淺談信息化條件下機關(guān)文書檔案管理

馬愛萍

摘??要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)今世界已經(jīng)完全進(jìn)入了信息時代，效率以及效益已經(jīng)成為了人們的主要追求。同時，在最近這幾年，機關(guān)活動數(shù)量以及所需要處理的事物也越來越多，導(dǎo)致了其文書檔案種類與數(shù)量都日益增多，使檔案管理工作難度出現(xiàn)了極大程度的增加。在這種背景下，怎樣更加高效的完成檔案管理已經(jīng)成為了機關(guān)工作人員需要解決的關(guān)鍵問題。鑒于這種情況，本文首先對信息化條件下機關(guān)文書檔案管理存在問題進(jìn)行了簡單分析，然后以此為基礎(chǔ)提出了幾點強化檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：信息化條件;機關(guān)文書;檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了機關(guān)文書檔案管理的必然趨勢，通過對實際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，目前我國機關(guān)文書的檔案信息化管理卻還有一定問題存在，導(dǎo)致了信息化的作用并沒有得到有效發(fā)揮，也就影響了檔案管理的作用發(fā)揮，對機關(guān)工作的順利展開造成了極大的消極影響。在這種情況，機關(guān)必須采用更加科學(xué)合理的方式強化文書檔案管理，從而有效提升機關(guān)文書檔案管理的工作效率，為相關(guān)工作的有效展開提供更有力的支持和保障。所以，本文展開信息化條件下機關(guān)文書檔案管理的措施探討有著重要的現(xiàn)實意義。

一、信息化條件下機關(guān)文書檔案管理存在問題

（一）規(guī)范性還有比較大的提升空間存在

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，即使很多機關(guān)已經(jīng)充分認(rèn)識到了文書檔案信息化建設(shè)的重要意義，并將這項工作提上了日程。然而，通過對實際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，機關(guān)文書檔案管理在信息化方面的規(guī)范性卻依舊相對較低，還有比較大的提升空間。導(dǎo)致這種情況發(fā)生的主要原因就是在當(dāng)前這個互聯(lián)網(wǎng)信息時代，相關(guān)科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度非?？?，造成了信息化平臺升級以后，大量的數(shù)據(jù)信息以及電子文件會有極大可能出現(xiàn)查詢困難甚至丟失的情況。同時行政文件內(nèi)容還包含了個人的社保、保險證明以及工作經(jīng)歷等內(nèi)容，這些都必須及時更新并移交給檔案紀(jì)念室保管。

（二）人員的綜合素質(zhì)相對較低

要想更加高效的完成信息化條件下的文書檔案管理工作，機關(guān)必須擁有一支專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的管理團(tuán)隊。現(xiàn)在很多機關(guān)負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員，其信息素養(yǎng)都相對較低，根本不符合文書檔案管理信息化發(fā)展的需要，對相關(guān)工作的順利展開造成了比較大的消極影響。

（三）還沒有形成健全完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

通過對現(xiàn)在我國機關(guān)文書檔案管理的信息化發(fā)展實際情況進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在我國機關(guān)在文書的檔案信息化管理上卻還沒有構(gòu)成科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)，同時，在電子文檔的借用、查閱、歸檔、整理以及收集等方面的規(guī)章制度還有比較大的缺陷和不足，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的順利展開。

二、信息化條件下強化機關(guān)文書檔案管理的策略探究

（一）進(jìn)行管理規(guī)范的健全完善

實際上，每個機關(guān)都擁有獨屬于自身的文書檔案管理機制，然而這些管理機制基本上都是以過去紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)制定的，并不符合信息化條件下文書檔案管理的實際需求。所以，在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理機制制定的時候，機關(guān)必須轉(zhuǎn)變工作理念，提升對檔案管理思想的重視，加強檔案推行工作力度，并根據(jù)實際推行情況進(jìn)行檔案工作規(guī)范的不斷優(yōu)化，以此來更加高效的完成檔案管理工作，為后續(xù)查詢提供更大的便利，并推動數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮，為百姓生活的順利展開貢獻(xiàn)更大的力量。

（二）增強文書檔案管理人員的信息化素養(yǎng)

要想使自身文書檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)得到有效提升，機關(guān)明確認(rèn)識到硬件設(shè)施的重要作用，加大在這方面的投入，進(jìn)行硬件設(shè)施的更新以及設(shè)備環(huán)境的優(yōu)化，只有這樣才可以為后續(xù)培訓(xùn)工作的針對性展開打下一個更為堅實的基礎(chǔ)，讓文書檔案管理工作人員能夠擁有更多的實踐練習(xí)機會，讓他們對相關(guān)設(shè)施有一個更為深入的了解和認(rèn)識。同時，機關(guān)還應(yīng)該定期對文書檔案管理工作人員進(jìn)行更具針對性的專業(yè)培訓(xùn)，以此來幫助他們跟上時代發(fā)展的腳步，并將培訓(xùn)考核成績當(dāng)做工作成果評價的一部分，這樣他們才會更為積極主動的投入到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中去，并使他們的自主學(xué)習(xí)觀念得到有效增強，從而為他們的信息化素養(yǎng)提升貢獻(xiàn)更大的力量。除此之外，機關(guān)中負(fù)責(zé)文書檔案管理的工作人員還應(yīng)該對自身的交際面進(jìn)行拓展，多和其余部門的工作人員展開交流溝通，并學(xué)習(xí)兄弟單位檔案信息化管理的先進(jìn)經(jīng)驗，進(jìn)而來有效增強自身的信息化素養(yǎng)，為文書檔案管理的信息化發(fā)展起到更大的推動作用，并為檔案信息數(shù)據(jù)作用的有效發(fā)揮提供更有力的支持和保障，達(dá)到讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿的最終目標(biāo)。

（三）進(jìn)行信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的健全完善

由于受到過去紙質(zhì)檔案管理方法以及管理觀念的影響，導(dǎo)致了現(xiàn)在信息化條件下的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也變得越來越復(fù)雜，并且推動其向著統(tǒng)一的方向發(fā)展，最終造成了文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)百花齊放，這也給檔案信息的傳遞以及傳輸工作的順利展開產(chǎn)生了比較大的阻礙。要想有效解決這種情況，機關(guān)必須根據(jù)自身文書檔案工作管理的全過程情況構(gòu)建一個統(tǒng)一完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。并以自身內(nèi)部專用網(wǎng)絡(luò)為依托進(jìn)行機關(guān)文書檔案管理信息化平臺的構(gòu)建，這樣才可以為機關(guān)文書檔案的信息化發(fā)展起到更大的推動作用，并為后續(xù)工作的順利展開打下一個更為堅實的基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

總而言之，在當(dāng)前這個信息時代，怎樣更加高效的完成信息化條件的檔案管理工作，提升檔案管理工作效率，為人們提供更為便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，已經(jīng)成為了機關(guān)檔案管理人員需要解決的關(guān)鍵問題。在這種背景下，要想更加高效的完成檔案管理工作，機關(guān)必須跟上時代發(fā)展的腳步，轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念，加強人才培養(yǎng)工作力度，加大資金投入，進(jìn)行檔案管理方案的更新優(yōu)化，這樣才可以使檔案管理的信息化水平得到有效增強，進(jìn)一步增強檔案管理效率，及時找到人們所需的材料，避免人們時間以及精力遭到浪費，將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，進(jìn)而為我國的可持續(xù)發(fā)展建設(shè)貢獻(xiàn)更大的力量。

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