專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)體系研究★

孫曉燕 孫浩 侯智洋 李瑛

（1.國(guó)家海洋信息中心 天津 300171；2.中國(guó)海洋檔案館 天津 300171；3.南開(kāi)大學(xué)信息資源管理系 天津 300071）

專業(yè)檔案館是指國(guó)家在專門管理某一方面或某一特殊專業(yè)和技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案而設(shè)置的檔案館，分為專門檔案館和部門檔案館兩種[1]。前者例如中國(guó)照片檔案館、中國(guó)電影資料館等，收藏某些性質(zhì)特殊或?qū)I(yè)性特別強(qiáng)的檔案資料；后者如海洋檔案館、公安部檔案館等，是指在某一專業(yè)系統(tǒng)、領(lǐng)域內(nèi)為保管某類專門檔案并為本系統(tǒng)、領(lǐng)域服務(wù)而設(shè)置的檔案館。目前,我國(guó)共有專業(yè)檔案館367個(gè),其中國(guó)家專門檔案館225個(gè),部門檔案館142個(gè)[2]。專業(yè)檔案館具有館藏專業(yè)性強(qiáng)、時(shí)效性強(qiáng)、利用率高和服務(wù)有限性、管理行政性等特點(diǎn)[3]。隨著社會(huì)的發(fā)展，專業(yè)檔案館面臨更多挑戰(zhàn)，如怎樣更好地發(fā)揮作用、更好地開(kāi)放共享資源，以滿足日益增長(zhǎng)的公眾需求，提升自身形象。

國(guó)內(nèi)外關(guān)于檔案館形象的研究較少，已有研究也只是對(duì)綜合檔案館如何塑造形象，以及對(duì)存在問(wèn)題和改進(jìn)形象的介紹和評(píng)論等，多數(shù)是從檔案館角度出發(fā)，忽視公眾的角度；多是定性討論，少有實(shí)證和定量研究，專業(yè)檔案館形象方面的研究近乎空白。檔案館改革重點(diǎn)工作之一是關(guān)注檔案館形象，國(guó)家政策方面也要求檔案館轉(zhuǎn)型服務(wù)，對(duì)專業(yè)檔案館形象這一問(wèn)題存在很大的研究空間，從公眾角度出發(fā)，建立專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)體系，對(duì)進(jìn)一步提升專業(yè)檔案館形象和功能具有實(shí)踐意義。

一、研究方法

本文從公眾角度出發(fā)，基于現(xiàn)有文獻(xiàn)中關(guān)于檔案館形象的相關(guān)理論及已有評(píng)價(jià)指標(biāo)，通過(guò)訪談獲取公眾感知的專業(yè)檔案館形象指標(biāo)，分析編碼后初步構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)，并通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷和探索性因子分析方法對(duì)指標(biāo)進(jìn)行修正和完善，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。訪談法應(yīng)用在檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)構(gòu)建階段，目的是了解利用者對(duì)檔案館形象的認(rèn)識(shí)和看法，獲取檔案館形象的可能影響因素。問(wèn)卷調(diào)查法用于對(duì)專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行檢驗(yàn)和修正。為檢驗(yàn)初步構(gòu)建的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷和探索性因子分析，對(duì)構(gòu)建的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系進(jìn)行修正，形成最終的公眾角度的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。

非正式訪談的目的是初步獲取檔案館形象的可能影響因素，采取面對(duì)面和電話交流方式，訪談對(duì)象是專業(yè)檔案館的一般用戶。正式訪談建立在非正式訪談基礎(chǔ)上，采取半結(jié)構(gòu)化方式，一對(duì)一與被訪談?wù)哌M(jìn)行深入交流，針對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題獲取深層信息。訪談前根據(jù)非正式訪談結(jié)果對(duì)訪談提綱進(jìn)行了修正（見(jiàn)附錄1），共進(jìn)行了10人非正式訪談和16人正式訪談。16位訪談對(duì)象中男性8位，女性8位，年齡從26歲到50歲，分別在科研機(jī)構(gòu)、高校、銀行、醫(yī)院等不同行業(yè)工作。訪談對(duì)象涵蓋性別、年齡、婚姻、職業(yè)等不同特征，具有一定的代表性和區(qū)分性，且在“專業(yè)檔案館形象”方面，通過(guò)其他利用者沒(méi)有獲取新的信息，達(dá)到“信息飽和”。訪談地點(diǎn)選擇在咖啡廳，環(huán)境均安靜舒適，具有一定的私密性。訪談前告知被訪談?wù)咴L談的目的和大致內(nèi)容，在征得對(duì)方同意的前提下，對(duì)訪談進(jìn)行錄音，并在訪談后24小時(shí)之內(nèi)將錄音轉(zhuǎn)錄為文字。

二、專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建

（一）已有文獻(xiàn)中評(píng)價(jià)指標(biāo)的獲取

通過(guò)大量文獻(xiàn)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)不同學(xué)者出于不同的角度考慮和理解，或基于特定情境，將檔案館形象劃分為不同的維度，也有學(xué)者初步建立了形象指標(biāo)（見(jiàn)表1）。

表1 文獻(xiàn)中關(guān)于檔案館形象的評(píng)價(jià)指標(biāo)

（二）關(guān)鍵對(duì)象訪談數(shù)據(jù)中評(píng)價(jià)指標(biāo)的抽取

關(guān)鍵對(duì)象訪談錄音總長(zhǎng)210分鐘，共轉(zhuǎn)錄文字39217字。訪談數(shù)據(jù)分析的過(guò)程主要就是編碼，使用軟件Nvivo 11進(jìn)行輔助。在把握整體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，將文稿按照不同的部分進(jìn)行拆分、標(biāo)注，將涉及檔案館形象的部分提取出來(lái)，數(shù)據(jù)的處理主要進(jìn)行開(kāi)放新編碼、主軸編碼和選擇編碼三個(gè)過(guò)程。開(kāi)放性編碼是針對(duì)訪談中“檔案館形象”部分采用逐段逐句的閱讀研究，反復(fù)推敲提取該部分中的重點(diǎn)語(yǔ)句和關(guān)鍵信息。表2為部分開(kāi)放編碼內(nèi)容的舉例。其中原始訪談?wù)Z句為訪談對(duì)象的原文陳述，資料概念化為抽取的關(guān)鍵信息或理論成分。

主軸編碼是對(duì)開(kāi)放編碼后得到的關(guān)鍵信息進(jìn)行進(jìn)一步歸納、概括，將屬于同一意義層的概念進(jìn)一步抽象，形成不同類目，從而對(duì)現(xiàn)象進(jìn)行更為深入的解釋。主軸編碼的目的是發(fā)展主范疇和副范疇，發(fā)展范疇的屬性和層面的同時(shí)使各個(gè)獨(dú)立范疇聯(lián)結(jié)在一起，并發(fā)現(xiàn)其潛在聯(lián)系。通過(guò)主軸編碼，共抽取出16個(gè)主要范疇，每個(gè)范疇下又包括幾個(gè)維度。通過(guò)主軸編碼，初步勾畫出公眾對(duì)專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)的主要方面，如表3所示。選擇編碼是為了從主范疇中挖掘“核心范疇”，并與其他范疇聯(lián)系起來(lái)，驗(yàn)證之間的關(guān)系，把概念化發(fā)展不完整的范疇補(bǔ)充完善的過(guò)程。在選擇性編碼階段，將專業(yè)檔案館形象歸納為7個(gè)方面，分別是建筑形象、職能形象、館員形象、館藏形象、服務(wù)形象、文化形象、媒體形象，如表4所示。

表2 專業(yè)檔案館公眾形象開(kāi)放性編碼表

表3 公眾角度專業(yè)檔案館形象的主要范疇

表4 公眾角度專業(yè)檔案館形象的核心范疇

（三）專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

通過(guò)已有文獻(xiàn)[14][15][16]和訪談數(shù)據(jù)的分析，從公眾角度構(gòu)建專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，將建筑形象、職能形象、館員形象、館藏形象、服務(wù)形象、文化形象、媒體形象作為專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)的7個(gè)一級(jí)指標(biāo)，為了便于測(cè)量和操作，分解為16個(gè)二級(jí)指標(biāo)，52個(gè)三級(jí)指標(biāo)。

三、指標(biāo)體系的檢驗(yàn)和修正

（一）調(diào)查問(wèn)卷的設(shè)計(jì)

調(diào)查問(wèn)卷設(shè)計(jì)是基于前文構(gòu)建的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)，將每個(gè)三級(jí)指標(biāo)，編寫為一個(gè)描述專業(yè)檔案館形象的句子。問(wèn)卷第一部分設(shè)有52道題目，根據(jù)對(duì)專業(yè)檔案館形象的認(rèn)同程度進(jìn)行打分，滿分為10分，1分最低，10分最高。問(wèn)卷第二部分用于獲取被調(diào)查者性別、年齡、戶籍、政治面貌、受教育程度和職業(yè)等信息，共7道題目。在問(wèn)卷大量發(fā)放前，通過(guò)焦點(diǎn)小組對(duì)問(wèn)卷題目進(jìn)行討論分析和調(diào)整，找到語(yǔ)義表達(dá)不清、不易理解或者容易產(chǎn)生歧義的題目進(jìn)行修改，以保證每個(gè)題目能夠測(cè)量到真正想要測(cè)量的內(nèi)容。并在修改后，進(jìn)行小范圍問(wèn)卷發(fā)放，進(jìn)行試調(diào)查，查看問(wèn)卷排版設(shè)計(jì)是否易于填寫，計(jì)算問(wèn)卷填寫的時(shí)間，收集反饋意見(jiàn)和建議，并針對(duì)性進(jìn)行再次修改，最后確定問(wèn)卷設(shè)計(jì)。

（二）調(diào)查問(wèn)卷的施測(cè)和初步檢查

調(diào)查問(wèn)卷的發(fā)放分現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放和網(wǎng)絡(luò)發(fā)放，共回收問(wèn)卷389份。剔除無(wú)效問(wèn)卷37份，剩余有效問(wèn)卷352份，有效率為90.5%。剔除的標(biāo)準(zhǔn)：一頁(yè)中連續(xù)填答相同選項(xiàng)超過(guò)10題的，有明顯填答規(guī)律的，空白題目超過(guò)三分之一。被試中男性149人，女性203人；大專學(xué)歷9人，本科學(xué)歷188人，碩士學(xué)歷142人，博士及以上學(xué)歷23人；20-25歲122人，26-35歲116人，35-60歲87人，27人未注明年齡。

題目的初步檢查主要通過(guò)題目的區(qū)分度，將各個(gè)題目的得分與問(wèn)卷總分的相關(guān)程度作為參考指標(biāo)，題目與總分的相關(guān)系數(shù)越大，則該題目越能有效的區(qū)分被試的反應(yīng)，而顯著性水平越高，則說(shuō)明該題目越能有效的測(cè)量所想要測(cè)量的內(nèi)容或維度。使用SPSS20.0軟件將52個(gè)題目與總分進(jìn)行相關(guān)分析，發(fā)現(xiàn)52個(gè)題目的相關(guān)系數(shù)均高于0.45（見(jiàn)表5），顯著性水平均小于0.01，所以對(duì)于52個(gè)題目均予以保留。

（三）問(wèn)卷數(shù)據(jù)的探索性因子分析

利用SPSS20.0進(jìn)行探索性因子分析，首先進(jìn)行取樣足夠度的KMO度量和Bartlett球形度檢驗(yàn)。KMO 的值越接近1，表明對(duì)這些題目進(jìn)行因子分析的效果越好。本研究的52個(gè)題目的KMO值為0.959，Bartlett 的球形度檢驗(yàn)的近似卡方值為15321.348 （自由度為1562），顯著性水平小于0.001，說(shuō)明非常適合進(jìn)行因子分析。本文采用探索性因子分析，采用主成分分析法和正交旋轉(zhuǎn)最大方差法來(lái)提取特征值大于1的公共因子，共7個(gè)，最終解釋總變異的69.482%。

表5 題目與總分的相關(guān)系數(shù)

（四）因子分析結(jié)果的分析和專業(yè)檔案館形象指標(biāo)體系的修正

每個(gè)題目的共同度均在0.556以上，最高達(dá)到0.82，說(shuō)明提取七個(gè)因子時(shí)每個(gè)題目的大部分信息能夠被解釋，僅有少量的信息丟失，因子分析的效果較好。題目在因子上載荷值均在0.4以上，最高載荷值為0.828。根據(jù)因子載荷情況對(duì)部分因子進(jìn)行調(diào)整和完善，將指標(biāo)體系進(jìn)行修正。將前期構(gòu)建的專業(yè)檔案館形象指標(biāo)體系修正為由7個(gè)一級(jí)指標(biāo)、16個(gè)二級(jí)指標(biāo)和50個(gè)三級(jí)指標(biāo)，指標(biāo)體系及描述詳見(jiàn)表6。

表6 修正后的公眾感知專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

館藏結(jié)構(gòu) 館藏結(jié)構(gòu)合理，包括音視頻檔案、實(shí)物檔案、名人檔案和照片檔案等館藏形象 館藏館藏?cái)?shù)量 館藏檔案數(shù)量豐富，檔案接收和征集等工作有序開(kāi)展，接收檔案捐贈(zèng)館藏質(zhì)量 具有高質(zhì)量館藏，檔案具有專業(yè)研究?jī)r(jià)值和史料研究?jī)r(jià)值，館藏特色文化檔案業(yè)務(wù)能力 檔案管理能力、信息化技術(shù)掌握、檔案產(chǎn)品開(kāi)發(fā)能力等館員形象 館員職責(zé)素養(yǎng) 愛(ài)崗敬業(yè)，辛勤耕耘，樂(lè)于奉獻(xiàn)，不斷創(chuàng)新，工作中珍視檔案、服務(wù)周到細(xì)心，有較高職業(yè)素養(yǎng)研究能力開(kāi)展電子文件管理等檔案理論研究，以及館藏專業(yè)知識(shí)挖掘等，可以利用館藏資源開(kāi)展課題研究，并形成創(chuàng)新成果文化機(jī)構(gòu)了解該專業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展歷程和歷史文化，滿足公眾文化需求和精神熏陶，推該專業(yè)領(lǐng)域文化和公共文化服務(wù)體系建設(shè)功能定位便民服務(wù)提供免費(fèi)打印和復(fù)印服務(wù)，提供免費(fèi)代查和郵寄服務(wù)，為到館查閱者免費(fèi)提供飲用水，布設(shè)的各項(xiàng)展覽和陳列免費(fèi)開(kāi)放，檔案查詢“零收費(fèi)”等服務(wù)研究 服務(wù)專業(yè)領(lǐng)域和檔案領(lǐng)域的各項(xiàng)研究工作開(kāi)展，提供檔案信息資源。檔案收集 常規(guī)檔案接收，特色實(shí)物檔案征集，接收檔案捐贈(zèng)，口述歷史采集等編輯研究職能形象職能工作挖掘檔案史料資源，結(jié)合專業(yè)發(fā)展歷史經(jīng)開(kāi)展學(xué)科發(fā)展著作的編撰，開(kāi)展口述歷史數(shù)據(jù)采集，開(kāi)展史志等編研查閱利用 專業(yè)檔案查閱服務(wù)，為科研工作開(kāi)展提供支撐保管修復(fù) 檔案保管環(huán)境、破損檔案修復(fù)，檔案異質(zhì)異地備份。以人為本 秉持以用戶為中心的服務(wù)理念，主動(dòng)提供服務(wù)，專業(yè)檔案工作走進(jìn)科研人員和普通公眾。工作理念便捷高效 服務(wù)流程公示，查詢方式多樣，查詢高效，利用程序簡(jiǎn)化。開(kāi)放共享 檔案館設(shè)計(jì)體現(xiàn)開(kāi)放性，設(shè)有檔案查閱利用中心，并充分發(fā)揮作用，館藏?cái)?shù)據(jù)全面開(kāi)放共享。

建設(shè)規(guī)章 設(shè)有檔案建設(shè)規(guī)范、檔案館工作和管理制度等。收集制度 設(shè)有檔案收集范圍的規(guī)定、檔案接收移交的規(guī)定、征集制度等。規(guī)章制度服務(wù)指南 設(shè)有明確的利用辦法和利用程序等相關(guān)規(guī)定。數(shù)字檔案館運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和多媒體技術(shù)采集、處理、存儲(chǔ)和管理各類數(shù)字信息，通過(guò)多種媒體和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供服務(wù)和利用。推進(jìn)智慧專業(yè)檔案館建設(shè)，實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)檔案館與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等的互聯(lián)互通，構(gòu)建智慧專業(yè)檔案采集、管理和平臺(tái)。電子文件中心 館藏檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、增量電子化，實(shí)現(xiàn)檔案利用的高效和便捷。智慧檔案館信息化媒體形象專題數(shù)據(jù)庫(kù)體現(xiàn)專業(yè)檔案館為行業(yè)研究發(fā)展服務(wù)的定位，定制開(kāi)發(fā)行業(yè)熱點(diǎn)專題庫(kù)，建立行業(yè)名人、照片、聲像等專題庫(kù)。微信 公布檔案編研產(chǎn)品，老照片，影像制品等，反應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域的重要信息庫(kù)，微信平臺(tái)自助查詢服務(wù)媒體平臺(tái)微博 開(kāi)通微博定期公布檔案公開(kāi)目錄，提供講座和服務(wù)信息。檔案館網(wǎng)站 開(kāi)通檔案館網(wǎng)站定期發(fā)布工作動(dòng)態(tài)、展示編研成果、檔案目錄檢索、相關(guān)利用程序等移動(dòng)媒體檔案館 掌上手機(jī)查詢平臺(tái)，開(kāi)通網(wǎng)上預(yù)約和查詢等功能。服務(wù)效率服務(wù)形象 服務(wù)檔案數(shù)字化處理，專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，網(wǎng)站、微博、微信平臺(tái)上開(kāi)設(shè)民生信息查詢平臺(tái)，極大縮短查詢時(shí)間服務(wù)方式 服務(wù)方式多樣，包括到館、來(lái)函和電話查詢等，利用程序和利用手續(xù)簡(jiǎn)單已于操作專業(yè)意識(shí)教育基地 開(kāi)展專業(yè)領(lǐng)域意識(shí)教育活動(dòng)，做好行業(yè)文化和歷史宣傳活動(dòng)，建設(shè)專業(yè)領(lǐng)域意識(shí)教育基地。教育基地愛(ài)國(guó)主義教育基地 通過(guò)檔案和歷史將開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育活動(dòng)，建設(shè)愛(ài)國(guó)主義教育基地。文化形象專業(yè)實(shí)習(xí)基地 利用豐富的專業(yè)領(lǐng)域信息資源，提供專業(yè)研究生和本科生實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)。實(shí)習(xí)基地檔案實(shí)習(xí)基地 利用豐富的專業(yè)檔案資源，提供檔案專業(yè)研究生和本科生實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)。

國(guó)際交流 與國(guó)外的檔案界開(kāi)展交流互訪，開(kāi)展業(yè)務(wù)探討和學(xué)術(shù)研究。館際交流 開(kāi)展專業(yè)檔案館館際間合作和交流。研究交流科學(xué)研究科研人員利用館藏資源進(jìn)行課題研究和學(xué)術(shù)探討。研究生利用館藏資源撰寫畢業(yè)論文。開(kāi)展電子文件管理等研究課題，形成創(chuàng)新研究成果。講座活動(dòng) 定期舉辦專業(yè)領(lǐng)域研究論壇，專業(yè)檔案研究講座等活動(dòng)。展覽展廳 建有常設(shè)的行業(yè)歷史展覽館、陳列館等，記錄行業(yè)發(fā)展歷史。宣傳材料 檔案館綜合宣傳冊(cè)、宣傳單、宣傳視頻等。編史修志 專業(yè)領(lǐng)域研究史書、志書、匯編和年鑒等?？谑鰵v史 開(kāi)展專業(yè)領(lǐng)域?qū)ｎ}口述歷史信息采集和加工。文化傳播 打造特色文化檔案、傳承專業(yè)發(fā)展歷史，展現(xiàn)領(lǐng)域發(fā)展文化。歷史記憶通過(guò)老照片、歷史實(shí)物、老地圖、專業(yè)設(shè)備、人文紀(jì)實(shí)等不同方式記載專業(yè)領(lǐng)域各個(gè)歷史時(shí)期的歷史。編研產(chǎn)品

四、結(jié)語(yǔ)

本研究基于現(xiàn)有專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)的分析整理和關(guān)鍵對(duì)象訪談，初步構(gòu)建了公眾角度的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查和探索性因子分析，對(duì)指標(biāo)體系進(jìn)行修正，最終將專業(yè)檔案館形象劃分為建筑形象、館藏形象、館員形象、職能形象、服務(wù)形象、媒體形象、文化形象等7個(gè)一級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)以及16個(gè)二級(jí)指標(biāo)和50個(gè)三級(jí)指標(biāo)，豐富了專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)研究，所構(gòu)建的指標(biāo)體系有助于發(fā)現(xiàn)從公眾角度的影響專業(yè)檔案館形象的主要問(wèn)題，便于采取針對(duì)性措施，提升專業(yè)檔案館形象；另一方面該指標(biāo)體系可作為公眾對(duì)專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)的測(cè)量工具。通過(guò)項(xiàng)目分析和探索性因子分析對(duì)前期構(gòu)建的專業(yè)檔案館形象指標(biāo)體系進(jìn)行了檢驗(yàn)和修正，未進(jìn)行驗(yàn)證性因子分析，而且對(duì)于修正后的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)未能進(jìn)行再次驗(yàn)證。因此，修正后的專業(yè)檔案館形象評(píng)價(jià)指標(biāo)體系有可能仍存在不準(zhǔn)確的項(xiàng)目，有待后期的檢驗(yàn)。