淺談新形勢下如何加強檔案館功能建設

趙振國

檔案館的服務功能就是指檔案館面向社會、面向公眾、面向未來所具有的檔案服務功能。隨著社會的發(fā)展，社會公眾意識的提高，利用需求量的增加，檔案館的服務功能越來越被更多人認可，本文從幾個方面來淺析檔案館功能建設。

一、檔案館目前現(xiàn)狀

（一）館藏匱乏，利用價值不高。豐富的館藏是檔案館功能建設的基礎，沒有館藏，一切都是空談。從館藏結(jié)構(gòu)上看，雖然各個門類都有所涉及，但是數(shù)量卻差強人意;從內(nèi)容上看，政治活動檔案資料多，文書檔案資料多，專門的檔案資料、科技檔案資料以及具有地方特色的檔案資料少，真正具有參考價值和利用價值的為數(shù)不多。檔案在收、管、用中存在不平衡、不協(xié)調(diào)、不匹配等結(jié)構(gòu)性問題，與廣大人民群眾切身利益息息相關(guān)的民生檔案資源不足，經(jīng)常出現(xiàn)“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。

（二）檔案館宣傳工作不到位。檔案部門一直是邊緣單位，社會公眾對檔案部門的性質(zhì)、地位及其工作職能等方面的認知度不高，檔案部門雖然每年都開展一些業(yè)務活動，也通過新聞媒體、國際檔案日之際對檔案知識進行宣傳，但這些宣傳一般都是針對檔案法及檔案工作自身開展的，沒有面向基層，面向群眾，社會影響小，群眾參與性不強，收效甚微;另外宣傳力度不夠，形式單一，沒有廣泛的、多渠道的宣傳檔案的社會效益和經(jīng)濟效益的實例;再一個檔案工作者只滿足于踏踏實實地做好本職工作，缺乏創(chuàng)造性和積極性，缺乏主動意識，從而影響到社會對檔案的認識程度。

（三）服務水平不高。檔案館的功能主要體現(xiàn)在檔案服務上。服務質(zhì)量的高低必然會影響到檔案館各項功能的發(fā)揮。目前，部分檔案館存在著利用方式單一、利用效率不高等現(xiàn)象，造成不能滿足人們對檔案利用的需要。有些檔案館工作人員缺乏積極主動思想，業(yè)務生疏，這些問題的存在都直接影響著檔案館各項功能的發(fā)揮。

（四）編研工作缺乏成效。檔案館編研工作起步較晚，目前大部分檔案館編研工作停留在基礎階段，只是對館藏檔案進行收集、分類、整理、編目等，沒有對館藏檔案進行深入的研究分析，從而不能結(jié)合本地的實際情況，對檔案資料做更深層次的編研。有的檔案館在開展檔案工作中存在重業(yè)務指導輕館務工作、重保管利用輕檔案資源信息開發(fā)的現(xiàn)象。有的檔案館雖然開展了編研工作，但沒有確定專門的編研人員，搞編研要么是臨時交辦，要么就成了業(yè)余的事情，以致對該項工作時而做得好，時而停滯不前，忽冷忽熱，沒有使之統(tǒng)籌兼顧和可持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展時代檔案館的功能不斷擴展

檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度加快，使得檔案實體與信息同時存在于檔案館中，檔案館逐步將政府的整個文件、檔案及信息完全置于其管理之下，并成為地區(qū)政府和社會的現(xiàn)行文件、檔案資料的保管重地，從而使得檔案館的功能不斷擴展，地位迅速提高，檔案館不再是純粹的物質(zhì)載體的保管基地。

（一）加大接收、征集力度，不斷豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。館藏是一個地區(qū)經(jīng)濟、政治、科技、教育、文化、歷史的綜合反映，館藏的豐富和優(yōu)化與否，是實現(xiàn)檔案利用需求的前提條件，俗話說“巧婦難為無米之炊”，很顯然，如果館藏貧乏，即使有現(xiàn)代化手段，也難以滿足社會的各項需求。不斷豐富館藏，就要不斷加大接收力度：一是不僅要注重機關(guān)檔案的接收，還要把社會重大活動、重大建設項目、重大科研項目、地方特色等檔案都要接收進館。二是在數(shù)字化時代，不僅要接收紙質(zhì)檔案，更要把相應的電子檔案同時接收進館。三是要做好名人、名勝古跡、名優(yōu)產(chǎn)品和一些反映地方文化藝術(shù)特色檔案的征集。開展“口述歷史”的收集工作，重視收集利用檔案著書立說等成果的“再生信息資源”的收集，這是檔案館突出地方文化特色的一個重要方面。

（二）開展多種形式的檔案館宣傳工作。各級檔案館應抓住每一次機會向社會展示自己，通過懸掛條幅、印發(fā)圖片等強化公眾對檔案館的認識，也可借助電臺、電視臺、報紙等新聞媒體，采取“廣而告之”的方式向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果。檔案館要利用現(xiàn)有館藏，充分發(fā)揮教育基地功能，根據(jù)當前的形式和中心工作，舉辦各種不同形式的展覽，如當?shù)馗锩鼩v史，城市發(fā)展紀實等圖片展，使得廣大群眾在受教育的同時，對檔案工作有所了解，增強檔案意識，凸顯檔案館的愛國教育功能。檔案館可以組織知識競賽，邀請社會各界參與，擴大檔案館在社會的知名度。再一個，還可選擇一個適宜的場地長期設置宣傳欄，定期更換版面，從而達到宣傳檔案館的目的。

（三）進一步增強檔案館的服務功能。傳統(tǒng)的檔案服務一般是等客上門，所有的服務基本上是以本單位為中心，其服務方式一般為單位內(nèi)閱覽，檔案工作人員的思想和主動服務精神受到束縛。首先要求檔案人員具有敏銳的政治意識和超強的業(yè)務能力，充分發(fā)揮主觀能動性。再一個要充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，以電子政務平臺為依托，積極開展現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務，進一步完善文件查閱利用工作，為社會提供方便、快捷的檔案信息服務。

（四）加強檔案館的功能和建設，對館藏現(xiàn)有檔案進行深入挖掘，加強檔案館編研工作。檔案館的編研工作，是對檔案館功能的又一個拓展，是檔案利用的較高形式，是開發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，必須要在編研這方面加強人、財、物的投入，為編研工作的開展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。再一個要提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量，要對館藏做深入細致的挖掘，加強對檔案資源的研究、開發(fā)和利用，多出成果，多出精品。