公安檔案信息化關(guān)鍵問題探討

嚴明明 朱飛艷

摘要：檔案管理是基本的公安機關(guān)工作。由于檔案科學技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案工作的科學管理和應用變得越來越重要。社會經(jīng)濟的發(fā)展要求使檔案信息化的推進成為當前檔案工作的關(guān)鍵。本文旨在分析加強公安局檔案信息化建設的重要性和必要性，提出解決檔案信息化建設困境的有效途徑。

目前，檔案管理是一個公安工作重要的一部分。檔案的信息化建設在公安系統(tǒng)中顯然是落后的。公安檔案的信息化是基于數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡技術(shù)，通過利用檔案信息資源，促進公安工作的發(fā)展，科學的現(xiàn)代檢驗檔案管理模式。建立一個全面的檢查檔案管理知識管理平臺可以讓公安局的綜合檔案管理平臺化、知識化、資源化。它不僅滿足了公安局檔案管理部門的實際需求，也滿足了公安局檔案管理的發(fā)展方向，并能提供全面、系統(tǒng)、安全、可靠的專有知識支持為公安局工作。

1 公安檔案信息化發(fā)展面臨的現(xiàn)狀

公安局文件分為九類：文檔文件、財務文件、音頻文件，物理文件，基礎設施文件、設備文件、司法鑒定文件、訴訟文件和電子文件。訴訟文件最專業(yè)是公安局的重要文件類型。近年來，檢查文件的類型和運營商都發(fā)生了很大變化，尤其是生產(chǎn)的cd - rom文件;早期的存檔文件已經(jīng)老化，迫切需要加強保護并轉(zhuǎn)換成電子文件。增加處理的情況下，檢查文件的使用尤為重要。檔案的利用主要包括統(tǒng)計分析。通過各種類型的文件材料的分析和研究，了解情況，掌握犯罪心理學，犯罪的原因分析，撰寫各種分析文章;申請的監(jiān)督工作;借貸的存檔文件;前幾年獲得重要的案件線索;工作預防犯罪工作，通過使用存檔檔案，深入研究和分析具體情況下，實現(xiàn)預防工作和其他法律宣傳工作;反腐敗調(diào)查工作，通過案例文件，發(fā)現(xiàn)案件線索。傳統(tǒng)的文件管理不能滿足公安工作的發(fā)展需求。公安檔案的信息管理模式已經(jīng)成為一個重要手段，用來提高公安工作的水平和效率。

2 加強基礎設施建設是實現(xiàn)案件檔案信息化的前提

檔案信息化基礎設施主要是指檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)設備，數(shù)字傳輸，檔案信息交換和資源共享這些基本條件，只有先進的檔案信息網(wǎng)絡建設，才能充分發(fā)揮檔案信息的整體效益。

3 嚴格檢察檔案的處理流程是關(guān)鍵

系統(tǒng)能同時管理公安局紙質(zhì)實體檔案和數(shù)字化檔案，紙質(zhì)實體檔案存放位置圖形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各種安全與可靠性措施，并且，由于內(nèi)嵌流程管理模塊，檔案管理和檔案數(shù)字化工作可全面流程化。其具體流程如下：

（1）取卷：從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：準確記錄所取案卷的物理存放位置，依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

（2）輸入檔案的檔號、題名等信息，下一步進行更詳細的案卷屬性錄入。

（3）拆卷：拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在系統(tǒng)中執(zhí)行拆卷操作。拆卷的注意事項：保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確;保持案卷的清潔;拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線;取掉案卷中的金屬物;將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

（4）錄入卷內(nèi)文件信息：一份案卷，可能有多冊許多份文件，是每份獨立掃描，而是將一冊掃描為一個圖像文件呢？可根據(jù)用戶的管理需要考慮決定。

（5）掃描：對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入檔案系統(tǒng);系統(tǒng)內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件，然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，系統(tǒng)還提供了專門的批量引入工具。

（6）檔案數(shù)字化處理審批：系統(tǒng)內(nèi)嵌流程模塊，檔案的質(zhì)檢與審批等工作可流程化，還可采用可視化效果更好，與傳統(tǒng)審批表格類似的流程表單來處理歸檔審批流程，流程表單可根據(jù)需要和喜好自主設計，可預先設計好流程模板和流程表單，供需要時套用，提交人亦可在提交審批流程時現(xiàn)場設置或修改，也可將檔案定義以后的各項數(shù)字化流程，包括錄入卷內(nèi)文件信息、掃描、注冊、裝訂等納入數(shù)字化處理審批程序中，以記載更為詳細的檔案數(shù)字化過程。

（7）檔案裝訂：對已完成掃描、索引、質(zhì)檢工序的案卷進行重新裝訂。對重新裝訂的案卷，必須檢查案卷內(nèi)的頁數(shù)是否完整，有無順序混亂，正反顛倒等現(xiàn)象，并加以整理。系統(tǒng)提供了案卷封面、備考表、背脊等格式的設計與打印功能。按原裝訂的孔重新將案卷裝訂，以左邊和下邊對齊為標準。對重新裝訂的案卷貼上封條并蓋章。如有需要，系統(tǒng)容許將條形碼、RFID等科技手段應用于檔案管理。

（8）歸檔查驗與注冊：檔案數(shù)字化處理工作完成后，檔案管理員應審查核對整個數(shù)字化過程，確定數(shù)字化檔案在系統(tǒng)中的最終存放位置，并運行檔案注冊功能，將該電子檔案固定下來。

4 加強培訓強化制度建設是保證

4.1 強化制度建設，使檢察檔案息化規(guī)范化

公安局要圍繞檔案信息化建設的發(fā)展，根據(jù)網(wǎng)上檔案歸檔、借閱程序和要求，修訂《檔案借閱制度》、《訴訟檔案管理辦法》、《文書檔案歸檔制度》;考慮到檔案信息數(shù)字化后，在利用時，所涉及的有關(guān)保密的問題，設置查閱權(quán)限、對《檔案保密制度》等相關(guān)制度進行修訂，進一步明確崗位責任和操作規(guī)程，加強了檔案工作的有序運作，規(guī)范管理。

4.2 加強各級檔案員的培訓，強化檔案競識

為了促進檔案工作人員業(yè)務知識的更新，強化各級公安工作人員的檔案意識，公安局要以教育培訓為抓手，積極組織專職檔案管理人員參加計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓和“五五”普法基礎讀本的學習，更新知識體系，使他們能較快地掌握檔案信息化的基礎知識和基本技能。

結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展要求公安局在檔案管理工作上做出改變，同時公安局的檔案管理信息化要求我們必須具有新時代的管理經(jīng)驗，以現(xiàn)代化的措施使公安局更好的向前發(fā)展。當前最主要的工作就是公安局檔案管理的信息化，因此加強公安局檔案的信息化管理建設是目前管理檔案的必然趨勢，只有這樣，信息化的進程才能順利，人民群眾的利益才能得到相應的保障，公安局更好的為人民群眾和社會服務，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的環(huán)境。