如何做好檔案管理創(chuàng)新工作

李進衛(wèi)

檔案管理是企事業(yè)管理工作的重要組成部分。與其他工作的最大不同，檔案管理工作不是某一特定領域工作，也不是檔案管理部門或檔案工作人員的職責，而是需要所有部門、全體成員共同參與、共同經營的一項工作?！皠?chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力”，沒有創(chuàng)新，一個單位、一個組織、一項工作就沒有活力與希望，檔案管理工作亦是如此。檔案工作人員應該增強自主創(chuàng)新能力，讓創(chuàng)新成為驅動檔案管理發(fā)展新引擎，積極探索檔案管理的理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、人才創(chuàng)新，全面拓展檔案管理各項功能，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務職能，持續(xù)提升檔案管理工作的質效。

一、創(chuàng)新觀念，服務社會

（1）檔案作用能否得以充分發(fā)揮，關鍵是能否結合實際情況，認識與了解檔案管理工作。隨著產業(yè)結構的優(yōu)化，企事業(yè)部門結構的調整，檔案管理的技術在不斷提高，與之相適應的，檔案管理人員的觀念也要與時俱進，在辦公室坐等的方式越來越不適應如今高速膨脹的信息流。檔案管理人員要“走出去”，主動請教相關領域專業(yè)人員，弄懂理清檔案的內涵關系與保存意義，做到對各種科技檔案、資料“胸中有數(shù)”。

（2）不斷深化檔案是企業(yè)獨有信息與知識的觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，各單位的檔案是獨有的原始記錄，記錄著各種資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。如果一個單位的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給單位造成無法挽回的損失。

（3）要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下產生、共存并發(fā)展完善。在工作中，要突出強化這一理念，確保落實實際工作之中。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現(xiàn)代企事業(yè)的高速發(fā)展

（1）以精簡為抓手，推進檔案管理機構創(chuàng)新。無論哪個單位，精干是一個必然趨勢，企事業(yè)檔案工作也要順應企事業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司、各級各類檔案資料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，這樣符合現(xiàn)代企事業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企事業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

（2）立足實際需要，推動檔案管理制度創(chuàng)新的。要從企事業(yè)各自的實際出發(fā)，高校開展檔案管理工作?；仡櫠嗄陙淼臋n案工作實踐，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案專業(yè)人員的不懈努力。目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各處室，不夠規(guī)范，降低了利用率，不斷創(chuàng)新集團檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，按月考核，年終進行總結評比，職責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

三、管理創(chuàng)新，全面提升檔案工作

檔案工作的規(guī)范化形成和廣泛參與，要求提高企事業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導，定期舉辦檔案管理的培訓，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，培訓時要求每個兼職檔案員帶未理裝訂的資料，面對面、手把手地指導她們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。

針對辦公自動化普及后，將出現(xiàn)無紙辦公，企事業(yè)每個崗位都能形成電子文檔的實際，每個檔案管理人員都要懂得文書處理和歸檔的一整套程序，深入了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內部聯(lián)網(wǎng)后，企事業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。