論核電建設(shè)檔案管理體系的構(gòu)建研究

汪建軍

摘 要：在核電建設(shè)的管理中，檔案管理可以說是比較重要的一部分，它可以為核電建造的過程提供一些記錄功能，也可以為一些活動的決策環(huán)節(jié)提供必要的證據(jù)，所以為了核電建設(shè)更加完善，有必要建立起一套相對健全的、行之有效的管理體系，以實(shí)現(xiàn)對檔案的動態(tài)進(jìn)行管理。基于此種情況，本文對核電建設(shè)中的檔案管理體系的構(gòu)建展開了研究和分析。

關(guān)鍵詞：核電建設(shè);檔案管理;體系構(gòu)建;研究

目前，核電建設(shè)行業(yè)發(fā)展速度比較快，檔案管理是核電建設(shè)管理體系中比較重要的一部分。本文主要對核電建設(shè)企業(yè)中檔案管理體系的建設(shè)進(jìn)行探索。

一、檔案管理的重要性

檔案可以為核電建造的過程提供一些記錄功能，也可以為一些活動的決策環(huán)節(jié)提供必要的證據(jù)，同時在核電建設(shè)企業(yè)中，檔案可以記錄核電建設(shè)的相關(guān)成果，可以實(shí)現(xiàn)對核電工程的驗(yàn)收。對核電建設(shè)工程中的檔案進(jìn)行有效地管理和控制，在工程發(fā)生變遷時，可以及時執(zhí)行的移交程序，在檔案中，可以實(shí)現(xiàn)對核電建設(shè)工程的建設(shè)情況進(jìn)行有效記錄，也可以不斷對過程中的成果或者經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)。利用對核電建設(shè)企業(yè)的文件進(jìn)行收集以及整理，對檔案及時進(jìn)行立卷處理，可以有效地保證檔案記錄以及保存的完整性，這也將是未來核電建設(shè)企業(yè)發(fā)展方向的重要參考依據(jù)，對于同行業(yè)的企業(yè)來說，這些整理出來的檔案信息都是非常寶貴的歷史資料，可以為企業(yè)的發(fā)展提供一定的推動作用。

二、檔案管理的現(xiàn)狀以及目標(biāo)

1.檔案體系建設(shè)

在相關(guān)的檔案管理文件中對如何進(jìn)行檔案管理的工作進(jìn)行了一些指導(dǎo)，相關(guān)的企業(yè)也根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的需求編纂了一些檔案管理的程序以及進(jìn)行檔案管理工作的具體流程，然而在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程中，還有一些工作內(nèi)容并沒有一些指導(dǎo)類的文件來規(guī)范這些工作的流程，比如，文書的檔案管理、科研資料的檔案管理以及對合同檔案的管理等。

2.檔案工作人員的配置情況

（1）人員配置。在核電建設(shè)企業(yè)的內(nèi)部一般會專門配置一個專職的管理人員來對檔案工作的計劃、實(shí)施以及跟蹤反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，在每個項(xiàng)目部的資料管理中心都配置了一個專門的管理類的員工，在其他部門或者施工隊(duì)里面的檔案管理的相關(guān)人員都是屬于勞務(wù)性質(zhì)的人員或者兼職性質(zhì)的人員，這一情況很大程度上導(dǎo)致了部門人員流動幅度大、業(yè)務(wù)水平也相對較低的狀況。

（2）人員的培訓(xùn)情況。大部分兼職性質(zhì)或者是剛?cè)肼毜臋n案管理的工作人員是沒有檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的，需要對檔案進(jìn)行適應(yīng)或者熟悉的階段，這時候安排一些有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員來帶領(lǐng)這些新手是非常必要的，可以使得新人更加快速地了解工作的具體流程，同時有經(jīng)驗(yàn)的員工可以將自己的工作經(jīng)驗(yàn)傳授給新來的員工，使他們更加快速地適應(yīng)新崗位，滿足檔案管理工作的需求，同時我們有必要快速地建立起一套較為完善的檔案管理規(guī)程來對檔案工作的展開提供指導(dǎo)。

3.檔案管理的目標(biāo)。由核電工程建設(shè)企業(yè)對核電建設(shè)過程產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行全面的統(tǒng)籌管理和控制，對檔案管理的流程做出統(tǒng)一的規(guī)定，定期地進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督以及檢查反饋。各大核電建設(shè)的項(xiàng)目部門需要按照既定的標(biāo)準(zhǔn)，綜合項(xiàng)目的實(shí)際需求，對項(xiàng)目的相關(guān)檔案管理規(guī)程做好規(guī)定，同時做好統(tǒng)一檢查，從根本上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分層管理的模式。

三、檔案管理體系的構(gòu)建策略

1.檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置狀態(tài)

遵照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分層分級管理的前提，同時核電建設(shè)的相關(guān)企業(yè)也需要充分遵循自己行業(yè)的需求以及行業(yè)特點(diǎn)，從上到下對檔案管理體系進(jìn)行不斷完善，在企業(yè)的本部以及各辦事處都設(shè)置一定的檔案管理的部門。在企業(yè)內(nèi)部，一般技術(shù)中心是統(tǒng)一管理檔案的機(jī)構(gòu)，主要是對企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的計劃進(jìn)行制定，并且督促計劃的實(shí)施，做好一定的跟蹤以及反饋的工作，在各辦事處，項(xiàng)目部的資料中心主要負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，對部門內(nèi)部檔案管理工作計劃進(jìn)行制定、對計劃的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督，同時做好記錄以及反饋的相關(guān)工作。在檔案管理的機(jī)構(gòu)中，職能層主要指的是檔案管理的設(shè)計職層，相關(guān)的管理層以及執(zhí)行層主要是對檔案管理體系中的具體工作進(jìn)行一定的執(zhí)行。

2.檔案管理體系的具體內(nèi)容

核電建設(shè)企業(yè)具有集中管理的特點(diǎn)，因此有必要對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理的樞紐作用進(jìn)行加強(qiáng)。同時核電建設(shè)企業(yè)也必須在遵守統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、分層級管理的前提，根據(jù)不同項(xiàng)目的具體需求，在企業(yè)內(nèi)部建立與檔案管理相關(guān)的、明確的工作流程以及各部門明確的職責(zé)還有權(quán)限方面的內(nèi)容，對檔案管理的具體流程進(jìn)行細(xì)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。按照相關(guān)的文件管理的體系架構(gòu)，檔案管理的工作主要分為兩個方面，分別是管理的程序以及標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，管理的程序主要是描述檔案管理的職責(zé)、范圍等內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)的操作流程主要是對檔案管理歸程中相關(guān)的管理內(nèi)容以及工作的范疇進(jìn)行一定的補(bǔ)充或者指導(dǎo)，標(biāo)準(zhǔn)的操作流程主要是將管理程序中的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作的流程。

（1）管理的程序。檔案管理的程序主要是明確規(guī)定了檔案管理體系文件中的相關(guān)編制的流程，同時包括對檔案進(jìn)行的手機(jī)、整理、移交等程序都做出了明確的規(guī)定。

（2）標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理操作的規(guī)程。根據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定，結(jié)合核電建設(shè)企業(yè)的具體情況，可以將核電建設(shè)的檔案分為以下8個類別，分別是對文書性質(zhì)的檔案、工程類的檔案、設(shè)備類的檔案、科研類的檔案、聲像形式的檔案、合同類的檔案、人事的檔案、財務(wù)部門等檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

四、從體系角度分析，對文件以及檔案之間進(jìn)行轉(zhuǎn)化

現(xiàn)在每個核電建設(shè)的項(xiàng)目部門還是采取的文件與檔案獨(dú)立管理的模式，也就是文件的管理與檔案的管理是歸屬于不同的部門，兩者互不干涉。通常情況下，在核電建設(shè)的相關(guān)工程快結(jié)束時才會開始對檔案進(jìn)行整理，這也導(dǎo)致在核電建設(shè)的企業(yè)中文件向檔案轉(zhuǎn)化需要的時間相對較長，對核電建設(shè)的工程過渡造成了一定的消極影響，這也就使得檔案的完整性受到了威脅。那么在核電工程建設(shè)開展的同時，對檔案進(jìn)行收集和整理，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，就實(shí)現(xiàn)文件到檔案的轉(zhuǎn)化，這是目前核電建設(shè)檔案管理體系中亟待解決的問題。我們從檔案以及文件的階段性角度考慮，提出了一系列的實(shí)現(xiàn)文件與檔案同步的措施，比如，可以把文件以及檔案的管理吸納在一個系統(tǒng)內(nèi)，從而快速地實(shí)現(xiàn)文件與檔案的互相轉(zhuǎn)化，這一流程的時間得以大大縮短。

1.對檔案的范圍進(jìn)行明確

不是所有的核電企業(yè)內(nèi)部形成的文件都有歸入檔案的必要性，因此需要對歸檔的范圍進(jìn)行明確，這在核電企業(yè)的檔案管理工作中十分關(guān)鍵。只要是可以反應(yīng)核電建設(shè)企業(yè)的職能類的活動以及可以反映出企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)開展實(shí)施的具體狀態(tài)，具有一定參考價值以及意義的文件都可以進(jìn)行歸檔操作。按照對檔案進(jìn)行分類的既定規(guī)則，根據(jù)核電企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況，可以將檔案分為7部分，涵蓋著項(xiàng)目工程、設(shè)備資料、人事部門、合同資料等方面的檔案，根據(jù)人事部門以及財務(wù)部門的相關(guān)職能劃分范圍，各類檔案的具體歸檔的范圍如下：文書方面的檔案主要是涵蓋著行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營管理類的檔案;對項(xiàng)目工程類的檔案進(jìn)行管理也就是對質(zhì)保、施工技術(shù)等各方面的檔案進(jìn)行管理;科研類的檔案主要涵蓋著對研發(fā)類的實(shí)驗(yàn)、鑒定以及申報等方面的內(nèi)容;設(shè)備的檔案主要是包括著對設(shè)備進(jìn)行采購的相關(guān)記錄、還有設(shè)備進(jìn)行安裝以及調(diào)試等內(nèi)容;合同類的檔案主要是合同的投標(biāo)、合同簽署等內(nèi)容;聲像形式的檔案主要是對廠房原來的面貌等內(nèi)容進(jìn)行記錄所產(chǎn)生的影像資料。

2.歸檔的明確流程

要想實(shí)現(xiàn)對歸檔流程的明確，那就必須對核電企業(yè)的相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，對各部門之間的協(xié)調(diào)合作進(jìn)行明確，這是歸檔流程明確的基礎(chǔ)，對于核電建設(shè)企業(yè)的相關(guān)文件進(jìn)行收集、整理以及移交等內(nèi)容都進(jìn)行明確的規(guī)定，利用相關(guān)部門的協(xié)作與配合來實(shí)現(xiàn)對相關(guān)的文件材料進(jìn)行順利歸檔。材料的相關(guān)歸檔的流程需要建立在企業(yè)工作的特點(diǎn)以及相關(guān)的接口關(guān)系的基礎(chǔ)之上，遵照文件資料的收集、整理以及相關(guān)的移交程序，對每一個工作的步驟以及具體的工作內(nèi)容都進(jìn)行明確。

3.明確各相關(guān)部門職責(zé)

對于檔案管理的工作而言，工作的順利開展離不開明確的流程規(guī)定，也就是需要對每個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確，責(zé)任到人。我們有必要依據(jù)部門內(nèi)部的相關(guān)制度，對各部門的崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和明確，檔案管理的主營部門主要是負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行整理以及管理，也對下游部門的分工進(jìn)行明確的規(guī)定，對需要展開檔案管理的部門給予一定的指導(dǎo)，提供一定的幫助，根據(jù)相關(guān)的職能職責(zé)劃分，對于本單位內(nèi)部產(chǎn)生的文件有收集整理的責(zé)任，并且負(fù)責(zé)相關(guān)資料的移交。

4.定期歸檔

對各種類型的文件材料的歸檔時間進(jìn)行合理的安排不僅僅需要對各種類型的文件的具體運(yùn)行時間進(jìn)行充分掌控，同時文件運(yùn)行的效率也需要被考慮在內(nèi)，不僅需要保證業(yè)務(wù)的順利開展，也需要充分保證文檔的質(zhì)量。對于各部門文件具體的歸檔時間需要與相應(yīng)的部門進(jìn)行溝通交流后確定，依據(jù)各種類型的文件材料的運(yùn)行節(jié)點(diǎn)對文件進(jìn)行整理和分類，同時進(jìn)行一定的歸檔工作。

檔案管理是核電建設(shè)管理體系中比較重要的一個部分，相關(guān)的核電建設(shè)企業(yè)需要對檔案管理的具體流程進(jìn)行細(xì)化，對各部門的職責(zé)進(jìn)行明確，同時也需要確定好歸檔的具體時間以及類型，只有做好這些工作，核電建設(shè)的檔案管理工作才能更上一層樓。

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