淺談人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性和保障條件

蘭天

摘要：人力資源檔案管理是推動(dòng)社會(huì)發(fā)展建設(shè)的有效手段之一，做好人力資源檔案管理工作，能夠更好的實(shí)現(xiàn)各個(gè)行業(yè)的人力調(diào)動(dòng)，促使社會(huì)朝著更好的方向發(fā)展。而隨著社會(huì)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，人力資源檔案管理也開始朝著多樣化的方向發(fā)展，那么在信息時(shí)代的背景下，究竟該如何發(fā)揮信息技術(shù)的作用，做好人力資源檔案管理工作呢？本文將對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案管理;信息化建設(shè);必要性;保障條件

當(dāng)前是信息化時(shí)代，信息技術(shù)給人們的生產(chǎn)和生活帶來了較多的便利，其在各行各業(yè)中都有所應(yīng)用，信息技術(shù)的應(yīng)用可謂是越來越頻繁。在人力資源檔案管理中做好信息化建設(shè)工作，可以有效的提高檔案管理質(zhì)量，促使相關(guān)工作朝著更好的方向發(fā)展。人力資源檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，但是要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化建設(shè)也絕非一朝一夕的事情，其具體策略如下。

一、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

1、人力資源檔案管理信息化建設(shè)是創(chuàng)新管理方式的必然要求

當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展，而人才則是社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵所在，這也使得越來越多行業(yè)認(rèn)識(shí)到了人才競(jìng)爭(zhēng)的重要性，人力資源管理也因此受到了高度關(guān)注。高質(zhì)量的人力資源管理能夠靈活的了解當(dāng)前各個(gè)行業(yè)人才儲(chǔ)備現(xiàn)狀，了解人才的優(yōu)缺點(diǎn)。而在人力資源檔案管理中做好信息化建設(shè)工作，則可以打破傳統(tǒng)的手工管理方式，提高管理質(zhì)量和效率，其也是人力資源管理創(chuàng)新發(fā)展的有效手段。

2、人力資源檔案管理的信息胡建設(shè)是管理現(xiàn)代化的必由之路

人力資源檔案管理是人才戰(zhàn)略規(guī)劃的有效手段之一，但是長(zhǎng)期以來我國(guó)人力資源檔案管理保存方式和利用環(huán)境都處于相對(duì)比較封閉的管理狀態(tài)，檔案信息資源的開發(fā)與利用也始終未能提上日程。而落后的人力資源檔案管理方式已經(jīng)無法再滿足信息社會(huì)人們對(duì)于檔案資源管理的需求，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人力資源檔案管理也受到了越來越多的關(guān)注，只有做好信息化建設(shè)工作，才能更好的實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息資源共享，推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。

3、人力資源檔案管理的信息化建設(shè)是提升管理服務(wù)質(zhì)量的有效手段

時(shí)代在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，人力資源檔案管理的需求開始朝著多樣化的方向發(fā)展，而在此背景下，其對(duì)于人力資源檔案管理的服務(wù)質(zhì)量也提出了更高的要求，檔案管理的最終目的就是為廣大人民群眾提供更好的服務(wù)利用效果。在信息化時(shí)代背景之下，傳統(tǒng)的管理和服務(wù)方式已經(jīng)不再與時(shí)代發(fā)展不相匹配。人力資源檔案的信息化建設(shè)可以幫助相關(guān)工作人員了解更多的管理知識(shí)，發(fā)散他們的思維，使其更加理性的認(rèn)識(shí)人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要性，提升他們的管理能力，這樣也能夠更好的發(fā)揮人力資源檔案管理的價(jià)值。

二、人力資源檔案管理信息化建設(shè)的保障條件

1、強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，提高人力資源檔案管理的信息化意識(shí)

在實(shí)際工作中要想做好人力資源檔案管理工作首先需要強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，提高人們的人力資源檔案管理的信息化意識(shí)。一方面檔案管理意識(shí)的建立需要以檔案法律約束作為準(zhǔn)則，人力資源檔案信息化建設(shè)必須要在法律允許的范圍內(nèi)開展各項(xiàng)工作，這樣才能發(fā)揮檔案管理工作的質(zhì)量和效率。另外一方面，檔案意識(shí)的形成需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，只有使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到人力資源管理的重要性，將人力資源檔案管理信息化建設(shè)融入到具體工作中，轉(zhuǎn)變工作人員的思想認(rèn)識(shí)，使他們積極主動(dòng)的了解和掌握檔案信息科技的發(fā)展動(dòng)態(tài)，為人力資源檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。

2、圍繞建設(shè)目標(biāo)，健全人力資源檔案信息化相關(guān)法規(guī)

要結(jié)合信息化建設(shè)工作實(shí)際，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面出發(fā)，建立健全人力資源檔案信息化過程的各項(xiàng)制度規(guī)范，保證人力資源檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、操作程序，以及人力資源檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)的維護(hù)等都有章可循，職責(zé)明確，人力資源檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確規(guī)范。此外，還要對(duì)人力資源檔案管理人員進(jìn)行紀(jì)律約束，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方面的各項(xiàng)規(guī)定，通過權(quán)限分級(jí)確認(rèn)，嚴(yán)格限定信息瀏覽的內(nèi)容和范圍，確保信息安全。

3、引導(dǎo)科技創(chuàng)新，建立現(xiàn)代化人力資源檔案管理平臺(tái)

要加大軟件投入力度，開發(fā)人力資源檔案管理系統(tǒng)和建立人力資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施人力資源檔案動(dòng)態(tài)和無紙化管理。通過專門的人力資源檔案管理軟件，將人力資源信息導(dǎo)人數(shù)據(jù)庫(kù)，制成電子卡片的形式，形成電子檔案，在檔案的收集、歸檔、利用等日常工作方面實(shí)行信息化操作，便于人力資源信息的查閱和流轉(zhuǎn)，適應(yīng)人才流動(dòng)的需要。同時(shí)也可減少對(duì)紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞，達(dá)到長(zhǎng)期保存使用的目的。

總之，人力資源檔案管理信息化建設(shè)并非是一朝一夕的事情，其是時(shí)代發(fā)展的需要，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)還需加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高人力資源檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，這樣才能更好的促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。

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