芻議建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

丁桂珍

摘 ?要：良好的檔案管理工作能保證建筑工程更加順利地施工，同時(shí) 還能節(jié)省大量的企業(yè)資源，切實(shí)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。但是目前，建筑工程的檔案管理工作存在諸多問題，而這非常不利于建筑行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步?；诖耍疚姆治隽私ㄖこ讨袡n案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問題，并提出幾點(diǎn)相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;現(xiàn)狀;問題

針對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的問題，需要全體員工都能認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要性和重要性，制定一系列的管理措施、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)還需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，這樣才能最大程度提高檔案管理的有效性，保證建筑工程能更加順利地施工。

一、建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

如今，我國(guó)出臺(tái)了一系列的建筑行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)檔案管理的信息化管理提出了更多的要求，同時(shí)也能給檔案管理工作帶來參考標(biāo)準(zhǔn)，促使建筑工程的檔案管理工作能更加協(xié)調(diào)、全面地發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)也在突飛猛進(jìn)地發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容和數(shù)量都在逐步增加中;隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也向信息化的方向不斷前進(jìn)。檔案管理工作也在積極尋求更加先進(jìn)和有效的管理方法，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將所有的檔案都錄入系統(tǒng)，便于人員的查閱和檢索，全過程管理建筑工程的各項(xiàng)檔案，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但是從目前的實(shí)際情況來看，要想將所有建筑工程的檔案進(jìn)行有效管理，都需要一個(gè)容量較大的數(shù)據(jù)庫(kù)，否則檔案將會(huì)變得十分分散，無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的管理，無法滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需求。此外，檔案管理未能明確發(fā)展目標(biāo)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)較為隨意，這就導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量和效率始終無法提高。

二、建筑工程檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)較為薄弱

建筑行業(yè)具有十分復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，建筑工程涉及到非常多的項(xiàng)目，牽扯到很多的部門，既包括建筑方、供應(yīng)商、承包方，還包括政府機(jī)關(guān)、施工方、業(yè)主、施工人員等。正是因?yàn)榻ㄖこ躺婕暗椒浅６嗟牟块T，所以通常需要通過簽訂合同、協(xié)議等方式，來保障工程的順利開展。因此在建筑工程中，檔案、資料的管理是至關(guān)重要的。目前，在建筑工程的日常管理中，檔案管理人員不夠重視檔案資料的管理，在日常工作中未能及時(shí)整理檔案，這就導(dǎo)致在需要建筑資料時(shí)，無法從檔案堆中及時(shí)找到所需資料，或者導(dǎo)致檔案資料不夠齊全。

（二）檔案資料管理的質(zhì)量較低

第一，建筑企業(yè)缺少完善的檔案管理制度，未能及時(shí)更新和更改資料，未能緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，仍舊采用原始、陳舊的管理標(biāo)準(zhǔn)。如果資料無法及時(shí)更新，那么這些資料是無效和不真實(shí)的[1]。如果將這些資料納入到檔案體系中，那么將會(huì)大大降低檔案資料整體的真實(shí)性和質(zhì)量;第二，建筑工程中很多資料都是極為重要的，但是檔案管理人員未能重視檔案管理工作，致使檔案管理缺少規(guī)范性，重要資料的簽字具有較強(qiáng)的隨意性，而這也會(huì)在很大程度上降低檔案的真實(shí)性和有效性。

（三）檔案管理體系不夠完善和系統(tǒng)

在建筑工程的施工過程中，所有人員的注意力都放在工程質(zhì)量的提高上，未能給予檔案管理足夠的重視，檔案管理工作無法很好地開展和推進(jìn)。建筑企業(yè)未能針對(duì)檔案管理工作制定相應(yīng)的管理措施，未能明確檔案管理人員的要求和工作規(guī)范，這就導(dǎo)致管理人員在工作時(shí)較為懈怠。即使有些企業(yè)制定了檔案管理體系，但是不夠全面和完善，檔案管理工作存在非常大的漏洞，缺少較強(qiáng)的執(zhí)行力度，而這非常不利于建筑工程的順利施工。

三、建筑工程檔案管理工作的方法

（一）增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

要想從根本上提高檔案管理工作的有效性，就需要全體工作人員都能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性[2]。首先，建筑企業(yè)需要將檔案管理與企業(yè)文化融合在一起，在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行教育和宣傳，改變員工對(duì)檔案管理的固有印象，這樣才能保證檔案管理工作能順利開展;其次，建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要全面認(rèn)識(shí)和了解檔案管理工作，發(fā)揮自己的領(lǐng)導(dǎo)作用，積極參與到檔案的管理工作中，促使全體員工都能樹立起良好的歸檔意識(shí)。

（二）提高檔案管理的質(zhì)量

第一，建筑企業(yè)需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際情況，制定好良好的獎(jiǎng)懲措施、評(píng)價(jià)制度、考核制度等，增加檔案管理人員的工作積極性，保證檔案資料的真實(shí)性與有效性;第二，檔案管理需要緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、電子化和數(shù)字化，給其他工作人員的查詢提供較大便利;第三，檔案管理需要結(jié)合工程當(dāng)前的施工進(jìn)度，及時(shí)更新工程資料，將工程不同階段的資料進(jìn)行及時(shí)的保存和管理，保證資料和檔案的真實(shí)性。尤其是一些隱蔽工程和關(guān)鍵工序，需要檔案管理人員能到實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)，規(guī)范、詳細(xì)地將實(shí)際情況記錄下來。在竣工驗(yàn)收階段，建筑企業(yè)需要全面審核和檢查工程施工過程中的各項(xiàng)資料和文件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，要保證所有檔案資料的完整性、真實(shí)性以及及時(shí)性。

（三）制定檔案管理的措施

第一，將檔案管理工作變成日常工作，進(jìn)行監(jiān)督和管理，建立起良好的匯報(bào)制度，這樣才能引起檔案管理人員的重視;第二，制定崗位制度，各個(gè)部門之間需要相互配合、積極溝通，及時(shí)共享各自的資料，及時(shí)進(jìn)行檔案的歸檔和管理;第三，建立健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促使檔案管理人員能嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行工作，及時(shí)歸納和整理各種資料和圖紙;第四，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。在當(dāng)前的時(shí)代背景中，信息化管理是必然趨勢(shì)。檔案管理的信息化能實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化和數(shù)字化，充分利用各種各樣的管理軟件，搭建出一個(gè)檔案管理的平臺(tái)，將更多科學(xué)、現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。

（四）重視檔案管理人員的培訓(xùn)

建筑企業(yè)需要格外重視檔案管理人員的培訓(xùn)[3]。首先，從招聘的方面來說。建筑企業(yè)需要招聘一些具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，同時(shí)還需要具有較強(qiáng)的信息素養(yǎng)，能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，從根本上提高檔案管理的有效性;其次，建筑企業(yè)需要重視現(xiàn)任檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容需要包括檔案管理的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、工程施工等方面的內(nèi)容，逐步增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)，使其能緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)更好地開展檔案管理工作。

例如，在檔案管理中，經(jīng)常需要進(jìn)行檢測(cè)，而這就可以利用信息技術(shù)完成。檔案管理人員需要搭建出一個(gè)電子平臺(tái)，在線審核各種各樣的檢測(cè)報(bào)告，這樣能保證資料真實(shí)性的同時(shí)，還能節(jié)省大量的時(shí)間和精力，最大程度提高檔案管理的質(zhì)量與效率。此外，電子平臺(tái)的存在督促著檔案管理人員去學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技能，及時(shí)更新自己的管理理念，保證檔案管理工作能更加順利地開展。

結(jié)束語：

總而言之，檔案管理工作是至關(guān)重要的，既能推動(dòng)建筑企業(yè)的發(fā)展，還能保證建筑工程的順利施工。面對(duì)當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，建筑企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，結(jié)合實(shí)際情況制定一系列的管理措施，構(gòu)建完善、系統(tǒng)的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化，這樣才能推動(dòng)企業(yè)與建筑行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] ?郭珊珊.建筑工程檔案管理現(xiàn)狀及存在問題淺析[J].四川水泥，2018（05）：211+22.

[2] ?趙文龍.淺析建筑工程檔案管理情況及對(duì)策[J].建材與裝飾，2018（13）：142-143.

[3] ?劉元春.建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：152.