信息技術(shù)下優(yōu)化企業(yè)全面預(yù)算管理分析

王焦　王索南吉

摘 要：本文對(duì)信息技術(shù)下的全面預(yù)算管理進(jìn)行研究，重點(diǎn)分析信息技術(shù)下全面預(yù)算管理存在的缺陷，通過(guò)某集團(tuán)公司的案例分析提出信息化下全面預(yù)算管理的建議。明確信息化下預(yù)算管理目標(biāo)，構(gòu)建預(yù)算管理信息系統(tǒng)，建立信息化預(yù)算考核體系，充分發(fā)揮信息化在全面預(yù)算管理方面的作用，有助于拓展信息技術(shù)在全面預(yù)算管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理系統(tǒng)的優(yōu)化，利于價(jià)值創(chuàng)造。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);優(yōu)化;全面預(yù)算管理

一、引言

信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中持續(xù)發(fā)展，就要以企業(yè)現(xiàn)有的資源為基礎(chǔ)，不斷完善企業(yè)管理存在的不足，充分利用信息技術(shù)帶來(lái)的有利條件優(yōu)化企業(yè)預(yù)算管理，降低企業(yè)潛在經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。但僅僅依靠科學(xué)技術(shù)是不夠的，更新企業(yè)管理理念，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)構(gòu)建管理體系，對(duì)企業(yè)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行合理的資源配置很重要。全面預(yù)算管理以實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化目標(biāo)為方向，對(duì)企業(yè)的投資、管理和生產(chǎn)等進(jìn)行綜合預(yù)測(cè)、成本控制和資金籌措，將企業(yè)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵問(wèn)題整合為一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行管理控制。結(jié)合信息技術(shù)的全面預(yù)算管理視為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的重要切入點(diǎn)，利于對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行合理配置，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、信息技術(shù)下全面預(yù)算管理存在的問(wèn)題

信息時(shí)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展要求更高，更需要優(yōu)化全面預(yù)算管理，系統(tǒng)、詳細(xì)地分析信息技術(shù)下全面預(yù)算管理流程，提高信息化下全面預(yù)算管理水平，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)控制能力。信息化全面預(yù)算管理體系已漸漸成為企業(yè)提高競(jìng)爭(zhēng)力并對(duì)成本進(jìn)行控制的有效手段。信息化全面預(yù)算管理是市場(chǎng)的選擇和發(fā)展，是公司內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的復(fù)雜應(yīng)用，也是企業(yè)管理工作的重要組成部分，可以充分利用信息化全面預(yù)算管理的價(jià)值，提高企業(yè)整體信息化全面預(yù)算管理水平，為企業(yè)在信息技術(shù)下創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.企業(yè)預(yù)算管理目標(biāo)模糊

預(yù)算執(zhí)行情況的分析仍停留在數(shù)據(jù)分析、企業(yè)理論和單一視角的分析中。預(yù)算編制者往往限于自己的專(zhuān)業(yè)水平，對(duì)具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和活動(dòng)缺乏了解，甚至對(duì)于預(yù)算編制指標(biāo)、預(yù)算執(zhí)行情況以及信息技術(shù)和預(yù)算流程之間的內(nèi)在關(guān)系理解不深刻。只關(guān)注數(shù)量，而不是從企業(yè)整體利益角度來(lái)看，將會(huì)影響全面預(yù)算的整體分析。在一些部門(mén)和其他一些層面上缺乏相互溝通，員工對(duì)全面預(yù)算的情況毫不關(guān)注，因此，管理層認(rèn)為實(shí)施全面預(yù)算是由預(yù)算管理委員單獨(dú)完成，有的企業(yè)甚至認(rèn)為全面預(yù)算管理僅僅是由財(cái)務(wù)部門(mén)控制，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)全員參與，預(yù)算與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。這使得企業(yè)的整體預(yù)算目標(biāo)不夠權(quán)威，缺乏認(rèn)真實(shí)施和激勵(lì)的標(biāo)準(zhǔn)。

2.預(yù)算編制管理信息化程度不高

總體預(yù)算編制過(guò)程過(guò)于簡(jiǎn)單，管理人員參與的審計(jì)是單一、不循環(huán)的，而預(yù)算編制過(guò)程并不完善。對(duì)于預(yù)算編制方法的選擇，企業(yè)由于不重視全面預(yù)算的意義，加上員工專(zhuān)業(yè)水平的限制，通常對(duì)公司以前相同業(yè)務(wù)活動(dòng)的數(shù)據(jù)或?qū)咀罾硐氲臉I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行模仿和復(fù)制，進(jìn)一步根據(jù)這種方法來(lái)編制未來(lái)的預(yù)算，而不是根據(jù)自身發(fā)展特點(diǎn)來(lái)選擇適當(dāng)?shù)念A(yù)算編制方法。預(yù)算編制采用陳舊的預(yù)算管理模式，業(yè)務(wù)人員與管理層缺乏交流溝通，導(dǎo)致預(yù)算報(bào)告與現(xiàn)實(shí)需求存在較大的差異。目前，缺乏有效運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，預(yù)算管理編制時(shí)間周期長(zhǎng)，準(zhǔn)確性差，效率低下，無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)預(yù)算管理精細(xì)化要求。

3.預(yù)算執(zhí)行缺乏信息化監(jiān)控管理

企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，未將信息化與預(yù)算執(zhí)行體系相結(jié)合，數(shù)據(jù)信息不共享，信息傳遞滯后，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算偏差，導(dǎo)致信息化全面預(yù)算管理流于形式。預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中不能及時(shí)根據(jù)提取分析的實(shí)時(shí)信息化數(shù)據(jù)分析預(yù)算偏差，員工積極性不高，信息溝通不暢，導(dǎo)致信息化全面預(yù)算管理在控制和實(shí)施過(guò)程中不能發(fā)揮高效科學(xué)管理。在企業(yè)實(shí)施信息化全面預(yù)算管理的過(guò)程中，由于缺乏明確的信息化規(guī)章制度，使得預(yù)算指標(biāo)成為一種形式，企業(yè)的信息化全面預(yù)算管理的效率低下。企業(yè)信息化全面預(yù)算管理中存在企業(yè)管理者對(duì)信息化管理了解程度不夠，觀念守舊等問(wèn)題，企業(yè)管理者未把預(yù)算工作的重點(diǎn)放在信息化監(jiān)督管理和調(diào)整上。

4.缺乏信息化預(yù)算考核體系

在企業(yè)全面預(yù)算管理過(guò)程中，預(yù)算評(píng)審機(jī)制信息化程度低，企業(yè)預(yù)算的評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)信息化數(shù)據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)的關(guān)注度較低。企業(yè)所有部門(mén)參與程度不高，沒(méi)有形成一套合理的預(yù)算考核體系，未公平公正對(duì)待所有部門(mén)，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)考核要求嚴(yán)格，其他部門(mén)預(yù)算考核浮于表面。由于缺乏科學(xué)的指標(biāo)，考核內(nèi)容不具體、不量化，考核工作不制度化、不透明化，預(yù)算效果不明顯，其效率也下降。企業(yè)過(guò)于看重短期效益，而忽略企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

三、信息技術(shù)下全面預(yù)算管理的案例分析

某集團(tuán)公司在企業(yè)發(fā)展初期，進(jìn)行全面預(yù)算管理是使用Excel來(lái)完成。會(huì)計(jì)師為編制集團(tuán)公司的全面預(yù)算管理，通過(guò)使用具有計(jì)算能力和格式處理功能的Excel來(lái)進(jìn)行計(jì)算和分析數(shù)據(jù)。隨著集團(tuán)公司的組織規(guī)?；驑I(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，大量關(guān)于業(yè)務(wù)的信息，Excel預(yù)算管理處理效率越來(lái)越慢。幾乎每個(gè)部門(mén)、每個(gè)員工每天都要面對(duì)大量的數(shù)據(jù)，使用傳統(tǒng)預(yù)算管理模式導(dǎo)致效率低下，致使員工工作時(shí)間受到很大程度的影響。由于計(jì)算能力的限制，組織這些數(shù)據(jù)后計(jì)算出的所需的結(jié)果也可能導(dǎo)致錯(cuò)誤，工作人員有時(shí)還需要對(duì)公式和結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)。集團(tuán)公司不能及時(shí)將數(shù)據(jù)傳送到其他所需部門(mén)，導(dǎo)致管理層決策滯后。公司組織規(guī)模擴(kuò)大，公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，集團(tuán)總部以下的分公司需要定期向總公司匯報(bào)預(yù)算結(jié)果，然后分公司內(nèi)部各部門(mén)參與預(yù)算的編制、執(zhí)行、控制、分析、評(píng)估和調(diào)整等。但是一些分公司和集團(tuán)總部不在一個(gè)地區(qū)，部分部門(mén)預(yù)算不能批準(zhǔn)時(shí)，工作人員應(yīng)予以歸還和調(diào)整。從中發(fā)現(xiàn)，該公司集團(tuán)總部與下級(jí)各部門(mén)之間存在大量的數(shù)據(jù)交換，同時(shí)信息交換頻率也很高，但由于缺乏企業(yè)內(nèi)部的信息共享平臺(tái)，不能進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)共享，更不能及時(shí)有效地對(duì)預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程進(jìn)行控制。當(dāng)信息使用者沒(méi)有得到及時(shí)的調(diào)整信息和預(yù)算結(jié)果說(shuō)明時(shí)，預(yù)算的執(zhí)行過(guò)程與實(shí)際情況會(huì)產(chǎn)生很大的差別。這些偏差無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)有效吸引注意力，引起足夠的重視，嚴(yán)重影響到預(yù)算效果。當(dāng)該集團(tuán)公司進(jìn)行業(yè)務(wù)預(yù)算時(shí)，涉及各種成本和費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)測(cè)，員工難以及時(shí)獲取所需數(shù)據(jù)，并將實(shí)時(shí)金額提交審批。團(tuán)隊(duì)的規(guī)模相對(duì)較大，數(shù)據(jù)在提交過(guò)程要經(jīng)過(guò)幾個(gè)層級(jí)，導(dǎo)致延長(zhǎng)提交的時(shí)間，批準(zhǔn)和發(fā)布不是實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。企業(yè)各部門(mén)之間不能隨時(shí)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的分享與交流。員工不會(huì)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變化非常敏感，其行為有滯后性，預(yù)算不能動(dòng)態(tài)調(diào)整，企業(yè)資源不能得到有效利用，不僅浪費(fèi)資源，而且還得不到經(jīng)濟(jì)效益。隨著企業(yè)周?chē)h(huán)境的變化，業(yè)務(wù)拓展的范圍、業(yè)務(wù)類(lèi)型的多樣化以及早期預(yù)算管理的實(shí)施等問(wèn)題已經(jīng)不能滿(mǎn)足企業(yè)的需求。每個(gè)部門(mén)的工作人員都在不斷地檢索、分析和提供數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)信息的手動(dòng)輸入嚴(yán)重影響效果和效率。由于數(shù)據(jù)量龐大，加上計(jì)算能力有限，使得預(yù)算編制的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和完整性難以實(shí)現(xiàn)。

四、信息技術(shù)下全面預(yù)算管理優(yōu)化建議

1.明確信息化下預(yù)算管理目標(biāo)

通過(guò)信息技術(shù)和全面預(yù)算管理相結(jié)合，明確預(yù)算管理目標(biāo)。將預(yù)算作為整個(gè)企業(yè)管理活動(dòng)的起點(diǎn)。將保存的企業(yè)各個(gè)中長(zhǎng)期，年度和月度預(yù)算的歷史數(shù)據(jù)存入信息化系統(tǒng)，作為基礎(chǔ)進(jìn)行選擇和調(diào)整，最終確定適合公司發(fā)展的預(yù)算管理目標(biāo)，使公司的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能夠緊緊圍繞公司的發(fā)展戰(zhàn)略。在具體的業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，企業(yè)部門(mén)把信息技術(shù)的指導(dǎo)和制約作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)順暢流通的重要標(biāo)準(zhǔn)。把預(yù)算控制，調(diào)整和評(píng)估作為協(xié)調(diào)企業(yè)關(guān)系的重要手段。協(xié)調(diào)公司各部門(mén)的職能，將涉及企業(yè)各個(gè)部門(mén)和特定業(yè)務(wù)的綜合管理流程與整個(gè)預(yù)算管理流程相結(jié)合，減少各部門(mén)工作中的不一致，達(dá)成企業(yè)預(yù)算管理目標(biāo)與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。

2.構(gòu)建企業(yè)預(yù)算管理信息系統(tǒng)

在信息技術(shù)條件下，建立預(yù)算管理信息化平臺(tái)，配置相應(yīng)的硬件設(shè)備，購(gòu)買(mǎi)信息化軟件，以適應(yīng)企業(yè)精細(xì)化管理發(fā)展的需要。信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型，制定差異化的預(yù)算模式和流程。在信息化的全面預(yù)算管理應(yīng)用中構(gòu)筑多維數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)不同的業(yè)務(wù)確立不同預(yù)算的應(yīng)用，并將整體業(yè)務(wù)作為實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)。將企業(yè)現(xiàn)有資源與預(yù)算管理信息化系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，編制符合各部門(mén)的預(yù)算數(shù)，各部門(mén)相互聯(lián)系、相互配合，縮短信息傳遞時(shí)間，降低信息傳遞錯(cuò)誤率。根據(jù)企業(yè)所處的發(fā)展階段不同，編制不同的預(yù)算。多維度多角度分析預(yù)算數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理層提供決策支持。

3.提升信息技術(shù)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的管控

有了企業(yè)信息化預(yù)算管理意識(shí)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于一些特殊情況，預(yù)算情況偏離實(shí)際情況時(shí)，可以與上級(jí)有關(guān)部門(mén)溝通，在討論的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。在信息技術(shù)條件下，企業(yè)通過(guò)軟件來(lái)控制各種業(yè)務(wù)的狀況，也可以控制部分項(xiàng)目。如果企業(yè)在整個(gè)預(yù)算管理流程中有數(shù)據(jù)出現(xiàn)反常，信息技術(shù)下會(huì)自動(dòng)識(shí)別出來(lái)，提醒有關(guān)部門(mén)和人員密切關(guān)注。信息技術(shù)背后的控制實(shí)際上是對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，也是控制過(guò)程分析。對(duì)公司的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析，通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將必要事項(xiàng)通知有關(guān)部門(mén)，并提醒員工在下一個(gè)預(yù)算年度采取必要的預(yù)防措施。

4.信息化預(yù)算考核體系

在信息化下，結(jié)合信息技術(shù)預(yù)算分析需要找出公司的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)存在的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，分析（轉(zhuǎn)68頁(yè)）（接74頁(yè)）是外部環(huán)境的原因，還是企業(yè)的內(nèi)因，加強(qiáng)這部分的建設(shè)和管理，分析形勢(shì)，努力改進(jìn)。信息技術(shù)下預(yù)算分析將內(nèi)部信息與軟件技術(shù)相結(jié)合，在信息平臺(tái)下自動(dòng)分析并生成分析報(bào)告，分析特殊或重點(diǎn)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，減少預(yù)算分析的工作量，提高預(yù)算管理效率。在信息技術(shù)下建立預(yù)算管理評(píng)價(jià)機(jī)制，使人員考核功能模塊從系統(tǒng)中自動(dòng)使用績(jī)效考核公式，對(duì)員工的工作情況進(jìn)行檢查，為考評(píng)提供數(shù)據(jù)支撐，適當(dāng)進(jìn)行員工激勵(lì)機(jī)制。

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