“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案館數(shù)字資源共享模式研究

楊天昊 田佳妤 孫勇

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，信息資源共享是現(xiàn)實的要求也是一種必然趨勢，高校檔案館蘊含著豐富的檔案信息資源，但是共享平臺建設進展比較緩慢，目前檔案利用服務較為封閉。本文分析了我國高校檔案館數(shù)字資源共享建設的現(xiàn)狀與存在的問題，探討了高校檔案館數(shù)字資源共享可能實現(xiàn)的三種模式，對高校檔案館資源共享建設提出了相應的合理化建議。

關鍵詞：高校檔案館;數(shù)字資源;共享模式

中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：2095-4379-（2019）20-0074-02

作者簡介：楊天昊（1991-），女，漢族，遼寧鞍山人，碩士研究生，沈陽建筑大學檔案館，館員，研究方向：高校檔案管理、檔案信息資源開發(fā)與利用等。

檔案事業(yè)以檔案信息資源為中心，建設檔案信息資源共享平臺與數(shù)字檔案館，是一項需要引起重視并長期堅持的基礎性工作。就高校檔案館而言，隨著數(shù)字化、信息化技術的發(fā)展，大部分檔案資源已經(jīng)具備了實現(xiàn)數(shù)字化的條件，因此數(shù)字資源共享模式建設成為現(xiàn)實的必然要求。高校檔案館實現(xiàn)數(shù)字資源共享是未來發(fā)展的必然趨勢，既可以滿足內(nèi)部利用者（高校師生、畢業(yè)生）和社會公眾等廣大利用者的信息需求，又能一定程度上緩解館藏空間不足的問題，有效利用檔案館經(jīng)費，助力服務地方經(jīng)濟發(fā)展。

一、高校檔案館數(shù)字資源共享建設現(xiàn)狀

根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》，結(jié)合高校檔案產(chǎn)生的領域范疇和檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，高校檔案分為十個一級類目。大部分館藏檔案是紙質(zhì)檔案，其中教學、科研檔案處于中心地位，利用率高;聲像檔案和實物檔案等特殊載體檔案的數(shù)量和內(nèi)容根據(jù)學校的不同而有所不同。在檔案收集方面，上一年度各職能部門形成的文件，一般在第二年上半年移交給檔案館，在校友捐贈、領導來訪等活動中形成的實物檔案，可由相關部門隨時移交，數(shù)量一般不多?！霸诟咝Ｖ校瑢嵨餀n案的種類有以下幾種，有公章、獎狀、獎牌、另外還有領導題詞、紀念品。另外有高校特色的實物還有，例如：學生證、畢業(yè)證、校徽等也都被列入實物檔案中。在收集這些實物時，應多挖掘具有學校特色的實物檔案。”[1]

高校綜合檔案中利用頻率最高的是教學、科研檔案，重視程度較高，紙質(zhì)檔案掃描、數(shù)字化處理技術成熟，因此檔案信息數(shù)字化的程度也較高，配合檔案管理系統(tǒng)使用，這部分檔案資源在一定范圍內(nèi)可以實現(xiàn)傳播與共享。而聲像與實物檔案由于載體形式多種多樣，數(shù)字化處理有較大難度，各種制成材料所要求的保存環(huán)境和保管方式也不盡相同，因此資源共享的進程相對來說比較緩慢。

二、高校檔案館數(shù)字資源共享存在的問題

（一）現(xiàn)行管理體制的制約

由于高校管理體制的制約，社會公眾與檔案館之間缺乏溝通和聯(lián)系，檔案館一般僅對本校各部門和師生提供檔案利用服務，不對社會公眾開放，服務范圍較為封閉，服務對象較為單一。高校綜合檔案大部分實行封閉式管理，僅針對特定部門與本校師生需求開放查詢，社會公眾無法接觸。雖然近年來各高校檔案館的數(shù)字化、信息化建設取得了明顯的成效，但是主要面向校內(nèi)使用，不對外開放共享，社會公眾也無法通過互聯(lián)網(wǎng)獲取檔案館的數(shù)字資源。

（二）檔案數(shù)字資源共享基礎建設薄弱

一是館藏檔案特色不足，類別不豐富。高校檔案館對經(jīng)常查考利用的文書檔案（黨群、行政、教學、科研等）重視程度高，檔案收集完整，歸檔工作完成較好;而對聲像、實物檔案等特殊載體檔案重視不足，這部分檔案總量較小，利用率較低，因此各部門歸檔的積極性不高。以沈陽建筑大學為例，作為一所建筑類高校，建筑學相關專業(yè)師生制做的建筑模型、校園景觀建設過程中形成的照片、實物等，都具有特色與歸檔價值。

二是不同載體檔案保管技術與條件落后，利用不便。與紙質(zhì)檔案相比，不同載體的檔案對技術條件要求更高。有些聲像檔案的背景說明不全，有些因庫房溫濕度條件不適宜造成損壞;有些實物檔案占用庫房空間較大，利用不便。舉例來說，借出大型實物檔案，難度較大，過程也比較復雜，要考慮怕碰、易碎等特殊實物檔案（玻璃、宣紙等）在搬運過程中的安全，利用部門在借用時需要派人、派車，無疑增加了利用檔案資源的難度。

三是數(shù)字化建設水平滯后，開發(fā)利用方式簡單。大部分紙質(zhì)檔案僅經(jīng)過掃描這一個環(huán)節(jié)，對實物檔案如獎杯、牌匾等拍照后就掛接到檔案管理系統(tǒng)上了，沒有系統(tǒng)的進行數(shù)字化采集與處理?！皩⑺胁杉玫奈谋?、圖片、語音，做出數(shù)字化處理，方便機器接受。并且在完成處理之后，還需要對這些采集的信息做出編碼標記，編碼也要根據(jù)關鍵字詞來進行處理。”[2]因此高校檔案館數(shù)字資源建設不僅僅是掃描與拍照這么簡單，還需要對數(shù)據(jù)進行處理以實現(xiàn)共享的目的。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案館數(shù)字資源共享模式建設

（一）與校內(nèi)各部門的資源共享

高?，F(xiàn)有管理體制下，各職能部門各自為政，使用的管理系統(tǒng)互不連通，給數(shù)據(jù)歸檔與信息資源利用共享造成了很大困難，缺乏統(tǒng)一的組織與協(xié)調(diào)。在可行的范圍內(nèi)，高校檔案館應將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等系統(tǒng)實現(xiàn)資源互聯(lián)互通，通過檔案管理系統(tǒng)使遠程用戶實現(xiàn)對數(shù)字化成果的即時性在線檢索、下載與利用。

（二）與社會公眾的資源共享

高校檔案館對社會公眾實現(xiàn)資源共享的主要目的是發(fā)揮各個高校獨特的資源優(yōu)勢，既滿足社會公眾自身需求為其提供檔案利用服務，又可以為其精神文化生活提供優(yōu)質(zhì)服務，進而助力地方經(jīng)濟發(fā)展，擴大高校社會知名度與影響力，為高校的發(fā)展營造更為良好的社會環(huán)境。但目前，不能嚴格確定某些檔案是否涉密，能否面向公眾開放缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和權(quán)威的政策。因此，大部分高校對此持謹慎態(tài)度，心存顧慮，能不公開的檔案盡量不公開，現(xiàn)在僅有少數(shù)高校在進行局部的探索和實踐，距離全面推行資源共享還有很長的道路要走。

（三）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的資源共享

新時代的發(fā)展帶動網(wǎng)絡技術發(fā)展日新月異，檔案數(shù)字資源共享的發(fā)展空間仍然十分廣闊，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景為高校檔案館提供了新的發(fā)展思路，在傳統(tǒng)方式的基礎上探索新的資源共享模式。高校檔案館與圖書館一樣，蘊藏著豐富的信息資源，因此彼此之間都有可以學習與借鑒之處。如胥文彬提出，“在‘互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，如雨后春筍般出現(xiàn)的Web2.0、大數(shù)據(jù)、云計算等新型信息技術的廣泛應用，有效彌補了過去高校圖書館資源共享在檢索精度、主動性服務和個性化服務等方面的不足，極大地簡化了操作流程，提升了服務效率，跨越性地縮短了從用戶需求到問題解決之間的操作過程和時間周期”。[3]在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，對高校檔案館的數(shù)字資源進行有效的整合，構(gòu)建高校資源數(shù)據(jù)庫，可以突破過去的資源利用瓶頸。通過強大的網(wǎng)絡系統(tǒng)和技術手段，可以很容易地將各個高校豐富的資源匯集起來，建立起海量資源庫加以綜合利用，突破信息壁壘。

“互聯(lián)網(wǎng)+”仍在飛速發(fā)展，今后檔案數(shù)字資源共享已經(jīng)成為一個必然的趨勢。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，積極探索與實踐高校檔案館數(shù)字資源共享，正在成為一個越來越重要的課題。

[ 參 考 文 獻 ]

[1]閆冬俠，徐根芳.數(shù)字檔案建設中高校實物檔案研究[J].中國科技信息，2012（09）：154.

[2]徐玲.大數(shù)據(jù)時代實物與聲像檔案的數(shù)字化管理[J].信息與電腦（理論版），2016（18）：150.

[3]胥文彬.高校圖書館資源共享途徑研究——以湖北大學為例[J].圖書館學刊，2018（03）：53.