供電企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與思考

王春慧

摘要：企業(yè)檔案是供電企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的重要信息資源，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是檔案信息化管理水平的提高，為企業(yè)檔案管理水平的提高帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇。因此，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況采取針對(duì)性的措施，解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，有效的提高企業(yè)檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);檔案;現(xiàn)狀;措施

檔案管理是一項(xiàng)具有極強(qiáng)政策性、專(zhuān)業(yè)要求高且具有保密規(guī)定的工作，供電企業(yè)檔案管理工作尤為重要。當(dāng)前部分供電企業(yè)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還不到位，未有效利用檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展提供必要的支撐，也是供電企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、提質(zhì)增效過(guò)程中的弊病。本文重點(diǎn)對(duì)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出存在的問(wèn)題，并結(jié)合筆者個(gè)人工作實(shí)際，圍繞供電企業(yè)檔案管理談一些對(duì)策和看法。

1供電企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在日常管理中取得必要信息的重要載體，是企業(yè)重要的信息來(lái)源。檔案管理工作的好壞會(huì)直接影響企業(yè)管理層的決策。檔案管理無(wú)疑是企業(yè)和諧、有條不紊、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有效保障。由此可見(jiàn)，社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策的重要性日益明顯和突出，作用越來(lái)越強(qiáng)。因此做好檔案管理工作十分必要，對(duì)企業(yè)能在綜合競(jìng)爭(zhēng)中獲得額外優(yōu)勢(shì)至關(guān)重要。

2供電企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1對(duì)檔案管理工作重視不夠

一直以來(lái)，很多供電企業(yè)檔案管理員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部都簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理工作就是整理歸集資料，然后裝盒放柜。檔案管理好壞對(duì)企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益意義不大，保證資料完整、不遺失、不泄露、能對(duì)付抽查就好。忽視檔案管理的思想在各層級(jí)供電企業(yè)管理中普遍存在，從一定程度上反映出一些人員缺乏對(duì)檔案管理工作的最基本了解。

2.2檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差

絕大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理專(zhuān)員沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理缺少專(zhuān)業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有人員對(duì)檔案管理流程、分類(lèi)，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫(kù)、查閱等業(yè)務(wù)并不熟悉。很多企業(yè)采用兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理，管理人員精力和能力不夠，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不夠，很多企業(yè)只是簡(jiǎn)單將檔案放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理、分類(lèi)、歸檔，甚至無(wú)法有效查閱，個(gè)別資料準(zhǔn)確性和真實(shí)性不高。

2.3檔案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求

按檔案室建設(shè)規(guī)范要求，檔案室至少應(yīng)包含檔案用房、檔案用柜、溫濕度控制器、計(jì)算機(jī)、儲(chǔ)存介質(zhì)等設(shè)備，同時(shí)符合防止受潮、著火、霉變或者污染等要求。建設(shè)應(yīng)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)規(guī)范和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。但有的企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，而未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理用房。大部分企業(yè)更未按照科學(xué)布局、保密謹(jǐn)慎、規(guī)范實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建設(shè)，檔案室一般面積小，未能充分考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求。檔案架多為自制鋼筋架或木架，既不規(guī)范也不美觀。檔案袋、檔案盒等達(dá)不到規(guī)范質(zhì)量或標(biāo)準(zhǔn)。檔案用房達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的基本要求，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量，乃至檔案管理安全。

2.4現(xiàn)代化、信息化手段融入滯后

絕大多數(shù)供電企業(yè)檔案管理依然依靠傳統(tǒng)的管理手段，尤其是基層單位，大多停留在紙質(zhì)檔案的機(jī)械化管理層面，檔案管理水平低、方式方法落后。很多企業(yè)對(duì)檔案管理的要求不高，重視不夠，缺乏主動(dòng)探索運(yùn)用現(xiàn)代化、信息化管理手段的嘗試，企業(yè)檔案管理的信息化水平發(fā)展緩慢。

3供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀對(duì)策

3.1給予企業(yè)檔案管理工作足夠的重視

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)管理者必須對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，并對(duì)其引起足夠的關(guān)注。作為企業(yè)管理者，需要以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光看待企業(yè)檔案管理工作，不能只顧眼前利益，忽略了檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用，而是需要制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃方案，建立與檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，改善企業(yè)檔案管理?xiàng)l件，保證企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。此外，還要對(duì)企業(yè)中各級(jí)檔案管理人員的知識(shí)體系進(jìn)行分析，重點(diǎn)提升檔案管理的工作效率，提高檔案管理水平。

3.2建立健全的檔案管理制度

為了保證企業(yè)檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要為檔案管理建立完善的制度，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行這些制度，只有這樣，才能有效的提升檔案管理工作水平。在新形勢(shì)下，企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，首先要明確檔案管理制度，為所有工作提供相應(yīng)的依據(jù)。與此同時(shí)，企業(yè)管理者以及檔案管理人員必須提升自己的責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理工作的規(guī)范化程度。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在企業(yè)檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)是影響工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，為了促進(jìn)檔案管理工作水平的提高，必須培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人員。想要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，必須采取科學(xué)的選拔與培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)人員目前的綜合素質(zhì)情況制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，組織他們參加相應(yīng)的培訓(xùn)，并對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核，確保培訓(xùn)能夠獲得應(yīng)有的效果，切實(shí)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與職業(yè)道德。與此同時(shí)，企業(yè)還可以直接從外界招聘具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才，有效的提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平，做好檔案管理工作。

3.4保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達(dá)標(biāo)

要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)指標(biāo)建設(shè)檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設(shè)施。檔案室的建設(shè)工作要提前制定科學(xué)的檔案用房計(jì)劃，科學(xué)研究檔案室的建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，要因地制宜實(shí)行功能分區(qū)，特別是要考慮受潮、著火、盜竊以及浸泡等問(wèn)題，力求便捷、安全、實(shí)用。企業(yè)必須進(jìn)一步健全完善檔案管理規(guī)章制度，對(duì)檔案的借閱、使用進(jìn)行嚴(yán)格審批，通過(guò)管理制度做好日常安全管理、安全檢查、保潔衛(wèi)生、保密規(guī)定等量化管理，確保檔案室、庫(kù)房等安全、整潔和舒適。檔案管理必須符合行業(yè)和國(guó)家的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，特別是對(duì)較大的檔案室還應(yīng)配備符合相應(yīng)要求的電腦、掃描設(shè)備、刻錄光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)媒介。檔案盒尺寸要滿(mǎn)足各類(lèi)檔案的存放需要，質(zhì)量要符合國(guó)家檔案局頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。還要結(jié)合檔案管理經(jīng)驗(yàn)，做好應(yīng)有的經(jīng)驗(yàn)防范和管理工作，結(jié)合單位實(shí)際，最大限度地保證檔案的完備與安全，確保檔案盡可能發(fā)揮價(jià)值。

3.5加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，更多信息化技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了大部分工作的信息化建設(shè)。而在企業(yè)檔案管理工作中，同樣可以通過(guò)信息化技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)必須制定可行性較高的計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃逐步進(jìn)行企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，大幅度提升檔案管理工作效率。在檔案管理信息化過(guò)程匯總，對(duì)于信息化檔案的歸檔，通常需要對(duì)檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。因此，加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前的首要任務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理人員也需要適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)的變化，能夠科學(xué)的應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

4結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，供電企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理是影響企業(yè)發(fā)展的重要因素之一，因此企業(yè)必須重視檔案管理工作。為了做好檔案管理工作，必須明確檔案管理工作的重要性，分析目前工作中存在的問(wèn)題，采取針對(duì)性的措施解決這些問(wèn)題，建立完善的制度、提高工作人員的綜合素質(zhì)、加快檔案管理信息化建設(shè)，有效的提高企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)供電企業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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