案管理人才應(yīng)該要具備極高的專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容和意義有深入了解，并具有職業(yè)精神和服務(wù)意識(shí)，只有這樣才可以勝任實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后的檔案管理工作[9]。

3.3? 完善管理體制和管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案管理體制也是制約醫(yī)院檔案高效化發(fā)展的一大因素。由于以往大多數(shù)的醫(yī)院對(duì)檔案管理不重視，醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度混亂，管理責(zé)任落實(shí)不明確，檔案管理質(zhì)量遲遲難以提升。在實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)后，各大醫(yī)院應(yīng)該要根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，重新制定管理規(guī)范和制度，并且明確檔案管理的權(quán)責(zé)，徹底的落實(shí)檔案管理工作的責(zé)任劃分，為實(shí)現(xiàn)高效管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

同時(shí)，醫(yī)院檔案里面包含許多的保密性內(nèi)容，無(wú)論是醫(yī)療檔案還是患者的個(gè)人信息，這些都不能輕易泄露。為了要提高檔案的安全性，院方必須要不斷完善檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容，要對(duì)所有錄入的檔案實(shí)行分級(jí)管理，醫(yī)院的各科室只有查詢本科室常規(guī)檔案的準(zhǔn)入權(quán)限，如果要使用其他科室的檔案，必須要先在檔案系統(tǒng)和工作人員那里完成登記，取得相關(guān)的權(quán)限之后才能查閱檔案。

此外，檔案信息內(nèi)容龐雜，醫(yī)院聘請(qǐng)的檔案系統(tǒng)維護(hù)人員還應(yīng)該要具備一定水平醫(yī)療知識(shí)，這樣才能不斷的優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理系統(tǒng)為醫(yī)院工作人員提供更優(yōu)良的服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理工作人員必須要定期的對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)的信息進(jìn)行查閱。一方面，是要防止檔案信息丟失的問題，通過定期的檢查來(lái)確保檔案信息的安全;而另一方面，還需要通過定期的檢查，對(duì)錄入系統(tǒng)的信息內(nèi)容和分類進(jìn)行查詢，要確保所有的信息都按照系統(tǒng)劃分的規(guī)則進(jìn)行錄入，這樣才能保證檔案查詢的高效性[10]。

4? 結(jié)論

總而言之，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中扮演著極為重要的角色，該項(xiàng)工作的應(yīng)用價(jià)值主要表現(xiàn)在提高醫(yī)院檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展等多方面。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需求，更是各大醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)。各醫(yī)院應(yīng)該要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案的高效化、科學(xué)化管理，更加充分的發(fā)揮出醫(yī)療檔案在醫(yī)院管理和醫(yī)院未來(lái)發(fā)展當(dāng)中的作用。

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