探究鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案在新時代下的發(fā)展

龐玉成

【摘??要】鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院在開展醫(yī)療服務疾病控制、健康宣傳教育等業(yè)務活動中，會形成大量的病歷及業(yè)務技術(shù)服務檔案，這些檔案價值作用和意義重大，必須采取有效措施加以管理，更好發(fā)揮其價值作用。

【關(guān)鍵詞】檔案;鄉(xiāng)鎮(zhèn);措施

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院是最基層的衛(wèi)生醫(yī)療服務機構(gòu)，承擔著鄉(xiāng)鎮(zhèn)所轄社區(qū)居民預防、提供醫(yī)療服務的重任。醫(yī)院在開展醫(yī)療服務、疾病控制、健康宣傳教育等業(yè)務活動中，會形成大量的病歷及業(yè)務技術(shù)服務檔案，這些檔案價值作用和意義重大，關(guān)系醫(yī)院的可持續(xù)健康科學發(fā)展。新時代下，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院應該予以重視的一項重要基礎(chǔ)性工作。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案要實行集中統(tǒng)一管理

檔案工作的基本要求是對檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案管理工作要遵循這一基本原則，實行集中歸口，各科室形成的各門類檔案都要由醫(yī)院檔案負責部門集中管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院應建立檔案工作網(wǎng)絡體系，統(tǒng)一領(lǐng)導檔案管理工作，成立綜合檔案室，由專職檔案人員負責管理，各業(yè)務科室的檔案設(shè)兼職檔案人員，醫(yī)院檔案室負責指導科室檔案的歸檔，科室兼職檔案人員每年定期向綜合檔案室移交檔案。一是將科室業(yè)務檔案納入醫(yī)院綜合檔案管理體系，對業(yè)務活動中形成的大量醫(yī)療服務、疾病控制、健康教育等業(yè)務活動檔案，同其他門類的檔案一樣，業(yè)務檔案的管理也應接受醫(yī)院綜合檔案室管理人員的統(tǒng)一領(lǐng)導;二是凡屬醫(yī)院管理的業(yè)務檔案，由各科室兼職檔案員負責收集、整理、裝訂錄目錄等歸檔工作，定期向綜合檔案室移交，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，對外提供査閱服務利用;三是凡屬科室管理的業(yè)務檔案，各科室由兼職檔案人員暫時保管，歸檔結(jié)束后定期向醫(yī)院綜合檔案室移交，不得以任何理由拒絕移交或延期移交。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案歸檔范圍

明確歸檔范圍是確保檔案規(guī)范管理和齊全完整的重要保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案的歸檔劃分原則和范圍是：（1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案劃分歸檔范圍時，應本著客觀性、實用性、歷史性、學術(shù)性的原則劃分歸檔范圍。即要將那些反映主要業(yè)務工作的形成的材料，具有一定學術(shù)價值且保管期限長的材料由醫(yī)院綜合檔案室歸檔和管理;（2）病歷檔案由科室兼職檔案人員進行收集分類、整理和歸檔，按照醫(yī)院綜合檔案室的規(guī)范定期進行移交;（3）上級醫(yī)療業(yè)務工作的法規(guī)、標準及技術(shù)方法的研究檔案，閱辦完成后應由綜合檔案室進行整理歸檔;（4）科室日常業(yè)務活動中直接形成的醫(yī)療檔案，即各種處方、檢驗檢查報告注射單據(jù)等暫時存科室保管;（5）醫(yī)療專題調(diào)査檔案。主要包括調(diào)査設(shè)計、調(diào)査報告、總結(jié)，各類統(tǒng)計匯總等材料;（6）各科室業(yè)務工作的統(tǒng)計月報、年報;（7）單位及個人發(fā)表的省市級以上業(yè)務研討性文章。除此之外，還要根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)明確界定各門類檔案的保管期限。如文書檔案可以劃分為：永久、30年，10年;其他各門類可根據(jù)要求劃分為永久、長期、短期。

三、集中統(tǒng)一管理的作用和意義

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一綜合管理，有利于衛(wèi)生跟務醫(yī)院業(yè)務工作整體水平的提高，具體作用意義有以下幾點：首先醫(yī)院業(yè)務檔案管理可使檔案能夠反映業(yè)務工作全貌和工作水平，對于醫(yī)院領(lǐng)導及時了解把握全局、決策工作重點，能及時地提供檔案信息進行服務;其次，由于醫(yī)院業(yè)務檔案歸檔范圍已明確，將具體分為總結(jié)分析性、學術(shù)性的材料交醫(yī)院綜合檔案室管理，從而要求各科業(yè)務人員不能再僅停留在做一般性工作作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督、監(jiān)測材料上進一步加工，形成分析性報告，促進了全醫(yī)院業(yè)務工作質(zhì)量;第三，綜合檔案室人員針對業(yè)務檔案開展檔案信息深加工，能通過各種編研材料和基礎(chǔ)數(shù)字匯編為全醫(yī)院工作服務;第四，實施綜合管理可以解決檔案隨便堆放，無序保管狀態(tài)，降低分散在各科室容易丟失的風險，實施集約化管理在節(jié)約管理成本的同時使檔案管理更加規(guī)范，更加有利于檔案的安全完整和開發(fā)利用，也符合檔案管理的基本要求。

四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院檔案管理的有效措施

1.建立健全檔案管理工作領(lǐng)導體制。領(lǐng)導體制是一種運行機制，特別是其中的決策體制，是保證檔案有效管理的關(guān)鍵和首要環(huán)節(jié)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)院實行檔案綜合管理，是通過檔案工作網(wǎng)絡層層管理而實現(xiàn)有序的規(guī)范化。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡是衛(wèi)生服務醫(yī)院檔案管理的組織保障。建立檔案管理領(lǐng)導小組應該明確醫(yī)院主要責任人，各科室主任任副責任人，醫(yī)院辦公室任任協(xié)調(diào)組長，專兼職檔案人員任成員，定期組織開展業(yè)務學習研討，及時解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。醫(yī)院綜合檔案室管理人員負責指導各業(yè)務科室檔案歸檔等服務工作，使檔案管理由無序變?yōu)橛行虻墓芾?，逐步提高完善和?guī)范。

2.完善檔案管理制度。要以《中華人民共和國檔案法》為總依據(jù)，對門類繁多、內(nèi)容各異的業(yè)務檔案，要實行科學規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，各檔案人員應熟悉業(yè)務科室的工作情況，了解主要業(yè)務范圍，清楚工作流程中形成什么內(nèi)容的檔案材料，確定符合業(yè)務實際的業(yè)務檔案資料收集范圍;其次，對于各科室的業(yè)務檔案也要按照醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一要求，進行整理分類和歸檔;第三，嚴格監(jiān)督業(yè)務科室檔案的歸檔保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為己有。

3.加強對兼職檔案員的業(yè)務培訓。這是快速提升業(yè)務水平的重要手段，通過培訓使兼職檔案人員勝任檔案工作崗位管理要求，熟悉檔案的歸檔技能、整理標準、利用要求，就要經(jīng)常性地組織兼職人員參加地方檔案部門舉辦的檔案業(yè)務知識培訓班，不斷提高每個檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，提高熟悉檔案，熱愛檔案工作的積極性主動性，能夠做好檔案工作。

4、明確責任，定期考核。要將檔案管理工作列入醫(yī)院年度考核責任制，制定符合醫(yī)院檔案管理的標準、定期對各科室的檔案歸檔管理情況進行考核，將各科室業(yè)務檔案的歸檔質(zhì)量列入醫(yī)院年終考核評分標準中，通過表彰獎勵，真正確保醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展。

綜上所述，新時代下鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理要認真貫徹《檔案法》，貫徹落實檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，要符合醫(yī)院業(yè)務工作需要;實際工作中要加強檔案收集整理保管利用各個環(huán)節(jié)的管理，及時總結(jié)經(jīng)驗，把握規(guī)律，不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值作用，更好地為領(lǐng)導決策、醫(yī)療業(yè)務和醫(yī)院的全面科學發(fā)展服務。

（作者單位：山東省昌樂縣紅河鎮(zhèn)衛(wèi)生院朱漢分院）