淺談對(duì)測繪文書檔案管理工作存在的問題與對(duì)策

劉聰

摘 要：測繪文書檔案管理是測繪單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要資源發(fā)生地，是單位管理水平的重要衡量標(biāo)的，是所有檔案工作的重要組成部分。現(xiàn)主要針對(duì)測繪文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行探討分析，從中找出問題所在，并提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：測繪文書檔案管理;問題;策略

前言

測繪文書檔案是測繪單位檔案工作的重要組成部分，是在測繪工作中形成的真實(shí)記錄，是測繪管理和技術(shù)發(fā)展進(jìn)程的重要記錄載體，是促進(jìn)測繪事業(yè)健康發(fā)展的寶貴財(cái)富，是后人學(xué)習(xí)傳承借鑒的寶貴資料?，F(xiàn)結(jié)合從事測繪文書檔案工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，淺談對(duì)測繪文書檔案管理工作存在的問題與對(duì)策。

一、測繪文書檔案管理中所存在的問題分析

1.1 檔案質(zhì)量良莠不齊，歸檔立卷問題較多。

文書工作是文書檔案的基礎(chǔ)工作，由于測繪單位中，文書管理與檔案管理一般是按職責(zé)分工來分別管理，文書工作的質(zhì)量直接影響到文書檔案的質(zhì)量。文書人員的新老交替、變更、調(diào)轉(zhuǎn)，以及自身業(yè)務(wù)水平和管理能力的不同，使得文書檔案質(zhì)量參差不齊;在文書管理和文書檔案的銜接工程中，也常常會(huì)造成一些遺失、脫節(jié)，從而降低文書檔案的質(zhì)量;在工作環(huán)節(jié)上，諸如行文請(qǐng)示無正規(guī)的文件批復(fù)，或者創(chuàng)先評(píng)優(yōu)或上報(bào)材料沒有公章等等，導(dǎo)致歸檔資料不齊備;歸檔立卷過去采用16開版本，而現(xiàn)行的公文處理要求采用標(biāo)準(zhǔn)的A4大小的幅面，造成存檔材料前后規(guī)格不同，裝訂大小不一;人為因素會(huì)造成一些有保存價(jià)值的、應(yīng)歸檔的沒有歸檔，資料散失;在保存期限的劃分上，也存在定期、長期、永久的劃分不合理，有待于商榷等等，這些因素直接和間接地影響到測繪文書檔案的質(zhì)量。

1.2 檔案工作技術(shù)落后，管理不夠科學(xué)合理。

在測繪文書檔案管理上，沿襲過去以來的通常做法，除了近幾年來利用計(jì)算機(jī)形成文件保存文檔數(shù)據(jù)外，其他的還停留在人工操作水平，技術(shù)比較落后，還沒有充分利用好現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)的管理手段，發(fā)揮檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)。使用計(jì)算機(jī)也僅僅拓展到目錄收錄，沒有將所形成的全部資料掃描數(shù)字化或者掃描存檔。歷史形成的文檔材料還依然停留在紙質(zhì)狀態(tài)，人工查找手工操作比較原始，不利于檔案保護(hù)，工作效率較低，檔案信息化沒有充分應(yīng)用。

1.3 組織領(lǐng)導(dǎo)力度不夠，設(shè)施設(shè)備配置不足。

由于測繪單位以測繪生產(chǎn)為中心，文書檔案管理相對(duì)受到的重視程度不高，領(lǐng)導(dǎo)層主動(dòng)了解檔案管理的情況較少，個(gè)別單位模糊地認(rèn)為檔案就是公文，按照公文整理要求整理歸檔就行了，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不到位;在設(shè)施、設(shè)備的配置上，缺乏長遠(yuǎn)考慮，投入資金不足，沒有配備與數(shù)字化文書檔案相關(guān)的高性能掃描儀、微縮照相機(jī)，以及空調(diào)器、殺菌器材、現(xiàn)代化的存貯設(shè)備等。從而影響到檔案管理的工作開展，降低了文書檔案管理人員的積極性和工作質(zhì)量。

1.4 專職業(yè)務(wù)水平不高，管理制度缺失滯后。

就我單位而言，文書檔案管理由人事科相關(guān)人員負(fù)責(zé)，檔案管理工作者基本上是兼職，沒有專職技術(shù)管理人員，管理人員也非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，甚至沒有上崗證，對(duì)文書檔案管理精髓沒有精準(zhǔn)掌握。盡管也組織過相關(guān)人員參加短期的檔案管理知識(shí)更新和繼續(xù)教育培訓(xùn)，但也很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要，加上工作交叉且職責(zé)繁重，使得文書檔案管理人員業(yè)務(wù)鉆研不深不透，向精細(xì)化縱深管理推進(jìn)受到一定的影響，阻礙測繪檔案功能的有效發(fā)揮和利用。在建章立制上，缺少相關(guān)配套的管理制度，存在管理內(nèi)容不完整、形式不完備、主體不明確、追責(zé)機(jī)制不完善等現(xiàn)象。

二、解決問題的措施

2.1 從測繪文書檔案的歸檔材料形成抓起，多環(huán)節(jié)夯實(shí)文書檔案形成的基礎(chǔ)。

做好文書管理與檔案管理的互通學(xué)習(xí)，使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求，引起文書管理重視文字的格式、紙張的規(guī)格，書寫工具的使用、文件修改及批閱程序等，按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動(dòng);收文和發(fā)文要及時(shí)登記，文件材料要及時(shí)整理，保證文件的完整性，力爭實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化;檔案管理者要深入學(xué)習(xí)并熟練掌握業(yè)務(wù)要求，做好歸檔材料的鑒定，去偽存真，對(duì)保存期限等要求要綜合分析，科學(xué)決斷，嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案資料保值增值，達(dá)到提升檔案的質(zhì)量的目的，從而提高文書檔案管理和利用效率。

2.2 提高文書檔案的現(xiàn)代化管理水平，提高對(duì)檔案管理工作規(guī)范管理。

提高文書檔案管理水平是個(gè)漸進(jìn)的過程，要根據(jù)單位實(shí)際情況，制定合理的規(guī)劃，力所能及地引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，逐步加強(qiáng)和改善文書檔案管理的現(xiàn)狀，使整個(gè)檔案管理工作處于一個(gè)規(guī)范、有序的范圍中。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，加強(qiáng)人力物力財(cái)力的投入。

積極宣傳測繪檔案管理的重要意義，從領(lǐng)導(dǎo)決策層中端正認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要作用和意義的了解，要切實(shí)把檔案管理工作納入重要議事日程，盡快解決檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)及兼職化問題，重視和培養(yǎng)青年檔案管理人員，逐步把熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計(jì)算機(jī)的知識(shí)全面的人員配置在檔案崗位上來，建立起一支有良好職業(yè)道德、較高專業(yè)能力的檔案干部隊(duì)伍;加大資金投入，進(jìn)行庫房改造、添置檔案柜的、購買辦公設(shè)備和管理軟件，定做檔案裝具等來滿足測繪檔案建設(shè)的需要。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善落實(shí)檔案管理相關(guān)制度。

在合理配備專業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，有步驟有計(jì)劃地進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)規(guī)劃，注重新技術(shù)、新知識(shí)更新，努力增加綜合知識(shí)的儲(chǔ)備，提高管理人員的整體素質(zhì)。結(jié)合單位實(shí)際，進(jìn)一步完善相關(guān)工作流程，立足于現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作成果，建立健全文件歸檔等相關(guān)檔案管理制度，逐步推進(jìn)辦公自動(dòng)化和文檔一體化建設(shè)步伐，實(shí)施電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理，實(shí)現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。

3 結(jié)束語

以上從測繪單位文書檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，指出了一些亟待解決的問題，客觀地分析了在問題的形成原因，探討了解決的辦法和措施，給出了可行的意見和建議。在測繪事業(yè)快速發(fā)展的今天，測繪檔案管理工作對(duì)測繪事業(yè)的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)科技信息需要，必須改進(jìn)工作，強(qiáng)化管理，不斷進(jìn)步，更好地于服務(wù)測繪生產(chǎn)，服務(wù)國家建設(shè)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息時(shí)代中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

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