淺談行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

吾木提?阿恒別克

摘要：在當前行政事業(yè)管理中，檔案管理發(fā)揮著重要作用，然而目前有很多行政事業(yè)單位在檔案管理方面都還存在著一些不足，有待進一步改進，因此本文就這些問題提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

1引言

對于行政事業(yè)單位來說，其在進行檔案管理時不僅需要對單位的文書檔案進行管理，還需要對財務(wù)檔案進行管理，并且隨著行政事業(yè)單位的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理人員面臨的管理工作將更多，難度將更大。為了確保行政事業(yè)單位的檔案管理工作滿足單位發(fā)展需要，必須進行相應(yīng)的創(chuàng)新與改革。

2檔案管理的性質(zhì)

檔案管理包含三個基本性質(zhì)：第一是管理性;第二是服務(wù)性;第三是政治性。具體來看，開展檔案管理工作并不能為單位帶來直接的經(jīng)濟利潤，其更多地體現(xiàn)出來的是管理性質(zhì);第二，檔案管理工作與單位內(nèi)部的各個部門之間都有聯(lián)系，并且各部門之間和各管理體系之間是相互促進、相互制約的，其通過管理可以為其他部門與體系提供有效的服務(wù)與幫助，因此體現(xiàn)出一定的服務(wù)性;第三，檔案管理在社會發(fā)展史中是階級關(guān)系以及階級利益的主要體現(xiàn)，其為相關(guān)統(tǒng)治階級所操控，為相關(guān)階級的經(jīng)濟文化以及政治提供服務(wù)，由于某些檔案的內(nèi)容與政治經(jīng)濟利益有著緊密的聯(lián)系，其具備較強的機密性，因而對檔案管理也有著保密的要求，這也是政治性的主要體現(xiàn)。另外，在開展檔案管理工作時還必須遵循兩個原則：制度的制定與執(zhí)行應(yīng)同步進行;檔案內(nèi)容應(yīng)是完整的、安全可靠的。

3行政事業(yè)單位檔案管理工作缺陷

3.1對檔案管理工作缺乏重視

因為檔案管理工作并不能直接給單位帶來經(jīng)濟效益，因此很多行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在工作中都缺乏對檔案管理工作的重視，沒有正確認識到檔案管理工作的重要性，在單位年終考核中沒有將檔案管理工作納入考核范圍內(nèi)，對檔案管理工作投入的人力與物力較少，缺乏對檔案管理工作的監(jiān)督，沒有完善的管理制度和責(zé)任制度。在檔案管理相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)以及貫徹方面執(zhí)行力度普遍偏弱，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的監(jiān)督力度也較為薄弱，并且缺乏有力的管理措施。

3.2缺乏硬件設(shè)施

許多行政事業(yè)單位中，檔案管理工作無法得到應(yīng)有的重視，致使單位在檔案管理方面投入的資金相對短缺，其相關(guān)硬件設(shè)施相對較為落后。例如，有些行政事業(yè)單位的檔案室環(huán)境潮濕，很多紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉和破損情況，導(dǎo)致檔案的完整性無法得到保障;還有的單位檔案管理設(shè)備較少，各種不同種類和年限的檔案共同存在在一起，使得檔案管理沒有秩序，查閱檔案較為困難;甚至還有些行政單位沒有專門的檔案室，而是將檔案存放在其他部門，更不利于檔案管理工作水平的提升。

3.3檔案管理信息化建設(shè)平臺更新速度較慢

目前我國許多行政事業(yè)單位雖然已經(jīng)建立了較為完整的職工檔案信息管理系統(tǒng)，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設(shè)置更新較慢，導(dǎo)致一些新的職工檔案信息不能得到及時更新，從而影響事業(yè)單位人才的優(yōu)化管理。

3.4檔案管理人員素質(zhì)偏低

檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，須保證管理人員的專業(yè)性以及高效性。但是就目前來看，我國很多行政事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)并不高，沒有掌握檔案管理的要點和相關(guān)技能，缺乏責(zé)任意識，職業(yè)素養(yǎng)較低，甚至有些單位的檔案管理人員并不是相關(guān)專業(yè)的人員，這些人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對檔案管理工作一知半解，不知道如何更好地對檔案進行分類和歸檔，也沒有做好借閱記錄工作，導(dǎo)致單位內(nèi)的檔案管理質(zhì)量較低。

4行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

4.1加強管理，提高檔案管理水平

為了保證行政事業(yè)單位檔案管理工作有序開展，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當加強管理，進一步提高檔案管理水平。加強管理主要體現(xiàn)在制度的完善上，應(yīng)當建立健全檔案管理制度，明確崗位職責(zé)，同時制定完善的考核制度，針對員工的檔案管理工作進行綜合考評。另外，行政事業(yè)單位還需要建立激勵機制，以提高員工工作積極性，提高工作效率。在檔案管理工作中實行動態(tài)的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加規(guī)范化。

4.2引進信息化管理，提高工作質(zhì)量

信息化時代的發(fā)展使各種高科技技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域中得到廣泛的應(yīng)用，因此，在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時也是社會發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理開發(fā)與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性;然后給單位各個部門配置先進的設(shè)備，這樣在進行檔案資料輸入時能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術(shù)進行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料;在檔案管理工作中進行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保證資料信息共享，進而提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。

4.3強化管理隊伍建設(shè)

高專業(yè)水平、高素質(zhì)的管理隊伍對提高行政事業(yè)單位的檔案管理水平有著重要影響，作為檔案管理的直接操作者，必須具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，這就要求行政事業(yè)單位在日常工作中應(yīng)加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。同時，加強檔案管理人員的政治教育，提高檔案管理人員自身的政治涵養(yǎng)。另外，由于行政事業(yè)單位內(nèi)部有很多文件是需要保密的，因此，單位還應(yīng)當加強檔案管理人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，要求管理人員必須能夠堅持原則，嚴守機密。

5結(jié)語

綜上所述，面對不斷發(fā)展變化的社會，行政事業(yè)單位要想獲得長久發(fā)展，就必須對自身檔案管理工作進行創(chuàng)新，從制度、人員素質(zhì)、管理技術(shù)與方法等多個方面進行改進，切實提高檔案管理質(zhì)量，提升行政事業(yè)單位的競爭力。