企業(yè)檔案管理工作存在的問題與改進對策

尹新平

【摘 要】隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也不斷擴大，其檔案管理工作受到越來越多的重視。但是目前企業(yè)檔案管理工作還存在很多問題和缺點，由于受到周圍環(huán)境和單位實際情況的影響，檔案管理的質(zhì)量和效率還有待提高。本文分析了企業(yè)檔案管理工作存在的問題，闡述了改進企業(yè)檔案管理工作的幾點對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案管理;問題;改進對策

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。這一概念是隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)信息多元化而產(chǎn)生的。企業(yè)檔案在現(xiàn)代企業(yè)制度下，不應僅僅被看作是單板的歷史記錄，而應該給予企業(yè)檔案一種新的定位。

企業(yè)檔案管理的好壞對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用，一個先進合理的企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)發(fā)展的助推器。在日益發(fā)展的新形勢下，各企業(yè)也會為了更好地適應市場經(jīng)濟的需求不斷深化改革，制定新的發(fā)展戰(zhàn)略。在新的發(fā)展戰(zhàn)略實施過程中，企業(yè)檔案管理必然會出現(xiàn)新的問題。

1、企業(yè)檔案管理目前存在的問題

1.1檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。當前很多企業(yè)雖然在努力建立專業(yè)化的檔案管理部門，積極制定本收集整理檔案管理的規(guī)章制度，對企業(yè)的各項工作進行協(xié)調(diào)，但由于大部分管理人員缺乏專業(yè)的管理知識和管理手段，因此在實際的工作中使得很多實際問題以及突發(fā)狀況得不到積極有效地解決和落實。

1.2企業(yè)檔案管理制度不健全。當前很多企業(yè)檔案管理缺乏健全的管理制度和監(jiān)督機制，對企業(yè)的檔案管理沒有做出統(tǒng)一的要求，因此企業(yè)檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，而且由于缺乏相應的管理制度，致使檔案管理手段落后，管理方式停滯不前，使得企業(yè)發(fā)展過程中的很多資料丟失。

1.3檔案管理不夠規(guī)范。在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：一是案卷標題不規(guī)范。二是檔號不規(guī)范。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。

1.4檔案管理觀念落后。一是管理方式陳舊。當前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位?；鶎悠髽I(yè)辦公經(jīng)費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

1.5在信息開發(fā)和編研工作上存在不少問題。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個人就來編研，使編研產(chǎn)品層次低、質(zhì)量差、實用性不大、利用價值更小。有的選題雖好，緊跟形勢，但因編研時間過長失去了時效性，影響了作用的發(fā)揮。

2、改進企業(yè)檔案管理的對策

2.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理觀念。在新的時代背景下加強企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新，需要對傳統(tǒng)的管理理念進行改革，在信息化時代，應該要加強信息化管理理念和管理模式在企業(yè)檔案管理中的應用，使得企業(yè)的管理可以與企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展目標一致，從而促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。由于當前很多企業(yè)在發(fā)展過程中，領(lǐng)導人員對企業(yè)的檔案管理體系所持有的觀念還比較傳統(tǒng)，對現(xiàn)代企業(yè)所面臨的環(huán)境的認識不夠，因此沒有意識到信息化、科學化檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要意義。對此，未來企業(yè)的發(fā)展過程中應該要積極加強對信息化檔案管理模式的認識，建立完善的企業(yè)檔案管理體系，對企業(yè)檔案管理工作進行細分，確保不同人員的責任可以得到有效的落實。

2.2加強企業(yè)檔案管理體系的構(gòu)建。要建立完善的企業(yè)檔案管理體系。在企業(yè)檔案管理過程中，一方面要建立自上而下的領(lǐng)導管理體系，以便對企業(yè)檔案管理中的各項任務進行有效地傳遞，從而使得企業(yè)檔案管理處于一種平衡的狀態(tài)。另一方面，企業(yè)還應該要建立一個比較明確的橫向管理體系，即在一個部門內(nèi)要建立完善的管理體系，加強部門領(lǐng)導者與部門員工之間的有效溝通，使得員工的訴求能夠得到滿足，員工在日常工作中的積極性能夠得到有效的提升，當企業(yè)高層將管理任務分配下來時能夠發(fā)揮不同人員的作用，切實完成各項工作。要建立長期性的管理機制，對企業(yè)檔案管理進行規(guī)范。企業(yè)要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就必須要加強對長效管理機制的建立，管理人員要對管理的具體人員進行任務分配，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展趨勢和發(fā)展目標，設定具體的發(fā)展方向，建立起適合企業(yè)特點的管理制度，比如在對企業(yè)的人員檔案進行管理的時候，應該要加強對工作人員的基本情況的了解，同時根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標，對人員進行培訓。

2.3發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用。首先，檔案管理人員要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使檔案管理人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，一專多能的檔案工作人才。作為檔案管理人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新。因此，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要。要把學習作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。同時可以制訂相應的制度，提出具體要求。

2.4加強企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。企業(yè)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。要利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于企業(yè)和社會。

2.5加強基礎工作。實現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量文書檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進行檢查，保證萬無一失。

3、結(jié)語

總之，在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作要進行一定的改革和優(yōu)化。目前很多企業(yè)在檔案管理中還存在著一些問題，這需要加大對管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關(guān)于信息技術(shù)的講座，培養(yǎng)其信息化意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進企業(yè)更加穩(wěn)定地發(fā)展。

【參考文獻】

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