淺談中小企業(yè)采購成本控制中的問題

雖然降低企業(yè)采購成本的重要性不言而喻，但真正掌握和實施采購方法的企業(yè)并不多，尤其是廣大中小企業(yè)中很多還停留在降低生產(chǎn)過程的花費(fèi)即是節(jié)約成本的初級階段認(rèn)識。從中小企業(yè)角度來看，采購是企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品實現(xiàn)增值總過程的起點，采購不僅要購到廉價的產(chǎn)品，還因為其在銷售額中占有較大比重，會因物品積壓導(dǎo)致資金鏈斷裂，所以必須要在保證產(chǎn)品質(zhì)量前提下降低產(chǎn)品成本，購買到使用的產(chǎn)品。

中小企業(yè)采購成本控制中的主要問題

中小企業(yè)在經(jīng)營意識上很多時候還只是片面關(guān)注經(jīng)營規(guī)模、安全生產(chǎn)和市場銷售等宏觀層面，輕視企業(yè)經(jīng)營效率和采購成本控制。認(rèn)為成本控制就是控制產(chǎn)品生產(chǎn)成本，范圍也僅限于企業(yè)生產(chǎn)作業(yè)鏈上的活動，采購成本在金額上簡單的等于材料的購買價格，忽略了采購過程中發(fā)生的一些其他應(yīng)計入的采購成本。采購僅僅是公司經(jīng)營流程中的一個無關(guān)輕重的環(huán)節(jié)，不會影響公司的整體發(fā)展。整個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對于采購管理不夠重視，對于采購成本控制的重要性也沒有加以重視，甚至采購制度還是一片空白，更不要說如何去進(jìn)行采購成本的控制。

采購成本控制管理制度不規(guī)范

采購控制管理制度是獨立性較強(qiáng)的一個系統(tǒng)，涵蓋了信息收集、處理和反饋的一系列完整過程，企業(yè)需要制定嚴(yán)密的內(nèi)控制度，保障系統(tǒng)的順利運(yùn)行。而很多中小企業(yè)的采購制度仍然是空白，這就產(chǎn)生惡性循環(huán)并導(dǎo)致管理的混亂。

中小企業(yè)在實現(xiàn)效益目標(biāo)的過程中需要有針對采購成本風(fēng)險的內(nèi)控制度，根據(jù)自己的企業(yè)特點來制定合適的內(nèi)控管理制度，不能簡單生搬硬套大型企業(yè)的內(nèi)控制度。很多中小企業(yè)即使回避了生搬硬套，但對于采購成本控制的認(rèn)識仍然停留在方法和程序的表面初步形態(tài)，以致形同虛設(shè)或朝令夕改。

采購批量小，缺乏規(guī)模優(yōu)勢

中小企業(yè)屬于在被巨頭壟斷的大環(huán)境的夾縫中生成，因為企業(yè)規(guī)模決定其話語權(quán)，很多訂單的選擇供應(yīng)商范圍狹窄，且銷售訂單少，意味著采購訂單也相對較少，這就缺乏和大企業(yè)同等選擇競爭優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的規(guī)模優(yōu)勢。中小企業(yè)因為規(guī)模和資金效應(yīng)在采購數(shù)量上達(dá)不到規(guī)模效應(yīng)，在和供應(yīng)商談判時，處于弱勢，沒有固定的供應(yīng)商合作伙伴，享受不到優(yōu)惠政策，也容易受到供應(yīng)商的歧視，這都消耗了采購企業(yè)的相關(guān)采購成本。

采購方式落后

很多中小企業(yè)還沿用傳統(tǒng)的采購流程，全程只有采購部門在跟蹤追進(jìn)，沒有相關(guān)的監(jiān)管和反饋機(jī)制。傳統(tǒng)采購方式具有流程復(fù)冗、成本浪費(fèi)、質(zhì)量不保等特點，而現(xiàn)代化的信息技術(shù)因為中小企業(yè)的觀念和資金等原因沒有得到廣泛的應(yīng)用。傳統(tǒng)的手工采購方式因為時間和空間上的受限，周期較長程序復(fù)雜，管理難度較大等，表面上看節(jié)省了軟硬件的投資開支，實際上是進(jìn)一步增加了采購成本，不利于企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。我國中小制造企業(yè)信息化水平仍然比較薄弱，實現(xiàn)信息化管理是未來的必然趨勢，要順應(yīng)當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時代，采用高效率的采購方式。

采購制度不規(guī)范

中小企業(yè)中普遍出現(xiàn)對采購環(huán)節(jié)不重視，對采購成本控制不太上心，導(dǎo)致采購部門缺乏明確、統(tǒng)一的采購管理制度，沒有形成體系化管理，缺乏監(jiān)督檢查機(jī)制，造成了采購部的職能被侵犯的后果，這些都給不良采購行為提供了溫床。實際操作中中小企業(yè)采購部門運(yùn)作效率相對比較低，監(jiān)督機(jī)制比較薄弱，也沒有嚴(yán)格的財產(chǎn)清查和績效考核。甚至一些采購人員的不良行為被企業(yè)發(fā)現(xiàn)，也不會受到法律制裁，或者打擊力度太小，對不良行為起不到約束和震懾性。中小企業(yè)主應(yīng)該依據(jù)企業(yè)自身實際，借鑒其他同類成功企業(yè)的經(jīng)驗，因地制宜的制定出適合于本企業(yè)的采購內(nèi)控制度，并時時根據(jù)國家宏觀政策和企業(yè)實際發(fā)展進(jìn)行修訂完善，確保采購制度的逐步完善。

采購計劃制定不科學(xué)、不符合企業(yè)需求

在實際生產(chǎn)運(yùn)作中，中小企業(yè)制定采購計劃時，沒有科學(xué)的方法進(jìn)行預(yù)算，都是憑借以往的經(jīng)驗估算。在決定采購量時，沒有準(zhǔn)確的計算最佳采購量的方法。如此決定的采購量和實際差距較大，不足的話，計劃無法照常進(jìn)行，資源浪費(fèi)，訂單拖延。富足的話，剩余過多占據(jù)空間，增加儲存成本。采購計劃是采購活動的第一步，應(yīng)由專業(yè)人員根據(jù)公司各方面來制定。完整的采購計劃包括認(rèn)證計劃和訂單計劃，這兩部分必須做到平衡，才能保證采購的成功。滿足以上要求的采購計劃可以有效規(guī)避風(fēng)險，對企業(yè)資源進(jìn)行合理配置。

采購經(jīng)驗不足

采購崗位是對外接口供應(yīng)商對內(nèi)接口生產(chǎn)商的重要銜接崗位，采購人員需要對采購過程和供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行資料審查和現(xiàn)場實地考察。由于中小企業(yè)采購員大多個人素質(zhì)不高、采購經(jīng)驗不足，這就直接影響了采購的績效。在采購管理的實行過程中，采購人員在詢價過程中提出的條件過于苛刻，導(dǎo)致錯失很多潛在的合作機(jī)會。采購人員沒有對市場進(jìn)行調(diào)研和對供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審核，都將直接造成企業(yè)采購成本增加。

采購詢價過程及采購合同簽訂中相關(guān)條款存在較大漏洞

中小企業(yè)詢價渠道單一，供應(yīng)商選擇范圍狹小，不懂得運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等高科技手段，在詢價過程中必須通過多種途徑，了解物資的實時信息，進(jìn)行質(zhì)價比采購，并嚴(yán)格遵守公平、公正、保密原則。在與供應(yīng)商談判之前先對采購價格和供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，得到合理的采購價格，談判時要采取相應(yīng)的策略，掌握主動權(quán)。

采購崗位和采購人員管理、采購績效考核存在問題

采購績效是中小企業(yè)采購管理的最終結(jié)果，在傳統(tǒng)的采購模式中，采購部自始至終沒有被視為一個戰(zhàn)略單位，采購活動也就無法參與到企業(yè)的創(chuàng)新研發(fā)中去。目前在一些中小企業(yè)中，在采購管理崗位設(shè)置中普遍存在智能交叉重疊、缺乏監(jiān)督的問題。對于采購崗位和采購人員管理，也偏重“人治”，在“人情牌”的作用下，考核評價體系未必能得到貫徹實行，導(dǎo)致采購風(fēng)險的增加。

作者簡介：曹永年（1985年2月-），女，安徽合肥人，研究生，碩士，講師，主要從事會計、金融專業(yè)的教學(xué)與研究。