關(guān)于企業(yè)檔案安全的研究與防范管窺

劉麗霞

摘 要 隨著企業(yè)檔案管理的信息化、電子化發(fā)展，進(jìn)一步提高了企業(yè)檔案管理的整體水平，但在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)檔案安全面臨很大的威脅，一旦檔案數(shù)據(jù)泄密、丟失都有可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。下面文章就對(duì)企業(yè)檔案管理安全防范進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 檔案安全 安全防范 信息檔案

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根基。檔案的性質(zhì)決定了檔案安全管理的重要性。檔案的安全有效管理是充分發(fā)揮檔案重要作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。

1新時(shí)期加強(qiáng)檔案安全管理工作的必要性

新時(shí)期，信息技術(shù)成為人們生活及社會(huì)發(fā)展不可缺少的一部分。因此，檔案安全管理工作向信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。加強(qiáng)檔案管理就是要積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改善以及提升檔案管理工作成效，并且通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，能夠及時(shí)更新信息資源，拓展檔案信息資源獲取與開發(fā)的渠道，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息安全管理的科學(xué)性、便捷性、有效性等。同時(shí)，信息化檔案安全管理能夠有效打破傳統(tǒng)管理方式與管理理念，提升檔案信息的準(zhǔn)確性與安全性。此外，新時(shí)期加強(qiáng)檔案安全管理工作，能夠在一定程度上促進(jìn)其信息資源共享，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而使檔案管理工作幫助企業(yè)良好發(fā)展。由此可見，新時(shí)期背景下加強(qiáng)檔案安全管理工作是非常必要的，這是提升社會(huì)競爭力的有效手段與途徑。

2企業(yè)檔案安全管理的問題

2.1病毒、黑客侵入

首先檔案信息系統(tǒng)，容易被不法分子通過木馬程序等惡意破壞。信息化建設(shè)離不開檔案網(wǎng)站的操作，鑒于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性，黑客、病毒等，會(huì)通過木馬程序惡意篡改、復(fù)制、銷毀檔案信息;或是通過漏洞，獲取網(wǎng)站登錄權(quán)限后，采取主動(dòng)攻擊方式，刪除、監(jiān)聽、竊取檔案信息，影響個(gè)人、企業(yè)或是國家經(jīng)濟(jì)利益。其次，部分網(wǎng)站雖然設(shè)置了防火墻、病毒防御軟件，通過管理權(quán)限等降低了網(wǎng)絡(luò)安全隱患，但是對(duì)后期更新普遍不夠重視。另外，我國軟硬件等信息化技術(shù)水平較低，黑客等不法分子的侵入技術(shù)也隨之提升，檔案系統(tǒng)的漏洞，也成為了其首要攻擊目標(biāo)。

2.2檔案管理專業(yè)性不高

檔案管理工作是需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)化管理的一項(xiàng)重要工作。然而，目前部分缺乏相應(yīng)的管理制度，在管理工作過程中比較隨意，管理人員不專業(yè)，以至于降低了檔案安全管理成效，并且信息資源也不及時(shí)更新，使檔案信息不能夠及時(shí)準(zhǔn)確地供給相關(guān)人員使用。此外，檔案管理任務(wù)繁重艱巨，其檔案信息管理工作方法不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致在一定程度上出現(xiàn)內(nèi)容混亂、丟失、遺漏等現(xiàn)象，由此導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)安全問題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案使用準(zhǔn)確率降低，影響其整體經(jīng)營效益。

3企業(yè)檔案安全管理的有效措施

3.1強(qiáng)化檔案安全管理技術(shù)構(gòu)建立體化的防御系統(tǒng)

需積極消除黑客等不安全因素，避免網(wǎng)絡(luò)癱瘓。對(duì)電子檔案，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案整理的同時(shí)，需做到專人負(fù)責(zé)、管理，保證檔案整理工作有序進(jìn)行、規(guī)范利用。在技術(shù)方面，積極下載防火墻等病毒防范軟件，設(shè)立身份驗(yàn)證、密碼訪問等信息系統(tǒng)安全管理措施。加強(qiáng)對(duì)設(shè)備運(yùn)行介質(zhì)、載體的保護(hù)，尤其是涉及數(shù)據(jù)訪問性、完整性、安全性等方面的設(shè)備。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、備份時(shí)，可通過安令策略，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。在設(shè)立數(shù)據(jù)庫時(shí)，需做好備份處理，將備份后的資料，用其他硬盤保存，利用文件傳輸形式，將其保存在另一主機(jī)上，切實(shí)保證資料完整。

3.2提高檔案安全管理水平

針對(duì)現(xiàn)階段檔案安全管理現(xiàn)狀，應(yīng)積極提高檔案安全管理水平，以此才能夠確保良好運(yùn)營。例如，根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案安全管理理念，加快檔案信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理制度的革新。同時(shí)，要完善檔案安全管理的系統(tǒng)性，對(duì)檔案資源進(jìn)行采集、整理、歸檔、保管等一系列工作，進(jìn)行逐步管理，提升整體檔案信息管理質(zhì)量，在一定程度上確保檔案管理的安全性。此外，應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，用專業(yè)的知識(shí)武裝工作人員的頭腦，提升其檔案管理工作效率，由此提升整體檔案安全管理水平。

3.3檔案安全管理應(yīng)急機(jī)制

保障檔案安全管理應(yīng)急機(jī)制是“人防、物防、技防”三位一體防護(hù)體制的實(shí)踐應(yīng)用體系之一。編制檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案時(shí)，應(yīng)考慮實(shí)施預(yù)案的有關(guān)危機(jī)情況和背景，應(yīng)急處置工作的目標(biāo)、要求和具體措施，應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)人員組成、分工、聯(lián)絡(luò)方式和調(diào)用方案，搶救檔案的順序及具體位置、庫房常用及備用鑰匙、重要檢索工具的位置和管理人員，檔案庫房所在建筑的供水、供電開關(guān)及檔案庫區(qū)、重點(diǎn)部位的位置等，并將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)具體人員，以便保證檔案安全事故突發(fā)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、消防人員等能第一時(shí)間到位，應(yīng)急通道保持暢通，重要檔案能夠以最快的速度搶救出來。

4結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前電子檔案正在隨著社會(huì)的發(fā)展不斷進(jìn)步和完善，因此電子檔案管理中的安全和保密有一定的特殊性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和現(xiàn)代化的電子文檔相結(jié)合，這樣不僅能提高檔案管理人員的工作效率，還可以保證信息的安全，防止人們的信息被非法泄露。

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