論計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

劉文紅

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步及信息技術(shù)的迅速發(fā)展，人們利用科技的手段也在不斷更新之中，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被引用到人們的生活和工作之中。同時(shí)隨著人們工作需求的不斷增加，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)也有了更高的要求，目前，我國(guó)各大企業(yè)最普遍使用的辦公模式就是辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化的廣泛使用，提高了企業(yè)各部門的辦公速度和辦公效率，同時(shí)也將更準(zhǔn)確的信息帶到我們的生活中來(lái)。本文主要分析了辦公自動(dòng)化的含義、計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用以及意義，希望對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及有一定幫助。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);辦公自動(dòng)化;應(yīng)用;意義

一、辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化是在信息技術(shù)的發(fā)展下衍生的，在不同的地方在不同的叫法，在行政機(jī)關(guān)中，辦公自動(dòng)化通常被叫做電子政務(wù);在企業(yè)單位辦公自動(dòng)化則被稱為辦公信息系統(tǒng)。它主要指的是根據(jù)現(xiàn)代通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及自動(dòng)化設(shè)備在辦公室內(nèi)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效利用，并建立完善的計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)信息管理、事物處理的綜合自動(dòng)化工程，它是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等高科技手段共同發(fā)展的結(jié)果。它應(yīng)用的范圍很廣，主要有新技術(shù)處理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、傳統(tǒng)辦公室采用的新設(shè)備等，具有集成化、多媒體化、智能化的的優(yōu)點(diǎn)，能夠?yàn)樘岣咿k公的效率和質(zhì)量。

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以加強(qiáng)各事業(yè)單位間的聯(lián)系、加強(qiáng)各部門將的信息交流，從而帶動(dòng)，辦公效率的提高，同時(shí)數(shù)字化、無(wú)紙化的辦公模式，也可以節(jié)約企業(yè)的成本，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用

（一）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距傳輸、拓寬辦公范圍

在傳統(tǒng)的辦公過(guò)程中，自動(dòng)化系統(tǒng)往往會(huì)由于網(wǎng)絡(luò)連接斷開(kāi)而出現(xiàn)信息傳遞的延遲或錯(cuò)誤傳輸，增加了辦公的難度。而如果在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中加入計(jì)算機(jī)技術(shù)，就可以更準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸，即使網(wǎng)絡(luò)連接不順暢，也能將需要傳遞的信息迅速、準(zhǔn)確的傳遞給需要的人員，這就大大的拓寬了辦公的范圍，使不同地點(diǎn)的工作人員，都可以將信息傳遞給日標(biāo)的人群。避免了信息傳達(dá)的延誤，減少了企業(yè)在人力資源上的浪費(fèi)，也增加了工作的多樣性，很大程度上提高了辦公過(guò)程的效率。

目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距傳輸?shù)霓k公自動(dòng)化的軟件主要是BWV，BWV這款軟件可以在網(wǎng)絡(luò)信號(hào)不好的情況下，利用傳真機(jī)進(jìn)行信息的傳遞和收發(fā)以及表格、文字文檔的轉(zhuǎn)化，這一軟件的應(yīng)用，能夠大大提供辦公的效率和質(zhì)量，為辦公人員節(jié)約大量的時(shí)間。從中可以看出，將計(jì)算機(jī)合理的應(yīng)用到辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，可以促進(jìn)辦公部門之間的交流，成為聯(lián)系各部門間的樞紐，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中，最大的應(yīng)用就是為辦公建立以一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，使辦公自動(dòng)化中的數(shù)據(jù)資料及時(shí)的分享出去，并且無(wú)論是在人與人之間還是在信息與信息之間，都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交流。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)通信具有強(qiáng)大的功能特征，它能夠?qū)崿F(xiàn)信息的收集、分享和交流，因此，企業(yè)可以以此為基礎(chǔ)，建立一個(gè)良好的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高部門之間信息處理的有效性，將原來(lái)復(fù)雜的文案工作變得簡(jiǎn)潔明了。建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，還可以更加方便企業(yè)部門和客戶、政府之間的交流，使企業(yè)的辦公過(guò)程更加順暢。

（三）不同種類的計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)中包含了很多種類的技術(shù)功能，計(jì)算技術(shù)是這些功能的統(tǒng)稱，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的多項(xiàng)功能，可以更好的完善自動(dòng)化辦公的工作。不同種類的技術(shù)有不同的功能，可以根據(jù)辦公自動(dòng)化過(guò)程中出現(xiàn)不同的工作特點(diǎn)，選擇不同技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，符合自動(dòng)化過(guò)程中不同的繁雜工作，為企業(yè)的辦公自動(dòng)化提供全而的服務(wù)，完善企業(yè)辦公自動(dòng)化的過(guò)程，從而帶動(dòng)企業(yè)辦公效率的提高。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的意義

（一）降低企業(yè)的成本

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用帶來(lái)了辦公的數(shù)字化，這就表示了辦公過(guò)程中不再需要大量的紙張來(lái)進(jìn)行資料的打印和復(fù)印，需要的資料可以利用傳真的方式或者直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送，無(wú)紙化的辦公減少了材料審批的繁瑣環(huán)節(jié)，也減少了辦公材料的支出。

除了辦公材料的支出減少，企業(yè)人力資源的投入也隨著辦公自動(dòng)化而減少，在傳統(tǒng)的辦公過(guò)程中需要大量人員完成的工作，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用下只需要少數(shù)人就可以完成，提高了人員在辦公過(guò)程中的效率和創(chuàng)造了，也減少了企業(yè)勞務(wù)成本和管理成本的投入，為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）拓寬了辦公范圍

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用帶來(lái)了辦公范圍的拓寬，辦公人員不再受傳統(tǒng)辦公時(shí)間和地點(diǎn)的限制，可以在特殊的情況下自由選擇辦公的時(shí)間和地點(diǎn)，同時(shí)人機(jī)系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的能力，為員工之間的溝通和交流，各單位之間的合作和聯(lián)系提供了極大的便利。

（三）提供高辦公效率

使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的軟件文本處理功能，可以提高數(shù)據(jù)錄入的效率，方便了數(shù)據(jù)校對(duì)、排版及輸出，對(duì)于減少辦公人員的文本編輯和數(shù)據(jù)分析的壓力有很大的意義，也規(guī)范了文本處理的過(guò)程，提高了辦公系統(tǒng)的效率。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)中繪圖技術(shù)和多媒體技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用也可以推動(dòng)自動(dòng)化的發(fā)展，提高企業(yè)辦公的效率和質(zhì)量。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于日常數(shù)據(jù)的處理和分析也能提供很大的幫助，它可以重要資料的編號(hào)歸檔，建立與部門實(shí)際情況相符的數(shù)據(jù)庫(kù)，使領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)人員都能及時(shí)快速的查閱資料，節(jié)約工作的時(shí)間，這也是企業(yè)和客戶之間自動(dòng)化交流的平臺(tái)，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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