檔案數(shù)字化與質量控制在供排水企業(yè)中的應用

陳惠娟 翟 華

（哈爾濱供排水集團有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 數(shù)字化檔案在供排水企業(yè)中的應用

供排水企業(yè)檔案管理主要以科技檔案為主，科技檔案主要由生產調度、科研項目、基建工程、設備檔案四個部分組成，而工程項目檔案占科技檔案總量的90%以上，搞好建設項目檔案質量控制，對提高企業(yè)檔案的管理水平有者舉足輕重的作用。

1.1 工程檔案的特點和整理中的問題

工程檔案是指從建設項目立項、審批、勘察設計、施工、安裝調試、生產準備到竣工投產全過程形成的、應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。

工程檔案總體分為以下幾大類。(1)可行性研究階段的文件包括項目規(guī)劃，計劃及批復，征用土地文件，工程可行性研究報告及批復；(2)招投標文件包括項目設計、施工，設備材料招投標。供貨合同及變更，索賠等文件；(3)項目設計文件包括建設與改造工程的勘測設計文件，設計變更通知單原件、竣工圖、工程概、預算及設計總結等；(4)物資供應文件包括建設與改造工程項目，管理中審定的物資計劃，設備材料的招投標文件，訂貨合同及變更，協(xié)調，索賠等文件材料；(5)項目施工文件包括建設與改造工程項目的開工，竣工報告，施工組織設計，建筑及安裝工程原始記錄，隱蔽工程記錄，施工質量事故和永久性缺陷記錄，設備安裝使用說明書，材料復試報告，設計變更通知單，監(jiān)理通知單，竣工圖等文件材料；(6)項目監(jiān)理文件包括建設與改造工程項目監(jiān)理工作過程中形成的監(jiān)理規(guī)劃、記錄、報告、工作總結、重要會議紀要等。

1.2 在工程檔案資料管理上存在較多問題

(1)時間跨度大。一個工程項目從可行性研究、圖紙設計、招標確定設計、施工及監(jiān)理單位、工程施工、三級驗收、試運行到最后竣工驗收，一般要跨越幾個月甚至一兩年。(2)牽涉單位多。一個完整的項目建設周期要牽涉到業(yè)主部門，多家設計單位，多家施工單位，監(jiān)理單位，總數(shù)達十余家。檔案材料有不同的部門形成和收集，工程可行性研究階段的文件及招投標文件由業(yè)主部門收集，設計文件由設計單位形成和收集，監(jiān)理文件由監(jiān)理單位形成和收集。(3)專業(yè)性強。工程檔案大部分內容都是技術方面的專業(yè)性很強，檔案人員一般不熟悉，工程技術人員一般也不具備檔案管理的知識，在檔案資料整理過程中易發(fā)生返工現(xiàn)象。所以要經常強化工程檔案資料編制和管理人員的培訓，并不定期舉辦培訓班邀請上級部門有關方面專家舉辦講座和現(xiàn)場講解。

2 如何加強工程檔案質量控制

2.1 做好施工圖設計文件質量控制關鍵是驗核工作：

(1)清單與實物是否一致，內容和目錄是否一致；(2)圖紙的工程名稱、單元名稱、項目號、圖號等是否與規(guī)定的一致；(3)本次來圖與歷次來圖有無矛盾或錯誤，代材單、變更單、工程聯(lián)絡單是否規(guī)范、有無空號，存在哪些復印件、傳真件，修改量大約占多少等情況。

2.2 做好廠家檔案質量控制主要做好幾點

(1)規(guī)范合同內容；(2)全面了解施工圖紙中應采購的設備儀器儀表情況，并進行匯總；(3)要求單位及時移交商務合同補充到匯總表中；(4)要求使用及專業(yè)管理部門的資料移交，以掌握廠家資料提供的進度和初步審核資料情況，及時做好反饋和督促單位完善。

2.3 進行施工文件的質量控制，主要分以下幾步

（1）對照合同、計劃及圖紙發(fā)放情況，驗核竣工圖及設計變更單是否齊全；（2）驗核交工記錄是否齊全；（3）驗核設計變更是否已全部在施工圖上體現(xiàn)；（4）驗核所有資料是否符合歸檔的要求，包括表格的填寫、會簽、蓋章，綜合卷冊及專業(yè)卷冊組卷是否合理，竣工圖的折疊是否符合規(guī)范等。

檔案的質量控制是一個循序漸進的過程，將資料移交由檔案部門統(tǒng)一管理，使工程管理更結合檔案的而要求進行，又使檔案人員更接近工程，了解工程，減少雙方之間的重復工作，雖然對本已滿負荷的檔案部門而言增加了不少工作量，但可以通過適當?shù)脑鰡T解決；對于專門的項目管理單位、施工單位，應培訓檔案資料管理人員，讓資料人員同時既是檔案專業(yè)人員，又是工程或工程管理人員，使之更好地架起檔案與工程橋梁，以確保工程檔案完整、準確，都是較為妥善的辦法。

3 XML技術在工程檔案管理中的具體應用

隨著數(shù)字化檔案建設的興起，利用信息技術加強與完善檔案管理變得切實可行。在工程檔案管理中，采用了XML(eXtendsible Markup Language)技術，即可擴展的標識來實現(xiàn)自定義工程檔案模板，用計算機管理貫穿工程建設的全過程，將人為因素降低到最小化，從而有效地使工程項目文件材料歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

所謂工程檔案模板管理思想就是根據(jù)工程項目檔案的特點，將建設項目從項目前期、土建施工、設備安裝到竣工投運等各階段產生的歸檔文件材料按照一定的規(guī)律梳理，羅列出來，形成樹狀結構的工程檔案模板，建設項目的各參建單位可以通過在線或離線方式利用工程檔案模板指導各自單位的歸檔文件和材料的形成、積累、收集、電子文件的上傳、整理、歸檔工作。業(yè)主單位可以通過網(wǎng)絡監(jiān)控各參建單位的項目文件材料的歸檔情況的校驗，及時開展網(wǎng)上催交工作，使建設項目檔案管理更加標準化、規(guī)范化、有序化。

在實際操作中，數(shù)字化檔案館工程檔案模板管理通過利用工程模板編輯器生成模板文件。檔案管理員確認模板內容，上傳到數(shù)字檔案館系統(tǒng)。在數(shù)字檔案館中對模板進行利用，建立工程。如有需要，檔案管理員導出模板到本地進行編輯修改，之后重新導入。工程參建單位導出模板到本地，以便數(shù)字檔案館離線客戶端使用。在野外作業(yè)的工作單位，檔案管理人員可先期于數(shù)字檔案館中下載檔案模板。根據(jù)參建單位的不同性質，各參建單位所能使用到的模板也不相同，但都是原工程模板的一個子集。因此，即使工程單位的兼職檔案管理員檔案專業(yè)知識不足，檔案歸檔錯誤的情況也會大大減少。所下載的模板由數(shù)字檔案館系統(tǒng)進行加密，使得該模板只能由數(shù)字檔案館的離線客戶端使用，在一定程度上保護了知識產權。當某一工程模板標準發(fā)生了改變，總公司檔案管理員可以將其狀態(tài)改為“不可用”，在下級單位檔案管理者的終端上，該模板是不可見的。在對模板進行修改后，重新上傳到數(shù)字檔案館?？偣緳n案管理員再將模板改為“可用”，新模板就在第一時間得到下屬單位各級檔案管理員的使用。工程檔案模板管理方式有指南作用、自動校驗功能、同步建檔、網(wǎng)上檢查、工程建立快捷、模板可重復使用、XML語言適合表示結構化數(shù)據(jù)、離線客戶端模板導出的作用。

采用XML技術使得工程檔案系統(tǒng)能夠便捷高效地處理模板文件，減輕了檔案管理員的勞動，減少了出錯的幾率。

4 結束語

檔案數(shù)字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，同時也是檔案工作中出現(xiàn)的一件新生事物，只要我們抓住國家信息化建設和加強信息資源開發(fā)利用這個契機，創(chuàng)新檔案工作機制，提高檔案質量控制，穩(wěn)步加快檔案信息化建設的步伐，才能使供排水企業(yè)檔案保管條件得到了根本改善。

[1]熊珊珊,趙金卓,張禎.檔案信息數(shù)字化建設應重視“質量控制”.中國西部科技2009，5，15。