企業(yè)檔案精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路

張黎黎

摘要：眾所周知，在一個企業(yè)管理工作當(dāng)中，檔案管理是非常重要的一項組成部分。企業(yè)檔案管理工作的難度是比較高的，很多分散的、雜亂的檔案資料都需要檔案管理人員進(jìn)行歸檔和整理，企業(yè)檔案工作的整體質(zhì)量是衡量企業(yè)整體工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和秩序化程度的重要標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國企業(yè)檔案管理模式正朝著精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，這也是未來整體檔案管理工作的一個主流趨勢。本文將就企業(yè)檔案精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路進(jìn)行深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 ?精細(xì)化 ? ?管理模式 ? 構(gòu)建策略

引言

縱觀我國當(dāng)前各類企業(yè)檔案管理工作的實際情況，其中都或多或少存在著一些問題和弊端，諸如檔案管理制度不完善、檔案管理從業(yè)人員整體素質(zhì)比較低等等，這些都在很大程度上影響著企業(yè)的整體發(fā)展進(jìn)程和方向。精細(xì)化管理概念的提出是我國企業(yè)檔案管理工作的必然要求，其需要借助精細(xì)化的管理來減少不必要的損耗，要通過精細(xì)化的管理模式來提高企業(yè)整體工作效率。以下是筆者結(jié)合自己多年相關(guān)工作經(jīng)驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

一、關(guān)于企業(yè)檔案精細(xì)化管理的簡要介紹

首先，檔案的精細(xì)化管理是一種全新的檔案管理模式，其和企業(yè)之前所采用的傳統(tǒng)檔案管理模式是存在著很多不同之處的。在企業(yè)檔案的精細(xì)化管理工作當(dāng)中，追求的是“嚴(yán)、細(xì)、準(zhǔn)、精”，具體來說，精細(xì)化檔案管理模式就是要企業(yè)檔案管理工作人員在實際檔案管理工作當(dāng)中做到精益求精、嚴(yán)格要求、細(xì)致沒有誤差，要將檔案管理的作用發(fā)揮到實處，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定更加堅實的基礎(chǔ)。

其次，從目前企業(yè)檔案的精細(xì)化管理模式來看，企業(yè)的檔案管理擁有著非常顯著的信息化管理特征，檔案管理工作在信息技術(shù)的作用下變得更具準(zhǔn)確性和細(xì)致性。關(guān)于檔案的精細(xì)化管理的特征，筆者將其總結(jié)為以下幾個方面，分別是注重細(xì)節(jié)、關(guān)注過程、重視效果、精益求精。企業(yè)檔案管理工作必須要做到這幾點才能夠?qū)崿F(xiàn)真正意義上的發(fā)展和突破。

二、當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題分析

1、歸檔問題

根據(jù)筆者的調(diào)查和了解，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國很多企業(yè)在檔案歸檔工作中存在著一些問題，諸如不能將員工檔案資料及時歸檔、檔案收集和歸納速度非常慢，歸檔中存在錯誤等等。這與企業(yè)不重視檔案管理工作有著非常緊密的聯(lián)系，很多企業(yè)都將自己的關(guān)注點過度集中在了產(chǎn)品的運營和生產(chǎn)上面，對于檔案管理工作的重視力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，所以導(dǎo)致檔案管理工作人員很容易產(chǎn)生懈怠情緒。但是，當(dāng)這些檔案真正需要派上用場的時候，這些問題就會完全暴露出來，直接影響到企業(yè)的運作效率。之所以出現(xiàn)這樣的情況，還有一點原因就是企業(yè)并沒有制定出相關(guān)科學(xué)完善的檔案管理制度，沒有為檔案管理工作提供依據(jù)，久而久之，企業(yè)的檔案歸檔問題就會變得越來越嚴(yán)重。

2、管理方式問題

在很多企業(yè)檔案管理部門中，還在沿用著比較傳統(tǒng)的檔案管理方式，用人工形式來對企業(yè)的檔案資料來進(jìn)行分類和管理，會按照既定的排列和分類標(biāo)準(zhǔn)將所有的檔案都放在與之相對應(yīng)的位置上面。這種檔案管理方式不僅僅會造成人力和物力資源的嚴(yán)重浪費，而且很容易因為各種各樣的因素影響而出現(xiàn)檔案丟失或者破壞的情況。面對一些被破壞的檔案，企業(yè)會借助一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來恢復(fù)，但是，其最終恢復(fù)的結(jié)果是不可控的，可能其中一些比較重要的檔案資料內(nèi)容就恢復(fù)不了，嚴(yán)重影響到企業(yè)的需求。

三、關(guān)于企業(yè)檔案精細(xì)化管理模式的構(gòu)建思路分析

1、明確精細(xì)化檔案管理思路

筆者建議，各企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，進(jìn)一步加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門管理工作的重視程度，健全和完善檔案管理制度，將更多的資金和其他物力資源放到檔案管理工作當(dāng)中來。此外，企業(yè)還需要組織與檔案管理工作相關(guān)的實踐活動，不斷強(qiáng)化精細(xì)化管理理念，讓企業(yè)員工都認(rèn)識到檔案精細(xì)化管理的實際價值和作用。還有，企業(yè)要找準(zhǔn)之前在檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，要將精細(xì)化檔案管理思路融入到這些細(xì)節(jié)工作當(dāng)中來。

2、建立完善的精細(xì)化管理制度

在企業(yè)管理工作當(dāng)中，檔案管理部門是為企業(yè)提供正確信息的重要基礎(chǔ)。如果一個企業(yè)在基礎(chǔ)工作上面就存在著各種各樣的問題，那么其整體發(fā)展前景可想而知。在當(dāng)前很多企業(yè)當(dāng)中，檔案管理部門都是有名無實的，檔案管理更是呈現(xiàn)出混亂不堪的局面?；诖饲闆r，企業(yè)必須要在第一時間內(nèi)整理出一套足夠科學(xué)和完善的企業(yè)檔案管理機(jī)制，要進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率，進(jìn)而有效實現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。

3、組建精細(xì)化的檔案管理人員隊伍

目前，從就職于企業(yè)檔案管理部門的工作人員來看，其無論是從學(xué)歷還是能力來分析，都處于相對較低的層次，因為企業(yè)本身在招聘檔案管理人員時就沒有提出比較高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為只要完成好基礎(chǔ)檔案管理工作就可以了。但是，既然要構(gòu)建起精細(xì)化管理模式，企業(yè)就必須要在檔案管理人員上面表示出高度的重視，要重新審視檔案管理人員的工作能力和綜合素養(yǎng)，要為檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會，與此同時，也要從社會上積極引進(jìn)檔案管理工作的專業(yè)人士，將企業(yè)的檔案管理人才隊伍變得更具精細(xì)化。

4、做好檔案信息的精細(xì)化管理

伴隨著檔案自身的發(fā)展與完善，現(xiàn)在企業(yè)當(dāng)中所需要儲存和使用的檔案資料形式也變得越來越多元化，其不僅僅包括基礎(chǔ)的文字資料，也會有照片、錄音、視頻等等很多形式的內(nèi)容。因此，在檔案信息的精細(xì)化管理工作當(dāng)中也需要工作人員對此表示出高度的重視，筆者建議企業(yè)如果自身條件允許，可以建立起自己的區(qū)域網(wǎng)，將各種形式和全區(qū)域內(nèi)的檔案資源信息都要整合在一起，真正實現(xiàn)檔案信息的精細(xì)化管理。

結(jié)束語：

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作需要變得更加精細(xì)，精細(xì)化管理也是企業(yè)檔案管理工作的主流發(fā)展方向。企業(yè)在實際管理工作當(dāng)中，必須要正視檔案管理的重要地位，給予檔案管理工作該有的關(guān)注，為企業(yè)檔案管理工作提出更多的發(fā)展空間。

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