化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理研究

左暉

摘 要：本次通過(guò)全過(guò)程管理、制度建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落實(shí)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及現(xiàn)代化建設(shè)等手段的實(shí)施，探究如何加強(qiáng)化工建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。

關(guān)鍵詞：化工建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理

1 引言

我國(guó)的化工產(chǎn)業(yè)一直保持持續(xù)高效的發(fā)展速度，產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，環(huán)保意識(shí)不斷增強(qiáng)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造有序進(jìn)行，對(duì)于我國(guó)化工領(lǐng)域的發(fā)展起到極大的促進(jìn)作用。但在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于項(xiàng)目檔案的管理成為一個(gè)難題，特別是在信息化背景下，給化工項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)更多的改變。

2 實(shí)施化工建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理，確保檔案收集的完整性

按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定和要求，化工建設(shè)項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)檔案的全過(guò)程管理，也就是從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，到建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)管、驗(yàn)收、使用等整個(gè)生命周期，都要實(shí)施科學(xué)的管理體制，這樣可以提高檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性。化工建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程比較復(fù)雜，涉及到的內(nèi)容很多，專業(yè)性也非常強(qiáng)，進(jìn)行的檔案管理工作滲透到項(xiàng)目的每個(gè)階段和程序中，因此進(jìn)行檔案管理需要從源頭入手，持續(xù)在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中。檔案管理人員需要從項(xiàng)目立項(xiàng)、前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收和竣工等環(huán)節(jié)，明確各個(gè)相關(guān)方的檔案管理職責(zé)和內(nèi)容，樹立統(tǒng)一的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確定好嚴(yán)格的檔案信息提交時(shí)間，并建立合理的考核制度，配合獎(jiǎng)懲措施，提高管理人員檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)和積極性，保證化工建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集的全面和準(zhǔn)確性，以便于為后期項(xiàng)目的改擴(kuò)建、運(yùn)行等提供參考資料。

3 堅(jiān)持化工建設(shè)項(xiàng)目制度管理、提高檔案工作質(zhì)量

因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，要保證有科學(xué)的制度作為管理依據(jù)。因此化工建設(shè)企業(yè)需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，以及化工建設(shè)項(xiàng)目本身檔案的特點(diǎn)，完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度進(jìn)行管理，比如《檔案法》等，還要參考本企業(yè)制定的檔案管理制度進(jìn)行。化工建設(shè)企業(yè)要根據(jù)項(xiàng)目的具體內(nèi)容，針對(duì)某個(gè)項(xiàng)目制定詳細(xì)的檔案管理制度，劃定明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理規(guī)范化;實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一驗(yàn)收和統(tǒng)一移交的原則，促使檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化;制定科學(xué)的管理方式，包括檔案資料收集、鄭麗、歸檔、保存、轉(zhuǎn)交等，都建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照檔案類別、內(nèi)容、載體、表現(xiàn)形式等的不同，制定不同的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn)等。另外還要實(shí)現(xiàn)信息化管理，將檔案資料錄入到計(jì)算機(jī)中，為項(xiàng)目構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)劃科學(xué)的目錄形式，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)或程序的資料內(nèi)容做好標(biāo)記，還要注意錄入時(shí)要反復(fù)核對(duì)信息，保證資料的準(zhǔn)確性。

4 建立化工建設(shè)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，提高檔案管理工作的效率

因?yàn)榛そㄔO(shè)項(xiàng)目的專業(yè)性很強(qiáng)，涉及到的企業(yè)相關(guān)部門較多，因此需要建立檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到位，避免出現(xiàn)無(wú)人管現(xiàn)象，提高管理效率。在化工項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要確定參與項(xiàng)目的各個(gè)單位，要求他們安排專門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與管理工作，從項(xiàng)目設(shè)計(jì)、物資采購(gòu)、施工和監(jiān)督、竣工驗(yàn)收等整個(gè)階段，都要求相關(guān)負(fù)責(zé)人的參與。同時(shí)還要保證這些負(fù)責(zé)人嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度進(jìn)行實(shí)施，自主收集和整理項(xiàng)目施工期間形成的各類資料，確保其全面性、準(zhǔn)確性，堅(jiān)決拒絕資料信息遺失或損毀的問(wèn)題。確定化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門的管理職責(zé)和范圍，將責(zé)任明確到個(gè)人和崗位，方便在出現(xiàn)問(wèn)題后追責(zé)。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的落實(shí)，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，并能實(shí)現(xiàn)橫向和縱向的全方位管理。這樣還能優(yōu)化配置檔案管理工作需要的人力、物力、財(cái)力等資源，將所有檔案管理資源進(jìn)行整合，提供清晰明確的管理流程，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、提高化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平

檔案管理也是專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因?yàn)檫@不僅涉及到檔案本職工作，還涉及到化工建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容。較高的管理需求，要求從業(yè)人員既具備先進(jìn)的檔案理論知識(shí)和管理技能，又具備信息化技術(shù)操作水平，還要保證對(duì)化工建設(shè)項(xiàng)目有所了解，在規(guī)整檔案資料時(shí)不會(huì)出錯(cuò)?；そㄔO(shè)項(xiàng)目涉及到土建、水利、安裝等專業(yè)，施工管理難度大，涉及面廣，驗(yàn)收的質(zhì)量要求也高。但目前來(lái)說(shuō)項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，專業(yè)水平不足，需要對(duì)其素質(zhì)進(jìn)行提升，這關(guān)系到項(xiàng)目管理工作的質(zhì)量?；そㄔO(shè)企業(yè)需要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的制度化管理，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;定期組織檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、化工建設(shè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容等相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)能力;定期組織專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、檢查和督工，監(jiān)督檔案資料的整理、歸納工作;增加實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累;對(duì)工作成效進(jìn)行考核，配合實(shí)施科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，比如說(shuō)將檔案管理工作成效和考核結(jié)果與績(jī)效相掛鉤，以提高管理人員的積極性。另外還要重視提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和的道德素質(zhì)，提升對(duì)檔案管理工作的重視，從思想層面做好準(zhǔn)備，增強(qiáng)責(zé)任心，保證有高尚的職業(yè)道德開(kāi)展工作。

6 提升化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)代化水平

在新形勢(shì)下要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化水平。在這里，相關(guān)單位需要準(zhǔn)備完善的硬軟件設(shè)施，建立統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)化工建設(shè)項(xiàng)目和人員的信息化管理，研發(fā)針對(duì)本企業(yè)實(shí)際的信息化系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的適用性。做好信息化系統(tǒng)的更新工作，定期進(jìn)行補(bǔ)丁更新和漏洞處理，提高安全性和運(yùn)行效率。對(duì)過(guò)去化工建設(shè)項(xiàng)目保存下來(lái)的的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)換成電子檔案，錄入到計(jì)算機(jī)中，形成數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行整理和備份，防止資料丟失、損毀等。還要加強(qiáng)對(duì)于檔案搜索的信息化建設(shè)，提高檔案資料的檢索速度和查詢速度，加快檔案管理效率。建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，推動(dòng)化工建設(shè)項(xiàng)目的穩(wěn)定發(fā)展。

7 結(jié)語(yǔ)

化工建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的穩(wěn)定順利進(jìn)行十分重要，也關(guān)系到項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量和效率。因此化工單位需要重視對(duì)項(xiàng)目的檔案管理工作，提高管理效率和質(zhì)量，為其他工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張建英.化工建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2014，（15）：15+17.

[2]鄭曉雯.基于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理中的問(wèn)題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（10）：157.

（作者單位：盛虹煉化（連云港）港口儲(chǔ)運(yùn)有限公司）