基于流程優(yōu)化與信息協(xié)同的醫(yī)用耗材管理*

谷 瑋 劉同柱 童貴顯

醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,在醫(yī)改政策持續(xù)深化和現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下,傳統(tǒng)醫(yī)用耗材管理模式越來越難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需要[1].如何將現(xiàn)代信息技術(shù)和先進管理理論融入醫(yī)用耗材管理流程中,實現(xiàn)耗材成本控制、及時供應(yīng)和安全使用的管理目標,已成為當前各級醫(yī)院需要重視的問題[2-3].針對上述問題,部分學(xué)者提出了一些應(yīng)對方法,在流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)精簡等方面起到一定的作用,但在信息協(xié)同性和供應(yīng)鏈效率上有所欠缺[4-6].本研究針對醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的建立及其實踐,闡述其構(gòu)建和完善過程.

1 傳統(tǒng)醫(yī)用耗材管理方式的回顧性分析

隨著醫(yī)院管理精益化趨勢的發(fā)展,傳統(tǒng)基于經(jīng)驗的醫(yī)用耗材管理模式已難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的需求,縱觀當前國內(nèi)醫(yī)院醫(yī)用耗材管理現(xiàn)狀,其管理方式的缺陷主要表現(xiàn)在醫(yī)用耗材的采購、庫存和使用3個方面.

1.1 采購缺乏分析

(1)體現(xiàn)在耗材的采購量設(shè)置上,傳統(tǒng)管理方式大多憑借以往經(jīng)驗,主觀決定耗材的采購量和采購時點,導(dǎo)致耗材供應(yīng)不及時現(xiàn)象頻發(fā),嚴重影響臨床業(yè)務(wù)開展[7].

(2)體現(xiàn)在供應(yīng)商選擇上,由于供應(yīng)商服務(wù)水平參差不齊,而傳統(tǒng)方式缺乏信息化手段,難以及時獲取供應(yīng)商反饋的信息、難以對供應(yīng)商進行定量評估,因此,在耗材供應(yīng)過程的信息追溯和風(fēng)險控制上缺乏有效管理[8].

1.2 庫存缺乏監(jiān)測

驗貨方面,傳統(tǒng)方式下,醫(yī)用耗材入庫時其產(chǎn)品名稱、有效期限、出廠日期以及滅菌日期等信息需人工錄入,易造成信息遺漏和錯誤,且錄入的信息也難以實時追溯.庫存控制方面,傳統(tǒng)方式下,由于缺乏庫存分級管理和信息化監(jiān)測,耗材在醫(yī)院各類(級)庫房中的庫存信息不能實時獲取,難以做到庫存水平監(jiān)測及缺貨報警等[9].

1.3 使用難以監(jiān)管

使用管理體現(xiàn)在領(lǐng)用量設(shè)置和使用追溯2個方面.傳統(tǒng)方式下,醫(yī)用耗材的領(lǐng)用單位是以箱或件計算,而實際每次和(或)每日使用量往往介于兩者之間,多領(lǐng)耗材勢必會導(dǎo)致科室?guī)旆课镔Y積壓,而少領(lǐng)耗材會增加科室領(lǐng)用次數(shù);且由于未應(yīng)用信息追溯技術(shù),耗材的領(lǐng)用和使用信息未能實時獲取,使用人員的領(lǐng)用信息得不到追溯,多領(lǐng)、浪費等現(xiàn)象難以監(jiān)管[10].

2 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式優(yōu)化

2.1 流程優(yōu)化

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式以"科學(xué)、專業(yè)、平臺、高效、智能"為設(shè)計原則,以管理和工程理論為支撐,引入現(xiàn)代信息技術(shù),結(jié)合醫(yī)院醫(yī)用耗材管理實際,設(shè)計成一元化醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈協(xié)作平臺,實現(xiàn)醫(yī)用耗材供應(yīng)和管理優(yōu)化,其特點包括平臺化和智能化.

(1)平臺化.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈包括院內(nèi)供應(yīng)鏈和院外供應(yīng)鏈兩部分:①院內(nèi)供應(yīng)鏈借助院內(nèi)精益化管理平臺,從醫(yī)用耗材入院到最終消耗全流程的業(yè)務(wù),通過與院內(nèi)各科室的業(yè)務(wù)溝通,將采集到的科室出入庫信息及時傳遞至中心庫房分類匯總,中心庫房根據(jù)獲取的各科室消耗信息安排補貨;②院外供應(yīng)鏈借助院外供應(yīng)采購管理平臺,將匯總后的各科室需求信息傳遞至供應(yīng)商,供應(yīng)商響應(yīng)訂單后,配送耗材至醫(yī)院等待驗貨,其內(nèi)外供應(yīng)鏈見圖1.

圖1 醫(yī)用耗材管理內(nèi)外供應(yīng)鏈

(2)智能化.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式應(yīng)用時,一方面通過運用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),引入醫(yī)用物資智能存儲柜、手術(shù)室智能物流機器人等智能設(shè)備輔助耗材管理,實現(xiàn)醫(yī)用耗材管理的智能和高效;另一方面,供應(yīng)鏈管理模式中引入了定數(shù)設(shè)置、庫存控制和供應(yīng)商評價等多種數(shù)學(xué)模型,在實際運作過程中,所有數(shù)據(jù)運算相關(guān)操作均自動實現(xiàn).

2.2 信息協(xié)同

信息協(xié)同主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程上,通過集成化信息平臺、數(shù)學(xué)模型和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用,醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式中的采購量設(shè)置、供應(yīng)商信息反饋、醫(yī)院庫存控制以及科室推送等各環(huán)節(jié)實現(xiàn)了多級聯(lián)動,不但涉及耗材管理部門與各科室之間的協(xié)同,也涉及到醫(yī)院與供應(yīng)商之間的協(xié)同.醫(yī)用耗材庫存涉及供應(yīng)商和中心庫以及病區(qū)、手術(shù)室等二級庫和病房、手術(shù)間等三級庫,在醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式下,各級庫存協(xié)同聯(lián)動(見圖2).

圖2 醫(yī)用耗材庫存多級聯(lián)動

3 醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式應(yīng)用實踐

3.1 業(yè)務(wù)流程

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式下的業(yè)務(wù)流程,主要環(huán)節(jié)包括平臺采購管理、庫存管理和院內(nèi)配送管理,醫(yī)用耗材管理業(yè)務(wù)流程見圖3.

圖3 醫(yī)用耗材管理業(yè)務(wù)流程

(1)平臺采購管理.①通過智能分析科室歷史平均消耗量、供應(yīng)商響應(yīng)時間等變量,自動生成各科室需求信息,結(jié)合各級庫存上下限設(shè)置補貨量,使采購更加科學(xué);②醫(yī)院與供應(yīng)商通過供應(yīng)采購平臺開展采購業(yè)務(wù),降低人員工作量,提高采購工作的便捷性;③平臺可靈活地根據(jù)各級庫存水平變化進行采購量動態(tài)調(diào)整,以滿足臨床不確定性需求.

(2)庫存管理.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式下的庫存管理流程清晰,在庫房設(shè)計方面,按照耗材屬性實行不同區(qū)域分類管理,引入射頻識別(radio frequency identification,RFID)等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)自動錄入核對、庫存盤點及庫存信息查詢等功能;在庫存控制方面,通過構(gòu)建和應(yīng)用庫存控制模型,根據(jù)耗材使用規(guī)律和各級庫房存儲能力合理設(shè)置庫存相關(guān)參數(shù),提高耗材庫房利用率,實現(xiàn)智能化、精細化管理.

(3)院內(nèi)配送管理.實行"定數(shù)管理"制度,根據(jù)院內(nèi)各科室耗材消耗特點對醫(yī)用耗材進行拆箱(包)并重新包裝附碼,中心庫房在一定周期內(nèi),按照各消耗點消耗信息進行及時主動補貨;同時,通過設(shè)計合理、安全暢通的物流路徑,提高醫(yī)院醫(yī)用耗材的供應(yīng)效率.

3.2 應(yīng)用效果

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的應(yīng)用,能有效改善和彌補既往粗放傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和不足,對科學(xué)、專業(yè)和高效地管理耗材具有重要意義.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式保證了醫(yī)院耗材及時準確供應(yīng),同時通過優(yōu)化耗材流通、使用及管理等環(huán)節(jié),有效提升了院內(nèi)二級庫房的耗材管理效率.

實施供應(yīng)鏈管理模式后,科室耗材庫存量大幅減少,申領(lǐng)頻次和時間均有所下降,庫房整理收納時間減少,醫(yī)護人員從日常繁瑣的耗材管理工作中得到解放;通過引入智能化信息系統(tǒng),為耗材使用全流程可追溯提供了數(shù)據(jù)源,為物資管理決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ);通過醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的應(yīng)用,規(guī)范了耗材的臨床使用,降低了醫(yī)院運營成本,在醫(yī)院床位數(shù)增加的背景下,低值耗材消耗量同比降低約14.71%.

4 討論

4.1 加強與衛(wèi)生政策的銜接

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式的持續(xù)發(fā)展離不開與衛(wèi)生政策的有效銜接.隨著"零差率""帶量采購""集中采購""兩票制"等醫(yī)用耗材采購政策的實施,在建設(shè)供應(yīng)鏈管理模式時要考慮如何及時地將衛(wèi)生政策內(nèi)容融合進來,構(gòu)建如集中采購數(shù)據(jù)對照、"兩票制"驗收等衛(wèi)生政策相關(guān)功能模塊,提高管理模式的政策協(xié)同性.

4.2 加強理論模型的應(yīng)用

管理模式的順利實施離不開科學(xué)的理論模型.日常業(yè)務(wù)中,在供應(yīng)鏈管理模式建設(shè)的庫存控制、定數(shù)設(shè)置、配送調(diào)度以及供應(yīng)商評價等關(guān)鍵環(huán)節(jié),除相關(guān)人員的主觀經(jīng)驗,更重要的是靈活運用運籌學(xué)等管理及工程理論,結(jié)合醫(yī)院實際,建立高效的理論庫存控制模型、供應(yīng)商評價模型及多目標資源調(diào)度模型等,以實現(xiàn)醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈運作的穩(wěn)定性.

4.3 加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

信息技術(shù)是推動管理模式發(fā)展的重要動力,在當前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和人工智能技術(shù)迅速發(fā)展的形勢下,要及時將RFID、圖像識別等現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈建設(shè)的過程中,改善供應(yīng)鏈的運作成本(人力成本、管理成本等)和運作效率(準確性、及時性等),提高醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈的智能化水平.

5 結(jié)語

醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式相對于傳統(tǒng)的粗放式管理,在流程效率和信息追溯等方面具有顯著優(yōu)勢,得到了社會廣泛關(guān)注,部分醫(yī)院的應(yīng)用結(jié)果也表明其在成本控制、規(guī)范化管理上起到較好的作用.醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理模式構(gòu)建過程中,除對流程重建、平臺開發(fā)和管理技術(shù)應(yīng)用上的關(guān)注,還需加強與"集中采購""兩票制"等衛(wèi)生政策的銜接,加強對庫存控制模型、供應(yīng)商評價模型等高效理論模型的應(yīng)用,加強對人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的引入等,實現(xiàn)醫(yī)用耗材的智能化和精細化管理.