大型水利樞紐工程檔案分類(lèi)方法探究

王穎 付鵬 劉鳳桐 謝鑫 胡志堅(jiān)

摘要：檔案分類(lèi)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，合理科學(xué)地分類(lèi)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。通過(guò)分析已有的工程檔案主要分類(lèi)方法，結(jié)合江西峽江水利樞紐工程特征，采用工程實(shí)施順序分類(lèi)法和工程專(zhuān)業(yè)分類(lèi)相結(jié)合的檔案分類(lèi)方式，構(gòu)建了峽江水利樞紐工程檔案3級(jí)分類(lèi)體系，既實(shí)現(xiàn)了重要檔案重點(diǎn)管理，又保證了施工階段檔案的分類(lèi)清晰?？蔀轭?lèi)似大型水利樞紐工程檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案分類(lèi);水利工程檔案管理;峽江水利樞紐

中圖法分類(lèi)號(hào)：G272.5

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

DOI： 10.15974/j.cnki.slsdkb.2019.07.叭3

在我國(guó)水利工程建設(shè)全面深化改革時(shí)期，水利工程檔案管理工作面臨著與工程建設(shè)同步發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)等挑戰(zhàn)。本文以江西峽江水利樞紐工程檔案分類(lèi)為例，探討了大型水利樞紐工程檔案分類(lèi)方法。

1 工程檔案分類(lèi)現(xiàn)狀

水利工程檔案管理工作需要以規(guī)范的檔案管理體系及相關(guān)制度作為保障。近年來(lái)，水利部針對(duì)重大水利工程檔案管理工作舉辦多次培訓(xùn)，雖然各單位也已逐步重視水利工程檔案工作，但是在大型水利樞紐工程建設(shè)中，仍存在檔案管理重要性意識(shí)缺乏、檔案管理人員不到位、檔案管理制度不健全等問(wèn)題[1]，導(dǎo)致工程檔案往往未與工程建設(shè)實(shí)現(xiàn)同步管理。

大型水利樞紐工程建設(shè)涉及專(zhuān)業(yè)眾多，項(xiàng)目集水利、機(jī)電、房建、公路、市政、航運(yùn)于一體，因此相關(guān)檔案資料不僅數(shù)量多，且類(lèi)型也多。面對(duì)數(shù)量及類(lèi)型繁多的水利工程檔案，選擇科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方法顯得尤為重要。做好檔案分類(lèi)是保障后續(xù)檔案整理有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，也是保障檔案查找高效快捷的關(guān)鍵，探討大型水利樞紐工程檔案分類(lèi)方法十分必要。

2 工程檔案主要分類(lèi)方法

工程檔案屬于科技檔案，組卷時(shí)應(yīng)遵循文件內(nèi)部的形成規(guī)律、有機(jī)聯(lián)系、成套性和系統(tǒng)性[2]。研究檔案分類(lèi)方法必須發(fā)現(xiàn)檔案文件之間的聯(lián)系與規(guī)律。根據(jù)水利工程檔案特性及水利工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，歸納總結(jié)出以下幾種主要的分類(lèi)方法。

（1）合同分類(lèi)法。該分類(lèi)方法將檔案文件按照不同的合同分為不同類(lèi)別，同一合同內(nèi)的應(yīng)歸檔文件按照實(shí)施階段歸為同一類(lèi)別。項(xiàng)目分為招標(biāo)、投標(biāo)階段，項(xiàng)目實(shí)施（如施工、安裝等）階段，項(xiàng)目驗(yàn)收階段，將每階段內(nèi)所有應(yīng)歸檔文件按照順序收集歸檔。每份合同有唯一的分類(lèi)檔號(hào)，以確保合同內(nèi)的應(yīng)歸檔文件收集到位。該分類(lèi)方法簡(jiǎn)單明了，但由于大型水利工程合同數(shù)量眾多，有的甚至可達(dá)上百個(gè)，若按照該方法分類(lèi)會(huì)導(dǎo)致檔案類(lèi)別太多，不便于檔號(hào)管理，且合同之間內(nèi)容交叉的文件也較多，無(wú)法做到分類(lèi)清晰明確。故合同分類(lèi)方法適用于小型水利工程，如堤防、水庫(kù)、農(nóng)田水利等合同標(biāo)段較少的水利工程。

（2）工程專(zhuān)業(yè)類(lèi)型分類(lèi)法。大型水利樞紐工程通常包括水工建筑物、機(jī)電安裝、金屬結(jié)構(gòu)、船閘、房建、公路等不同工程類(lèi)型。該分類(lèi)方法按照不同的工程類(lèi)型對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，且通常結(jié)合單位工程劃分進(jìn)行分類(lèi)。通過(guò)總結(jié)檔案后期利用狀況，大部分需要查找檔案的情況在工程完工及發(fā)生工程事件后，故采用該方法可直接且迅速定位到某一工程類(lèi)別。同時(shí)，該方法也存在一些問(wèn)題，在文件資料整理過(guò)程中，例如同一工程類(lèi)型可能由幾個(gè)施工單位依據(jù)不同的合同來(lái)實(shí)施，在編寫(xiě)案卷流水號(hào)時(shí)需要保障各立卷單位的連續(xù)性，若其中一份合同中的文件需要添加案卷，需在各立卷單位間進(jìn)行協(xié)調(diào)，工作量較大，且案卷流水號(hào)連續(xù)性差;由于涉及水利專(zhuān)業(yè)知識(shí)較多，該分類(lèi)法還要求檔案管理人員具有一定水平的水利專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。

（3）工程實(shí)施順序分類(lèi)法。水利工程建設(shè)一般會(huì)經(jīng)歷以下階段：項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工（產(chǎn)品安裝）及驗(yàn)收等階段。該分類(lèi)方法按照不同實(shí)施階段對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，文件時(shí)間特征明顯，應(yīng)著重整理較為重要的文件類(lèi)型，如項(xiàng)目前期批復(fù)文件、竣工驗(yàn)收文件。但由于項(xiàng)目施工階段包含了大量檔案文件，如項(xiàng)目管理、施工、監(jiān)理、設(shè)備產(chǎn)品等文件[3]，僅按一個(gè)分類(lèi)會(huì)使得項(xiàng)目施工階段文件較為混亂且粗略。

3 峽江水利工程檔案分類(lèi)

峽江水利樞紐工程為大（一）型綜合水利樞紐工程，建設(shè)項(xiàng)目主要有樞紐工程及庫(kù)區(qū)工程。樞紐工程建設(shè)項(xiàng)目包括混凝土重力壩、泄水閘、電站廠房、船閘、魚(yú)道、左右岸灌溉進(jìn)水口;庫(kù)區(qū)工程包括抬田工程、堤防防護(hù)工程。由于工程規(guī)模大、建設(shè)項(xiàng)目多，項(xiàng)目劃分施工標(biāo)41個(gè)，設(shè)備采購(gòu)標(biāo)46個(gè)，工程服務(wù)標(biāo)5個(gè);涉及5縣（區(qū)）征地移民安置范圍大、人數(shù)多，庫(kù)區(qū)工程分布廣、戰(zhàn)線長(zhǎng)，還有多個(gè)項(xiàng)目委托地方政府實(shí)施，工程檔案管理工作體系龐大、十分復(fù)雜，工作量非常大，因此找到科學(xué)的檔案分類(lèi)方法尤為重要。

簡(jiǎn)單套用單一的分類(lèi)方法不利于工程檔案的統(tǒng)一管理，綜合考慮幾種較常用的檔案分類(lèi)方法，峽江水利樞紐工程檔案分類(lèi)在采用工程實(shí)施順序分類(lèi)法的基礎(chǔ)上結(jié)合工程專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，既能保證重要檔案重點(diǎn)管理，又能保證施工階段的檔案分類(lèi)清晰。該分類(lèi)方法為3級(jí)分類(lèi)體系[4]，具體如下。

（1）第一級(jí)。第一級(jí)按工程專(zhuān)業(yè)分類(lèi)。樞紐工程大致分為樞紐土建類(lèi)、機(jī)電安裝類(lèi)、房建綠化類(lèi)及尾工臨建類(lèi)等，庫(kù)區(qū)工程大致分為抬田片類(lèi)以及防護(hù)工程類(lèi)。兩類(lèi)工程特征相異甚遠(yuǎn)，為保證所有建設(shè)項(xiàng)目均囊括在同一分類(lèi)中，若文件涉及工程整體，則統(tǒng)一歸為峽江樞紐（SN）類(lèi)別。

（2）第二級(jí)。第二級(jí)按工程實(shí)施順序分類(lèi)，但在工程施工階段還要進(jìn)一步細(xì)分。按工程實(shí)施順序可大致分為七大類(lèi)，即工程建設(shè)前期、管理、施工、監(jiān)理、財(cái)務(wù)管理、驗(yàn)收及設(shè)備材料等文件。在工程施工階段又可細(xì)分為建設(shè)管理、施工、監(jiān)理、設(shè)備文件。考慮到工程進(jìn)入審計(jì)階段后需要大量用到財(cái)務(wù)管理文件，故單獨(dú)成類(lèi)，重點(diǎn)管理。

（3）第三級(jí)。第三級(jí)將第二級(jí)中的七大類(lèi)的每一類(lèi)工程文件再進(jìn)一步具體化。

表1為峽江水利樞紐工程檔案3級(jí)分類(lèi)表。由表可知，施工文件數(shù)量最多、分類(lèi)最復(fù)雜，對(duì)其分類(lèi)基本按照施工工藝順序進(jìn)行。第三級(jí)分類(lèi)包含每個(gè)第二級(jí)分類(lèi)里的具體歸檔文件內(nèi)容，相當(dāng)于工程文件歸檔范圍，可同時(shí)解決需要?dú)w檔文件類(lèi)型、文件分類(lèi)方式兩個(gè)問(wèn)題。

在此分類(lèi)基礎(chǔ)上，峽江工程檔案檔號(hào)由“工程項(xiàng)目代字·分項(xiàng)代字·大類(lèi)代字·屬類(lèi)代號(hào)一案卷流水號(hào)”組成，其中分項(xiàng)代字為第一級(jí)分類(lèi)，代表工程專(zhuān)業(yè);大類(lèi)代字為第二級(jí)分類(lèi)，為工程實(shí)施階段的七大類(lèi);屬類(lèi)代號(hào)為第三級(jí)分類(lèi)，代表具體的文件內(nèi)容。以峽江水利樞紐工程檔案其中一卷的檔號(hào)為例，檔案檔號(hào)組成詳見(jiàn)圖1。

圖1所示檔號(hào)表示峽江水利樞紐工程項(xiàng)目建議書(shū)第一卷。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)應(yīng)用峽江水利樞紐工程檔案3級(jí)分類(lèi)體系，工程檔案歸屬一目了然。在立卷單位整理檔案初期，按此分類(lèi)體系將有效解決各參建單位檔案管理人員面臨的兩大問(wèn)題。同樣地，在檔案利用過(guò)程中，運(yùn)用該分類(lèi)體系可快捷高效查找到所需檔案。本研究所提出的工程檔案分類(lèi)方法對(duì)類(lèi)似大型水利樞紐工程的檔案管理工作具有參考價(jià)值。

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[3]蔡書(shū).水利工程紙質(zhì)檔案分類(lèi)與編號(hào)體系[C]//新形勢(shì)下檔案資源管理服務(wù)，北京：國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所，2014.

[4]水利部辦公廳，水利檔案工作指南[M].北京：國(guó)防工業(yè)出版社，2016.