談信息環(huán)境與檔案工作

于星海

檔案工作是在一定環(huán)境中形成、存續(xù)和演化的。系統(tǒng)思維的觀點(diǎn)認(rèn)為系統(tǒng)之外一切與系統(tǒng)不可忽略的聯(lián)系的事物的總和，稱(chēng)為系統(tǒng)的環(huán)境。檔案工作的環(huán)境是在社會(huì)發(fā)展的不同層面發(fā)揮其作用和功能的社會(huì)條件和社會(huì)基礎(chǔ)。

檔案工作發(fā)展的歷史表明其特性、狀態(tài)、功能與社會(huì)環(huán)境密不可分，社會(huì)政冶制度、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平等，決定了檔案工作的發(fā)展程度。當(dāng)國(guó)家或類(lèi)似國(guó)家的社會(huì)管理組織中檔案達(dá)到一定數(shù)量，需要有專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)存放并需要有人專(zhuān)門(mén)對(duì)其實(shí)施保管時(shí)，就產(chǎn)生了檔案工作。不同社會(huì)階段的檔案工作具有不同的形態(tài)與功能。我國(guó)有史以來(lái)，社會(huì)政治制度對(duì)檔案工作起決定作用，使用檔案是一種特權(quán)、一種社會(huì)地位的象征。檔案工作只是對(duì)檔案嚴(yán)加看管，不允許一般的人接觸。社會(huì)發(fā)展至今天，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展開(kāi)始對(duì)檔案工作產(chǎn)生重大影響。21世紀(jì)是人類(lèi)社會(huì)從工業(yè)社會(huì)步入信息社會(huì)的偉大歷史變革時(shí)期。這個(gè)時(shí)期計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信枝術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)迅猛發(fā)展，一日千里。信息的存取認(rèn)知受到影響，信息的生產(chǎn)傳播出現(xiàn)了新的特點(diǎn)，社會(huì)信息化和信息社會(huì)化正成為時(shí)代特征。凡此種種，引起了檔案工作環(huán)境的巨大變革。以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代信息環(huán)境悄然來(lái)臨，電子信息量急劇增多、計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)迅速擴(kuò)展，信息環(huán)境改變了人們的思維方式、行為方式和工作方式，其影響也必將滲透到檔案工作中來(lái)，使之發(fā)生深刻變化。

一、信息環(huán)境對(duì)檔案工作的塑造

信息環(huán)境下的檔案工作面臨著承前啟后的嶄新局面。一方面要延續(xù)對(duì)當(dāng)案工作的歷史責(zé)任，繼續(xù)保管檔案實(shí)體，為上層建筑服務(wù)；另一方面要開(kāi)拓檔案工作的新空間，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為廣大的社會(huì)服務(wù)。

1、信息環(huán)境促進(jìn)檔案工作者放眼大環(huán)境，轉(zhuǎn)變思想觀.念。

人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的歷史，是一部解放思想的歷史。社會(huì)發(fā)展到各個(gè)階段，都會(huì)引發(fā)與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的新思想、新觀念。在信息環(huán)境下信息與物質(zhì)、能源并列，是社會(huì)的三大資源。開(kāi)發(fā)檔案信息資源同開(kāi)發(fā)一切資源一樣，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

放眼大環(huán)境，就必須轉(zhuǎn)變以往檔案工作中“重藏輕用”的觀念。在檔案工作中管理是手段，利用是目的。檔案工作者應(yīng)積極變被動(dòng)應(yīng)付為主動(dòng)服務(wù)，逐步從具體館藏業(yè)務(wù)中解放出來(lái)，使檔案利用服務(wù)走近利用者。

放眼大環(huán)境，就要樹(shù)立信息意識(shí)。檔案作為重要的信息資源，目前尚未得到充分開(kāi)發(fā)。我們不必感嘆社會(huì)的檔案意識(shí)不高，而應(yīng)自省一下自身的信息意識(shí)如何，主動(dòng)積極地參與信息社會(huì)的工作做得如何。檔案工作者信息意識(shí)的提高對(duì)社會(huì)各界具有先導(dǎo)作用。21世紀(jì)檔案工作的著眼點(diǎn)要注重檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)與利用，對(duì)檔案進(jìn)行分析、鑒別、加工，從中提取信息，為利用者快速提供準(zhǔn)確的信息和高質(zhì)量、多層次的信息服務(wù)。

2、利用信息環(huán)境資源，促進(jìn)檔案工作發(fā)展。

環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的塑造，包含兩方面內(nèi)容。一方面是積極的作用，給系統(tǒng)提供生存發(fā)展所需要的空間、資源、激勵(lì)或其他條件，統(tǒng)稱(chēng)為資源；另一方面是消極的作用，給系統(tǒng)施加約束、擾動(dòng)、壓力甚至危害系統(tǒng)的生存發(fā)展，統(tǒng)稱(chēng)為壓力。檔案工作必須充分利用信息環(huán)境所提供的資源。

信息環(huán)境有兩大資源。一是以因特網(wǎng)為代表的計(jì)算機(jī)；通信網(wǎng)絡(luò)。它徹底改變了傳統(tǒng)的信息與獲取方式。人們進(jìn)行遠(yuǎn)程信息存取，不受時(shí)間和信息存放地點(diǎn)的限制。信息的網(wǎng)上生產(chǎn)、傳播、檢索與利用日益成為主流。二是信息資源載體類(lèi)型多樣化。從存取方式上看，有視頻、音頻、圖像、文本等類(lèi)型；從存取介質(zhì)上看，有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等類(lèi)型。

各種載體形式的信息傳送，以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式來(lái)重塑和發(fā)展的檔案工作。首先是實(shí)現(xiàn)檔案工作流程計(jì)算機(jī)化。目前世界各國(guó)的檔案學(xué)家已將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文檔運(yùn)作方案提交各種標(biāo)準(zhǔn)化組織和專(zhuān)業(yè)團(tuán)體討論試行。其中，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、利用等日常業(yè)務(wù)工作計(jì)算機(jī)化。檔案工作由原來(lái)的手工操作為主變成在網(wǎng)絡(luò)上由文檔監(jiān)控軟件控制的計(jì)算機(jī)輔助管理，從以收藏保管等具體業(yè)務(wù)工作為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)信息的檢索、研究和服務(wù)為主。其次是實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和豐富的網(wǎng)上信息資源可以提供全方位、高效率的信息服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)可以擴(kuò)大檔案信息資源，并針對(duì)利用者的需求對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、過(guò)濾、加工，滿(mǎn)足社會(huì)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索，并可根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展不斷開(kāi)拓新的服務(wù)方式。

3、變壓力為動(dòng)力，檔案工作要積極納入杜會(huì)信息資源體系。

無(wú)邊無(wú)際的網(wǎng)上信息資源和日趨成熟的網(wǎng)絡(luò)檢索工具極大地提高了社會(huì)公眾的信息可獲得性，信息環(huán)境中出現(xiàn)了前所未有的信息競(jìng)爭(zhēng)。圖書(shū)館業(yè)、電子出版社、商業(yè)化聯(lián)機(jī)情報(bào)檢索機(jī)構(gòu)、信息中介機(jī)構(gòu)……都積極地投入到這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)之中，所有的信息資源都被充分地開(kāi)發(fā)和利用。此外還有電子文件管理工作上的競(jìng)爭(zhēng)。目前許多電子文件的收文與發(fā)文機(jī)構(gòu)依靠計(jì)算和人員進(jìn)行電子文件的管理，檔案工作人員若不了解相關(guān)的管理流程和技術(shù)，只能淪為保存電子文件的“硬盤(pán)”。這種種情況給檔案工作以極大的壓力。在信息市場(chǎng)爭(zhēng)奪戰(zhàn)中，你不占領(lǐng)的陣地很快就會(huì)被別的機(jī)構(gòu)占據(jù)。目前我國(guó)檔案界許多機(jī)構(gòu)和人員還未認(rèn)識(shí)到這些競(jìng)爭(zhēng)及其激烈程度。他們認(rèn)為檔案的原始性決定了不必?fù)?dān)心沒(méi)人來(lái)利用。但檔案界也有一些有識(shí)之士提出了“檔案工作往何處去”的疑問(wèn)，甚至發(fā)出了“檔案工作既將被吞沒(méi)了”的感嘆，他們是實(shí)實(shí)在在地感受到了信息環(huán)境帶來(lái)的壓力。在這種壓力下我們只有積極行動(dòng)，變壓力為動(dòng)力。以系統(tǒng)思維的觀點(diǎn)看，弱者只要不向命運(yùn)低頭，努力尋找和開(kāi)辟利用環(huán)境的特殊渠道，形成自己與環(huán)境互動(dòng)的獨(dú)特方式，就能夠生存下去，甚至轉(zhuǎn)化為強(qiáng)者。

信息環(huán)境下，每一種信息工作都必須從網(wǎng)絡(luò)的高度重新認(rèn)識(shí)其資源體系的建設(shè)與發(fā)展問(wèn)題，每一種信息工作都要平等地參與網(wǎng)絡(luò)的管理與決策并分擔(dān)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和管理的費(fèi)用，每一種信息工作都必須恪守諾言、開(kāi)放資源，融入一體化的信息資源體系中。檔案工作信息化的要求日趨迫切。檔案機(jī)構(gòu)要向社會(huì)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變，它們所履行的各種社會(huì)職能要朝著發(fā)揮新的、更大范圍的作用的方向發(fā)展。檔案服務(wù)必須走出館門(mén)，積極納入社會(huì)信息資源體系，進(jìn)入廣闊的社會(huì)并服務(wù)于整個(gè)社會(huì)以求得生存與發(fā)展。