大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)探究

曹川江

摘要：現(xiàn)在時代的科技主體是信息化時代，特別是在大數(shù)據(jù)技術(shù)開放之后，信息化技術(shù)在目前來說已經(jīng)十分成熟，隨著時代的進步和國家的發(fā)展，事業(yè)單位所需要的資料和建立的檔案數(shù)據(jù)越來越多，在這種情況下把信息化技術(shù)運用到事業(yè)單位的文書檔案管理工作中去，能夠大幅度節(jié)省人力和物力并且挺高工作效率。本研究就在大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位的文書檔案資料信息化建設(shè)方面進行深入研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);文書檔案;信息化建設(shè)

隨著科技日新月異，信息技術(shù)的不斷成熟，信息技術(shù)在事業(yè)單位的運用不再是一個國家擁有先進科技技術(shù)的標志，而是事業(yè)單位的基本需要。在信息流通以及國家發(fā)展越來越發(fā)達的時代，事業(yè)單位所需要接受的資料和建立的檔案與上世紀比起來要多得多，在文書檔案多如牛毛的情況下，如果僅僅使用紙質(zhì)資料檔案保存不僅檢索尋找相應(yīng)資料起來會十分慢而且也占地方不容易保存這樣會嚴重影響事業(yè)單位的工作效率，事業(yè)單位工作對象大部分都是面臨著人民群眾，從而就會直接影響人民群眾的生活質(zhì)量。目前市面上存在的辦公軟件的功能已經(jīng)十分完善，功能多種多樣，例如能夠快速進行文件的檢索，信息的提取以及文件信息的加密等，如果把事業(yè)單位文書檔案進行信息化的話不僅能夠節(jié)省大量的人力物力和空間而且因為檔案和資料容易被檢索和查閱，這樣的話辦事的工作效率就會得到大幅度增加。

1.大數(shù)據(jù)視野下視野單位文書檔案信息化存在的阻礙

1.1信息化建設(shè)進程緩慢

信息化建設(shè)并不是指利用計算機和網(wǎng)絡(luò)進行工作就是信息化建設(shè)，目前有的事業(yè)單位文書檔案的信息化建設(shè)還停留在十分初步的階段，他們只利用word和excel等進行文件的錄入和管理，要知道文書檔案的信息化建設(shè)不僅包括資料信息的錄入還包括資料信息的管理，檢索和傳輸。信息化進程慢的原因也在于對信息化建設(shè)的不重視，有些領(lǐng)導干部認為文書檔案的工作是十分簡單的工作，所運用的技術(shù)和設(shè)備不需要太先進，資金的投入不夠，今面對如此龐大信息的涌入不更新設(shè)備和信息的化會嚴重影響工作效率。

1.2對于文書檔案的安全保護缺乏

事業(yè)單位的文書檔案等資料中保存著大量的政府資料和個人的基本信息和隱私資料，對于事業(yè)單位的文書檔案資料都需要進行嚴密地保護。在沒有信息化的時候這些資料還可以放到比較隱秘的地方防止他人偷竊，但是信息化之后這些資料存在于計算機中，容易遭到黑客組織的入侵導致計算機系統(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)的崩潰從而導致資料的丟失和被盜取。面對這些可能存在的安全隱患，目前有些事業(yè)單位缺乏相應(yīng)的保護措施，他們文書檔案的保密性不強，計算機網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不夠先進，系統(tǒng)存在的漏洞那么面都這些種種安全隱患就會給黑客組織們帶來可趁之機。

1.3工作人員的專業(yè)素養(yǎng)缺乏

信息化技術(shù)是需要專業(yè)的人員來進行，需要專業(yè)的知識，必須要有一定專業(yè)知識才能夠擔任這個工作。例如正常人是不懂得如何給文件加密，面對黑客組織的侵入如何進行防護以及數(shù)據(jù)庫的建立和運用。這些雖然不是科技的頂尖技術(shù)但是操作起來還是需要擁有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員才能夠執(zhí)行。

2.如何清除事業(yè)單位信息化建設(shè)的阻礙

2.1加大對信息化的建設(shè)加快信息化的建設(shè)

事業(yè)單位的領(lǐng)導干部應(yīng)該要明白和了解文書檔案工作的重要性以及文書檔案工作進行信息化建設(shè)的必要性才能重視文書檔案信息化建設(shè)，還應(yīng)該要加大對事業(yè)單位信息化設(shè)備的資金投入，一些陳舊的系統(tǒng)和計算機硬件是不足以支持最新最先進的辦公軟件以及數(shù)據(jù)軟件的運用，我們都知道有些事業(yè)單位去處理一些信息的變更或者其他一些文書檔案相關(guān)工作的時候都需要比較長的時間和工作日，這樣就會給來辦理業(yè)務(wù)的人民群眾帶來了各種不便，這些最新的軟件不僅修復(fù)了以前軟件的不足而且還增加了很多人性化的新功能，把這些軟件運用到文書檔案工作中去，能夠讓工作更加靈活，更有效率和更加人性化。

2.2解決文書檔案信息安全隱患

因為事業(yè)單位的特殊性，它儲存了大量的國家政府的信息和人民群眾的個人基本資料，一旦泄漏出去對于國家以及人民群眾的財產(chǎn)安全都會造成巨大的威脅，所以對于文書檔案的安全保護工作一定要全面。為了臨時應(yīng)對文件的丟失，所以對于一些比較重要的檔案資料應(yīng)該也要進行備份。以防發(fā)生文件的丟失也能夠繼續(xù)進行工作。面對文件的保密性和防止黑客組織的惡意入侵，事業(yè)單位應(yīng)該要把進行文書檔案工作的人員小組化和專一化。不少事業(yè)單位文件檔案工作都是交給其他辦公室文員進行兼職的，沒有專門的工作人員去跟進，那么面對文件的安全性隱患他們也不能夠?qū)ｉT地去進行防護，所以應(yīng)該要建立專門的小組成員去進行文書檔案工作，要把這部分人員獨立起來，他們的專職就是進行文書檔案工作的，那么他們就能夠隨時隨刻監(jiān)控系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全，面對系統(tǒng)的漏洞和黑客組織的惡意入侵能夠第一時間進行反應(yīng)和應(yīng)對。

2.3提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)

提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)的重點不應(yīng)該放在招聘上，而是應(yīng)該放在在工作中對他進行專業(yè)素質(zhì)的培訓，當然招聘的條件設(shè)置也不應(yīng)該過低，起碼要有基本的計算機信息技術(shù)的操作和理論知識，在他們的工作過程中應(yīng)該要定時定刻地給他們安排培訓和考核，面對專業(yè)素養(yǎng)比較差的工作人員應(yīng)該要派遣一些專業(yè)素養(yǎng)比較好的工作人員去與他一起工作，那么就能夠在日常工作中提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)束語：隨著信息流通地不斷加快，事業(yè)單位所要面對的信息資料呈幾何倍數(shù)地增加，他們需要對于文書檔案的管理工作需要采取更先進和更完善的信息技術(shù)，這樣子才能夠確保面對挑戰(zhàn)的時候能夠從容應(yīng)對，而在信息建設(shè)中存在的問題需要國家政府給予相應(yīng)的重視，對其工作進行相關(guān)地整頓。

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