基于跨平臺(tái)信息資源融合共享的檔案實(shí)體分類探析

[摘要]檔案實(shí)體分類的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是信息資源共享平臺(tái)建設(shè)的必由之路，它在數(shù)據(jù)組織與檢索、資源開(kāi)發(fā)與利用、信息融合與共享中具有重要地位。實(shí)踐中存在檔案實(shí)體分類標(biāo)準(zhǔn)模糊不清、檔號(hào)編制凌亂不一等問(wèn)題，基于此，論文從信息資源規(guī)劃和知識(shí)管理的視角，提出跨平臺(tái)信息資源融合共享背景下檔案的門(mén)類劃分標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)體分類方法和檔號(hào)編制規(guī)則。

[關(guān)鍵詞]跨平臺(tái)信息資源融合共享知識(shí)協(xié)同檔案實(shí)體分類檔號(hào)編制

[分類號(hào)]G272.5；G273.5

Analysis on Archives Entity Classification based on Cross-Platform Information Resources Integration and Sharing

Yan Bingtong

（Office of Suzhou Vocational University， Suzhou， Jiangsu， 215104）

Abstract： The standardization of archives entity classification is the only way to the construction of information resources sharing platform， which plays significant roles in organization and retrieval， resources development and utilization， information integration and sharing. There are some problems in practice， such as fuzzy classification standard of archives entity， confused rules of archival code compilation， etc. Thus， the paper puts forward the classification standard of archives， methods for archives entity classification and archival code making rules in the context of cross- platform information resources integration and sharing from the perspective of Information Resource Planning and knowledge management.

Keywords： Cross-Platform； Information Resource； Integration and Sharing； Knowledge Collabo？ ration； Archives Entity Classification； Archival Code Making

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理理論認(rèn)為，檔案整理應(yīng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，以便于保管和利用。為更好地適應(yīng)電子文件管理，以及國(guó)家檔案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)要求，“區(qū)分不同價(jià)值”“符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理”“保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”[1][2]作為歸檔文件整理的新增原則被列入行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中。不難看出，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的整理工作是保障檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，其中，檔案實(shí)體分類的科學(xué)性程度更成為影響其成敗的關(guān)鍵。然而，在檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)實(shí)踐中，檔案實(shí)體分類的規(guī)范性問(wèn)題仍給業(yè)界帶來(lái)諸多困擾。

1當(dāng)前檔案實(shí)體分類存在的問(wèn)題

就當(dāng)前各立檔單位的現(xiàn)狀看，檔案實(shí)體分類存在如下主要問(wèn)題[3]：

1.1分類標(biāo)準(zhǔn)模糊

按照分類對(duì)象的差異，可將檔案劃分為文書(shū)檔案、科技檔案和專門(mén)檔案三大類別，但從國(guó)家或行業(yè)層面上看，與檔案相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范等并未對(duì)檔案分類作明確區(qū)分，尤其是文書(shū)檔案和專門(mén)檔案兩個(gè)類別。長(zhǎng)期以來(lái)，除高校執(zhí)行的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（DA/T 10-1994）（現(xiàn)已廢止）[4]、企業(yè)執(zhí)行的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）和城建系統(tǒng)執(zhí)行的《城市建設(shè)檔案分類大綱》（1993年8月修訂稿）（以下簡(jiǎn)稱“《大綱》”）外，我國(guó)各類事業(yè)單位和社會(huì)組織大多沒(méi)有明確可參照的檔案實(shí)體分類法，在檔案工作中缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)。（其中，《大綱》是依據(jù)檔案內(nèi)容上的邏輯聯(lián)系建立起來(lái)的分類體系，體現(xiàn)的是一種信息分類標(biāo)準(zhǔn)[5]。）

1.2檔號(hào)編制凌亂

現(xiàn)階段，模糊的分類標(biāo)準(zhǔn)是導(dǎo)致各立檔單位檔號(hào)編制凌亂不一的源頭。

（1）不同行業(yè)系統(tǒng)之間的檔號(hào)規(guī)則不統(tǒng)一

黨群行政組織、事業(yè)單位、各類企業(yè)保管的檔案在內(nèi)容上各不相同，管理上的差異較大。當(dāng)前，各立檔單位對(duì)于管理性文件一般按照歸檔文件進(jìn)行整理編號(hào)，也有部分單位進(jìn)行組卷編號(hào)；對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、具有行業(yè)特點(diǎn)的專門(mén)檔案或科技檔案一般采用組卷編號(hào)，也有部分單位按照歸檔文件進(jìn)行整理編號(hào)。采用以件為單位整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)通常為：全宗號(hào)—年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—件號(hào)；組卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)通常為：全宗號(hào)—年度—分類號(hào)—案卷號(hào)。其中，專門(mén)檔案和科技檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如很多城建系統(tǒng)的城建檔案檔號(hào)按照信息分類號(hào)進(jìn)行編制。此外，在檔號(hào)結(jié)構(gòu)中人為賦予或增設(shè)類目代號(hào)的現(xiàn)象也較為常見(jiàn)。

（2）同一行業(yè)系統(tǒng)不同立檔單位的檔號(hào)規(guī)則有差別

以高等院校為例，大部分高校采用1994年施行的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》作為檔案分類和檔號(hào)編制的基本依據(jù)，以“問(wèn)題”即“十大類”劃分高等學(xué)校全部檔案。但僅以筆者所在地市各高校的具體做法來(lái)看，除“十大類”外，尚有按“八大類”或“組織機(jī)構(gòu)”等進(jìn)行檔案整理編號(hào)的情況；在保管單位組合環(huán)節(jié)，采用立“卷”還是立“件”形式也不盡相同。鑒于該規(guī)范已廢止且未出臺(tái)新的替代方案，可以預(yù)見(jiàn)，供高校檔案整理編號(hào)的執(zhí)行基礎(chǔ)將受到較大沖擊。在其他專業(yè)性較強(qiáng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，盡管?chē)?guó)家檔案局已先后公布兩批《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》作為必須建立的檔案種類，如社保、婚姻、環(huán)保、專利、城建等檔案類別[6][7]，但有關(guān)部門(mén)至今仍未制定或完善相關(guān)的管理辦法和操作細(xì)則，這些都是導(dǎo)致各單位檔號(hào)結(jié)構(gòu)的形式、位類要素設(shè)置及類目代碼差別較大的重要影響因素。

（3）同一立檔單位不同類型檔案的檔號(hào)規(guī)則不一致

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)則》”）已發(fā)布實(shí)施，《規(guī)則》提出“檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)—檔案門(mén)類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)”。該行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)適用于各立檔單位內(nèi)基于傳統(tǒng)認(rèn)知的文書(shū)檔案（黨政或其他管理性檔案），而對(duì)于科技檔案、專業(yè)檔案等則并未作硬性規(guī)定，仍可依據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—1994）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/ T 11822—2008），采用“全宗號(hào)—類別號(hào)—（項(xiàng)目號(hào)—）案卷號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)”或“全宗號(hào)—分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）—案卷號(hào)”等檔號(hào)結(jié)構(gòu)作為相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

2基于跨平臺(tái)信息資源融合共享的檔案實(shí)體分類思路與方法

2.1以知識(shí)協(xié)同理念設(shè)計(jì)檔案信息資源融合的頂層方案

知識(shí)協(xié)同是指“知識(shí)管理中的主體、客體、環(huán)境等達(dá)到的一種在時(shí)間、空間上有效協(xié)同的狀態(tài)”[8]，其核心目的在于將知識(shí)資源進(jìn)行整合、重構(gòu)，使組織學(xué)習(xí)、利用和創(chuàng)造知識(shí)的效益最大化，發(fā)揮“2+2= 5”的協(xié)同效應(yīng)[9]。

模糊的分類標(biāo)準(zhǔn)和多元的檔號(hào)結(jié)構(gòu)客觀上為存儲(chǔ)于信息化應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)中的檔案信息資源融合共享埋下了隱患，成為掣肘“大數(shù)據(jù)”管理的瓶頸。當(dāng)前，“大數(shù)據(jù)”管理和云平臺(tái)應(yīng)用已成為檔案信息資源管理路徑創(chuàng)新的內(nèi)在動(dòng)力和催化劑，科學(xué)規(guī)范的數(shù)據(jù)組織、高效便捷的資源開(kāi)發(fā)、深度融合的信息共享是檔案信息資源管理的本質(zhì)要求和必然趨勢(shì)。

現(xiàn)階段，檔案用戶需求的多元化、精準(zhǔn)化程度日益加深，亟需通過(guò)優(yōu)化配置實(shí)現(xiàn)信息資源融合、開(kāi)發(fā)與共享。如何將散存于各檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)中的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行融匯整合顯得尤為關(guān)鍵，也是檔案信息資源優(yōu)化配置的難點(diǎn)，而這是由信息資源分布的差異性和非均衡性特征決定的[10]。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，任何類型資源配置的優(yōu)劣關(guān)鍵取決于兩個(gè)因素，即需求（Need）和資源（Resource）[11]之間的關(guān)聯(lián)度與匹配性。

因此需要根據(jù)用戶需求和資源分布狀況，以知識(shí)協(xié)同為理念依據(jù)，以客戶關(guān)系管理（CRM）和信息資源規(guī)劃（IRP）為方法指引，以滿足不同層次用戶需求為中心，以知識(shí)挖掘、整合、重構(gòu)為手段，實(shí)現(xiàn)基于知識(shí)協(xié)同的檔案信息資源共享目標(biāo)愿景，建立“需求—資源”間的高度關(guān)聯(lián)和最佳匹配，做好頂層設(shè)計(jì)。如圖1所示。

2.2以歷史主義思想統(tǒng)領(lǐng)實(shí)體檔案門(mén)類劃分及其分類方法

實(shí)踐中，各立檔單位形成的檔案稱謂琳瑯滿目、雜亂不一，不同行業(yè)系統(tǒng)檔案門(mén)類劃分有別，同一行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部檔案分類各異，這一現(xiàn)象廣泛存在于醫(yī)院、高校、公司等企事業(yè)單位，沒(méi)有相對(duì)統(tǒng)一的劃分標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)體檔案應(yīng)從歷史主義的基本思想出發(fā)，即尊重檔案所反映的客觀歷史事實(shí)和總體聯(lián)系[12][13]，以檔案的內(nèi)在屬性、形式特征和利用便捷性作為檔案門(mén)類劃分的通用標(biāo)準(zhǔn)，并在此基礎(chǔ)上統(tǒng)籌確立檔案實(shí)體分類的具體方法。

（1）準(zhǔn)確把握檔案的內(nèi)在屬性和形式特征

準(zhǔn)確把握檔案的內(nèi)在屬性及其形式特征應(yīng)以研究檔案的基本含義作為邏輯起點(diǎn)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》所稱的檔案，是指“過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”；學(xué)界的代表性觀點(diǎn)為：“社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄”[14]。從這一內(nèi)涵可以看出，內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式（或載體）等屬性特征可以籠統(tǒng)地作為檔案門(mén)類劃分的一般標(biāo)準(zhǔn)[15]。

（2）便于檔案實(shí)體保管和提供利用

在檔案門(mén)類劃分時(shí)，還應(yīng)結(jié)合檔案行業(yè)各類規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和傳統(tǒng)實(shí)踐的可取之處，以便今后的實(shí)體保管和提供利用。避免出現(xiàn)理論與實(shí)踐相脫節(jié)、行業(yè)指導(dǎo)規(guī)范與實(shí)務(wù)操作相抵觸，忽視傳統(tǒng)實(shí)踐的有益探索而采取“一刀切”的方式大范圍推倒重來(lái)的做法等現(xiàn)象。

（3）制定統(tǒng)一的檔案門(mén)類劃分標(biāo)準(zhǔn)

文書(shū)、科技、專業(yè)三大門(mén)類是實(shí)際工作中常見(jiàn)的檔案種類劃分標(biāo)準(zhǔn)，這在檔案工作中發(fā)揮了重要作用。自《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄（第一批）》《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄（第二批）》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第13號(hào)）公布后，檔案門(mén)類劃分出現(xiàn)新的變化，其中科技檔案時(shí)而單列，時(shí)而統(tǒng)并，容易造成概念上的誤解和操作上的困難?？蒲许?xiàng)目、建設(shè)工程、設(shè)備、產(chǎn)品四類統(tǒng)稱為科技檔案在業(yè)內(nèi)已達(dá)成共識(shí)，但對(duì)于新時(shí)期形成的專利、出版物等具備科技工作特點(diǎn)和科技檔案系統(tǒng)成套性特征的檔案類型并未被納入其中；除紙質(zhì)檔案外，其它載體檔案門(mén)類的稱謂也不一致。因此，從當(dāng)前現(xiàn)狀出發(fā)，為適應(yīng)今后檔案實(shí)體和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的系統(tǒng)化管理，可將行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各立檔單位新形成的檔案劃分為文書(shū)檔案、專業(yè)檔案、特殊載體檔案三大門(mén)類。（照片、音頻、視頻、光盤(pán)、數(shù)據(jù)、實(shí)物等檔案類別往往與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上一致、接近或緊密關(guān)聯(lián)，但由于其記錄和呈現(xiàn)檔案信息的載體較為特殊，在保管和利用工作中有明顯差別，應(yīng)單獨(dú)設(shè)置一個(gè)門(mén)類。）如圖2所示。

（4）統(tǒng)籌確立檔案實(shí)體分類方法

確立檔案實(shí)體分類法時(shí)，需按照檔案之間固有的歷史聯(lián)系，結(jié)合不同類型檔案保管利用的特點(diǎn)，針對(duì)某些特定類型檔案選擇適用的分類法。它通常包含三個(gè)層面的工作：一是不同來(lái)源檔案的全宗區(qū)分；二是全宗內(nèi)多類型檔案的種類劃分；三是同一種類檔案內(nèi)的復(fù)分。在明確全宗來(lái)源后，對(duì)于文書(shū)檔案，其內(nèi)容主要涉及在黨群工作中形成的綜合性、管理性材料，宜采用以“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)”為主，“年度—保管期限—問(wèn)題（職能、主題）”為輔的分類法；對(duì)于涉及面較廣的專業(yè)檔案，由于其反映的職能活動(dòng)單一、明晰，具有顯著的業(yè)務(wù)活動(dòng)特征，宜采用以“年度—保管期限—問(wèn)題（職能、主題）”為主，不區(qū)分年度的“保管期限—問(wèn)題（職能、主題）”（如干部等人物類檔案）為輔的分類法；對(duì)于特殊載體檔案，由于其反映的內(nèi)容與文書(shū)、專業(yè)檔案相近，可采用與之相對(duì)應(yīng)的分類法（原則上，以電子數(shù)據(jù)形式存儲(chǔ)的檔案在分類時(shí)應(yīng)區(qū)分年度）。同一全宗內(nèi)的檔案分類方法應(yīng)保持一致和相對(duì)穩(wěn)定。

2.3以邏輯主義方法貫穿檔號(hào)編制規(guī)則

規(guī)范化的檔號(hào)編制是檔案實(shí)體分類的必經(jīng)環(huán)節(jié)，它不僅有助于微觀層面檔案信息資源的有序化歸集與檢索，更是宏觀層面檔案信息資源綜合開(kāi)發(fā)利用的重要保障。檔號(hào)編制應(yīng)堅(jiān)持邏輯主義方法為指導(dǎo)，將具有抽象的性質(zhì)或概念屬性進(jìn)行歸納并演繹，以明確的、結(jié)構(gòu)化的代碼（號(hào)）作為檔號(hào)間上下位類的組成要素，從而使分散于各行業(yè)內(nèi)部檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的信息資源建立邏輯關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分融合、專題開(kāi)發(fā)與在線共享。

一般說(shuō)來(lái)，盡管《規(guī)則》中提出的“全宗號(hào)—檔案門(mén)類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)”這一檔號(hào)結(jié)構(gòu)明確適用于文書(shū)檔案，但對(duì)其他門(mén)類檔案也具有較好的適用性。它不僅具有各位類要素構(gòu)成明晰、齊全的特征，而且能夠兼顧檔案的實(shí)體管理和信息分類檢索與編目，“同時(shí)具備實(shí)體存放的‘身份’定位意義和邏輯存儲(chǔ)的檢索標(biāo)識(shí)意義，實(shí)現(xiàn)了檔號(hào)唯一指代性與標(biāo)識(shí)序列性的科學(xué)統(tǒng)一，為檔案實(shí)體管理和海量數(shù)據(jù)整合提供了技術(shù)支撐”[16]。因此，各門(mén)類檔案的檔號(hào)編制可以此為藍(lán)本，必要時(shí)可針對(duì)不同門(mén)類檔案的具體情況加以調(diào)整優(yōu)化。具體說(shuō)明如下：

（1）文書(shū)檔案。文書(shū)檔案門(mén)類包含黨群和行政兩個(gè)二級(jí)類目，分別用“DQ”“XZ”作為標(biāo)識(shí)代碼，其相應(yīng)的細(xì)分類目用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為標(biāo)識(shí)代碼。如某單位2018年度作為永久保存的黨委工作計(jì)劃，其檔號(hào)可表示為：A001-WS·2018-DQ11-Y-1。

（2）專業(yè)檔案。專業(yè)檔案門(mén)類包含各立檔單位業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的檔案，如稅收、婚姻、城建等二級(jí)類目，分別用“SS”“HY”“CJ”等作為標(biāo)識(shí)代碼（若有字母代碼重復(fù)，可在其后追加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為區(qū)分，如社保類和設(shè)備類可分別用“SB01”“SB02”表示），其相應(yīng)的細(xì)分類目用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為標(biāo)識(shí)代碼。如某醫(yī)療機(jī)構(gòu)2018年度作為定期保存的某患者住院病例，其檔號(hào)可表示為：H010-ZY·2018-BL13-D30-1。

（3）特殊載體檔案。特殊載體檔案門(mén)類包含各立檔單位形成的各類歸檔數(shù)據(jù)、信息、實(shí)物等，形式主要有錄音、錄像、光盤(pán)、數(shù)據(jù)、實(shí)物等二級(jí)類目，分別用“LY”“LX”“GP”“SJ”“SW”等作為標(biāo)識(shí)代碼，其相應(yīng)的細(xì)分類目用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字作為標(biāo)識(shí)代碼。如某單位2018年度作為定期保管的某份業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，其檔號(hào)可表示為：C001-TS·2018-SJ11-D10-1。

對(duì)于不宜直接按年度分類的檔案，系統(tǒng)信息著錄時(shí)在檔號(hào)的通用結(jié)構(gòu)中可省略年度標(biāo)識(shí)。

*本文系江蘇省高校檔案研究會(huì)立項(xiàng)課題“高校檔案檔號(hào)編制改革研究”（項(xiàng)目編號(hào)：jsgdf2018-18）和蘇州市職業(yè)大學(xué)校級(jí)科研項(xiàng)目（成果創(chuàng)新）“高校檔案實(shí)體分類改革研究”（項(xiàng)目編號(hào)：SVU2018CX08）階段性研究成果。

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