淺談人力資源在辦公室管理中的應(yīng)用

【摘 要】 本文結(jié)合辦公室人力資源的實(shí)際，提出了一些切實(shí)可行的建議和措施：堅(jiān)持人本管理，尊重員工價(jià)值，通過(guò)發(fā)展人來(lái)發(fā)展團(tuán)隊(duì);打造一支堅(jiān)強(qiáng)有力的辦公室人才隊(duì)伍;建立公平公正的激勵(lì)機(jī)制;拓展辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、信息服務(wù)等重要職能。

【關(guān)鍵詞】 人力資源;辦公室管理

辦公室要想管理好，最重要的是人力資源的管理。辦公室應(yīng)該充分發(fā)揮人力資源的優(yōu)勢(shì)和潛力，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)管理，形成和諧友好、凝心聚力的辦公氛圍，員工工作的積極性、創(chuàng)造性得到最好發(fā)揮，辦公室各項(xiàng)職能得到完善、拓展。本文在此著重談?wù)勅肆Y源在辦公室管理中的應(yīng)用，具體闡述如何采用科學(xué)的人力資源管理方法，最大化地發(fā)揮辦公室作用，從而推動(dòng)單位整體運(yùn)轉(zhuǎn)更加高效。

一、堅(jiān)持人本管理，尊重員工價(jià)值，通過(guò)發(fā)展人來(lái)發(fā)展團(tuán)隊(duì)

以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的核心。“以人為本”的管理重視人的需要，以實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展為目標(biāo)。在管理過(guò)程中，管理者以人為出發(fā)點(diǎn)和中心，圍繞著如何激發(fā)和調(diào)動(dòng)人的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，鼓勵(lì)、培養(yǎng)員工，實(shí)現(xiàn)人與單位共同發(fā)展。辦公室是一個(gè)單位內(nèi)外溝通、上下銜接、左右聯(lián)結(jié)的“橋梁”和“紐帶”，辦公室工作是與人打交道、服務(wù)于他人、服務(wù)于整個(gè)單位的。因而，“以人為本”的管理理念非常適合辦公室工作特點(diǎn)。對(duì)于辦公室員工來(lái)說(shuō)，只有以人為本，充分尊重人、理解人，才能做好溝通協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)籌兼顧部門(mén)、單位之間的關(guān)系，平衡意見(jiàn)分歧。對(duì)于辦公室管理者來(lái)說(shuō)，只有尊重每個(gè)人的人格，重視每個(gè)人的能力，鼓勵(lì)每個(gè)人積極提升業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)辦公室整體工作效率和工作質(zhì)量的較大突破。

以人為本，要關(guān)注人的需求，凝聚人的智慧，激發(fā)人的潛能，提升人的技能，促進(jìn)人的發(fā)展。管理者要幫助員工實(shí)現(xiàn)職業(yè)愿景，增強(qiáng)員工的集體歸屬感。管理者應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)員工將自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與單位的發(fā)展目標(biāo)相融合，將個(gè)人才智與辦公室團(tuán)隊(duì)發(fā)展結(jié)合起來(lái)，群策群力做好辦公室工作。辦公室的發(fā)展以人的發(fā)展為基礎(chǔ)，依賴(lài)于人的發(fā)展。因此，辦公室的管理活動(dòng)應(yīng)該以發(fā)展人為根本目的，以發(fā)展辦公室、進(jìn)而推動(dòng)單位整體長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為終極目標(biāo)。管理者可以為員工提供多方面的發(fā)展機(jī)會(huì)，比如晉升職位、增加福利、崗位歷練、外出培訓(xùn)等等，這些都有助于單位和員工獲得較好的發(fā)展。

二、打造一支堅(jiān)強(qiáng)有力的辦公室人才隊(duì)伍

擁有一支政治素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力精的辦公室干部隊(duì)伍，是做好辦公室工作的根本前提。辦公室每個(gè)工作人員素質(zhì)和能力的高低，責(zé)任心的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到辦公室工作質(zhì)量的優(yōu)劣和效率的高低，關(guān)系著辦公室的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，進(jìn)而影響到一個(gè)單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，如何吸引、培養(yǎng)、留住、儲(chǔ)備一批有用之才，發(fā)展一支訓(xùn)練有素、精干上進(jìn)、來(lái)之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的辦公室人才隊(duì)伍，對(duì)單位和辦公室管理者來(lái)說(shuō)都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

首先要在選人用人上科學(xué)設(shè)崗，按崗選人。辦公室的各個(gè)崗位都有與之相適應(yīng)的素質(zhì)、能力要求，這就必須根據(jù)崗位需求選用合適的人才，做到揚(yáng)長(zhǎng)避短、人盡其用。辦公室工作內(nèi)容繁多，崗位之間的職能有一定的交叉重疊，每個(gè)崗位的工作有主有次，要抓住主要職能來(lái)劃分崗位，不要把職能區(qū)分過(guò)細(xì)，界限過(guò)嚴(yán)?？稍O(shè)可不設(shè)的崗位盡量不設(shè)，有利于各個(gè)崗位之間形成互補(bǔ)關(guān)系，減少工作中因推諉扯皮產(chǎn)生的阻力。選用人才時(shí)要兼顧學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、實(shí)踐技能和品德素養(yǎng)等各方面的因素，要重視真才實(shí)學(xué)，重視解決實(shí)際問(wèn)題的能力。

二是要做好“留進(jìn)”的加法，“留出”的減法。辦公室工作接觸領(lǐng)導(dǎo)多，工作機(jī)遇多，所以具有較強(qiáng)的吸引力。與此同時(shí)，辦公室工作十分艱巨難干、繁雜單調(diào)、瑣碎枯燥，常常要處理頭緒多、時(shí)間緊、任務(wù)重的工作，往往是一件工作還沒(méi)結(jié)束，新的工作又接踵而至，加班加點(diǎn)是家常便飯。所以辦公室工作并不容易長(zhǎng)久地留住人才，員工一旦遇到更好的工作機(jī)會(huì)便會(huì)離開(kāi)。因此，辦公室管理者要在“留住人才”上出真招，從發(fā)展前景的規(guī)劃，再到情感歸屬的營(yíng)造，旨在讓人才更好地“留住”與“留下”。辦公室管理者要帶頭吃苦帶頭干，指導(dǎo)督促辦公室人員不斷提高業(yè)務(wù)水平，積極主動(dòng)地幫助他們解決工資、職稱(chēng)、福利待遇、個(gè)人發(fā)展等方面的困難和問(wèn)題，為辦公室人員各方面的發(fā)展提供較好的平臺(tái)。

三是提高辦公室工作人員的能力。人事部門(mén)要幫助辦公室配齊配強(qiáng)工作班子，特別是秘書(shū)等關(guān)鍵崗位，一定要選配政治立場(chǎng)堅(jiān)定、具備較強(qiáng)政治鑒別力和敏銳性、文字駕馭能力好、善于處理矛盾的人選擔(dān)任。辦公室工作很雜，頭緒也多，要做好辦公室工作，必須結(jié)合辦公室工作實(shí)際加強(qiáng)學(xué)習(xí)。要不斷提高文字駕馭能力，保證文件材料質(zhì)量。提高組織協(xié)調(diào)能力，善于與人相處，與部門(mén)協(xié)調(diào)，善于處理各種矛盾。時(shí)時(shí)處處從工作大局出發(fā)，堅(jiān)持工作原則，堅(jiān)持是非標(biāo)準(zhǔn)，敢于把關(guān)、嚴(yán)于把關(guān)，維護(hù)各項(xiàng)政策措施、規(guī)章制度的嚴(yán)肅性。

三、建立公平公正的激勵(lì)機(jī)制

辦公室工作點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣，事無(wú)巨細(xì)，必須杜絕紕漏、精益求精，工作標(biāo)準(zhǔn)很高。所以，在辦公室管理中，科學(xué)設(shè)置適合的激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)措施是最為有效的管理手段之一。要建立公平公正的激勵(lì)約束機(jī)制，對(duì)于優(yōu)秀員工，應(yīng)該給予充分激勵(lì)，有效促進(jìn)員工不斷提高工作效率和質(zhì)量，提升員工忠誠(chéng)度，實(shí)現(xiàn)員工與部門(mén)、單位共贏的目標(biāo)。同時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行處罰制度，用制度管事，用責(zé)任管人。落實(shí)處罰制度時(shí)，要注意不能“雷聲大雨點(diǎn)小”、搞變通、講人情，這樣會(huì)使制度形同虛設(shè)，組織渙散，比沒(méi)有制度的危害還要大。

管理者要充分認(rèn)識(shí)辦公室的地位和作用，經(jīng)常性地與員工談心，目的是為了幫助每一位同志改正缺點(diǎn)，發(fā)揮長(zhǎng)處，不斷取得更大的進(jìn)步。要多看到員工的優(yōu)點(diǎn)和對(duì)工作的辛苦付出，領(lǐng)導(dǎo)的表?yè)P(yáng)和肯定是激勵(lì)員工工作的不二法寶。只有在領(lǐng)導(dǎo)的不斷激勵(lì)下，才能讓員工產(chǎn)生成就感和自信心，才能源源不斷地激發(fā)其內(nèi)在的工作積極性。相反，批評(píng)多了，就會(huì)有挫折感，喪失信心，對(duì)工作失去興趣，甚至產(chǎn)生抵觸情緒。此外，管理者還要真正關(guān)懷每一名員工及其家庭，讓員工切實(shí)感受到組織的關(guān)心，才能讓員工有歸屬感，對(duì)組織產(chǎn)生認(rèn)同感，才會(huì)真正把工作當(dāng)作自己的一份事業(yè)來(lái)做，而不僅僅是謀生的手段。

四、拓展辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、信息服務(wù)等重要職能

目前，我國(guó)發(fā)展的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，優(yōu)勢(shì)與困難同在，各項(xiàng)改革不斷深入，新問(wèn)題層出不窮，作為辦公室人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，新的環(huán)境變化勢(shì)必對(duì)辦公室工作和管理者提出了新的更高要求：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要從宏觀上著力把握行業(yè)發(fā)展方向，民主決策、科學(xué)決策需要準(zhǔn)確的信息并得以貫徹實(shí)施，這就需要辦公室做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”。

首先要拓展辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的職能，增強(qiáng)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性，減少被動(dòng)性。在領(lǐng)導(dǎo)面臨著一系列紛繁復(fù)雜的新情況、新問(wèn)題時(shí)，辦公室人員要多思多想，為領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法，要上知方向、下知實(shí)情，遠(yuǎn)知信息、近知意圖。要增強(qiáng)對(duì)全盤(pán)工作的了解和認(rèn)知。充分借助辦公室的信息樞紐地位，通過(guò)文件、會(huì)議等多種渠道，準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)工作的要求和意見(jiàn)，全面了解各項(xiàng)工作開(kāi)展的情況和責(zé)任部門(mén)，及時(shí)掌握各項(xiàng)工作在推進(jìn)中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，憑借辦公軟件實(shí)現(xiàn)信息資源共享，讓全單位的人員盡可能全面、對(duì)稱(chēng)地了解工作信息，增強(qiáng)全局意識(shí)和大局觀念，增強(qiáng)工作的方向感和目標(biāo)意識(shí)，增強(qiáng)相互之間的銜接和協(xié)調(diào)。

二是拓展辦公室信息服務(wù)的職能。努力加強(qiáng)政務(wù)信息的采編。圍繞單位中心工作和重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題，刊載上級(jí)單位對(duì)工作的要求，本單位對(duì)工作的具體部署，單位重要工作的進(jìn)展動(dòng)態(tài)，基層工作的新經(jīng)驗(yàn)和新措施，工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，突發(fā)事件的發(fā)生以及處理，有關(guān)專(zhuān)家、學(xué)者對(duì)單位所在業(yè)務(wù)領(lǐng)域工作的研究以及本行業(yè)人員的工作思考，立足服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策和中心工作的推進(jìn)。

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【作者簡(jiǎn)介】

翟超群（1982.7—）女，漢族，河南駐馬店人，研究生，陜西省公路局經(jīng)濟(jì)師，研究方向?yàn)椋喝肆Y源.