監(jiān)理單位資料檔案信息化管理的審視

摘? 要：檔案管理工作是每一個(gè)政府工作單位和企業(yè)管理中的重要組成部分。隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，新的檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。電子信息技術(shù)的不斷成熟帶來(lái)了檔案管理上的變革，因?yàn)殡娮有畔⒒夹g(shù)，檔案管理更加便利了。在當(dāng)下社會(huì)，人們開(kāi)始意識(shí)到信息的重要性，而電子信息化管理模式下的檔案管理無(wú)疑能夠擁有更加高效的信息提取與整合的能力，能夠更好地推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，促進(jìn)城市建設(shè)的現(xiàn)代化。監(jiān)理單位行政資料的電子信息化檔案管理，也是必不可少的。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息化;管理模式

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）07-0185-03

Abstract：Archives management is an important part of the management of every government work unit and enterprise. With the progress of the times and the development of information technology，a new mode of archives management emerges as the times require. The continuous maturity of electronic information technology has brought about changes in archives management，because of electronic information technology，archives management is more convenient. In today’s society，people begin to realize the importance of information，and the archives management under the electronic information management mode can undoubtedly have more efficient information extraction and integration capabilities，can better promote the development of society，and promote the modernization of urban construction. The electronic information archives management of administrative data of supervision units is also indispensable.

Keywords：archives management;electronic informatization;management mode

0? 引? 言

檔案是政府單位和企業(yè)在發(fā)展中的重要參考，受傳統(tǒng)檔案管理類型的限制，檔案管理在效率和內(nèi)容上難以滿足時(shí)代的需求，為了更好地發(fā)展檔案管理，電子信息化的監(jiān)理單位檔案管理模式是必不可少的;為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案的保存和利用，就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行電子信息化，彌補(bǔ)其不足，由此促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，更好地服務(wù)于社會(huì)需求。

1? 新時(shí)代下發(fā)展監(jiān)理單位檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎改變了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為新時(shí)代信息管理的主要模式。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，所監(jiān)理的工程項(xiàng)目數(shù)量逐日增加，應(yīng)存儲(chǔ)的工程檔案資料也越來(lái)越多。

相比較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子信息化管理模式，信息集中而且開(kāi)放性強(qiáng)，既方便了管理人員記錄和修改，也方便其他人員查閱;而傳統(tǒng)檔案管理模式信息分散且封閉，而且對(duì)檔案室的空間要求也較大，雖然在一定時(shí)期發(fā)揮了重要的作用，但在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代難以滿足社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的需要，只有運(yùn)用高效率和高質(zhì)量的電子信息化的檔案管理模式，才可以滿足新的時(shí)代需求。

2? 電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)工具，通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，既快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。

2.1? 檔案的共享與辦公自動(dòng)化

在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，達(dá)成信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，提升了工作效率。

2.2? 更快地檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅表現(xiàn)在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極少出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在提升了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.3? 時(shí)效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程煩瑣，這加大了使用者的使用成本，導(dǎo)致流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低。而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理減少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。

2.4? 簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣的工作方式效率低下、誤差多、時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)地查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫(xiě)方便，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。

2.5? 優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大多是紙質(zhì)的，存在文件體積大、易受潮、易燃燒、不易備份、不易保存、不易轉(zhuǎn)移等問(wèn)題，并且容易在火災(zāi)或自然災(zāi)害后出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開(kāi)。而電子信息化的檔案管理則很好地避免了這些問(wèn)題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤(pán)存儲(chǔ)，具備體積小、重量輕、發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移等優(yōu)勢(shì)。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。

2.6? 減少對(duì)檔案室的場(chǎng)地依賴

傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)場(chǎng)地的要求較高，既有空間面積的要求，也有電氣設(shè)備、消防設(shè)備等安全管理的要求，而且還需要配備專兼職的檔案室管理人員，加上對(duì)檔案室的日常管理與維護(hù)，這對(duì)于企業(yè)而言是一筆不菲的開(kāi)支。

3? 電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

3.1? 收集整理信息

借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案，完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫(kù)。信息的收集是檔案管理工作的重要部分。在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號(hào)，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄。

3.2? 系統(tǒng)維護(hù)

在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問(wèn)題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問(wèn)題需要經(jīng)常調(diào)試，配備專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.3? 對(duì)檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。檔案信息的保密工作可以說(shuō)是電子信息化的檔案系統(tǒng)以后工作的一大重點(diǎn)。

3.4? 增加利用環(huán)節(jié)效率

利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。電子信息化的檔案管理模式最大的優(yōu)勢(shì)便是效率。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的信息查詢慢而且低效，電子信息化下的檔案管理要做到既快速，又準(zhǔn)確，不出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，增加了工作效率的同時(shí)，減少工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

3.5? 保存存儲(chǔ)媒介

電子信息化的檔案管理模式中，檔案存儲(chǔ)媒介大多是以硬盤(pán)形式存在，硬盤(pán)需要專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)和檢查，也要增加安全意識(shí)防止被復(fù)制或篡改。對(duì)于電子信息化的檔案管理，應(yīng)該建造有專門(mén)的電子信息化檔案機(jī)房，用于放置服務(wù)器。

3.6? 對(duì)檔案管理信息中心的安全維護(hù)

作為檔案管理的主體單位，應(yīng)設(shè)立檔案管理信息中心，負(fù)責(zé)檔案的日常運(yùn)維及特殊時(shí)期的應(yīng)急處理。檔案管理信息中心要建立健全運(yùn)維體系，規(guī)范各種運(yùn)行情況下的規(guī)章制度，經(jīng)常開(kāi)展切換和災(zāi)難演練等工作，詳細(xì)包括災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)在內(nèi)的集中監(jiān)控和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，系統(tǒng)監(jiān)控和磁帶介質(zhì)管理，災(zāi)難恢復(fù)，服務(wù)器維護(hù)的統(tǒng)一過(guò)程。以滿足災(zāi)害發(fā)生后檔案管理信息中心的正常工作。

對(duì)于檔案管理信息中心來(lái)說(shuō)，災(zāi)難之后的恢復(fù)流程十分重要。針對(duì)災(zāi)害事件的響應(yīng)和事故損失控制的機(jī)構(gòu)要盡早建立。在災(zāi)難發(fā)生時(shí)的流程和對(duì)策要在平時(shí)進(jìn)行編輯，包括災(zāi)難的初始響應(yīng)和災(zāi)難的應(yīng)急處理，災(zāi)難的損害評(píng)估，災(zāi)害等級(jí)的識(shí)別都要重視起來(lái)。而對(duì)于應(yīng)急指揮中心的建立和災(zāi)難發(fā)生時(shí)的管理機(jī)構(gòu)以及災(zāi)害通知系統(tǒng)，都是檔案管理信息中心災(zāi)后能夠快速恢復(fù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的具體手段。

4? 結(jié)? 論

總而言之，在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在給予巨大幫助的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，在監(jiān)理單位檔案管理部門(mén)建立電子信息化的檔案管理檔案系統(tǒng)是新時(shí)代檔案管理工作的必然趨勢(shì)。而順應(yīng)趨勢(shì)，增加監(jiān)理單位檔案管理的信息管理效率，建立新時(shí)代電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，是我們監(jiān)理單位檔案管理行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的一大途徑，也是促進(jìn)檔案管理綜合管理的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，監(jiān)理單位檔案管理部門(mén)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，完善檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

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作者簡(jiǎn)介：王雪（1984.12-），女，漢族，重慶合川人，本科，檔案館員，研究方向：行政管理、人事管理。