新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑研究

李莉 馬玉彪

摘 要：科技在不斷的發(fā)展，社會(huì)在不斷的進(jìn)步，我國(guó)的綜合國(guó)力在不斷的加強(qiáng)，檔案管理工作作為我國(guó)現(xiàn)階段檔案事業(yè)中的重要組成部分之一，在現(xiàn)代背景下檔案管理工作的科學(xué)化水平理應(yīng)做到跨越式的提升?；诖?，本文就提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義進(jìn)行分析，從優(yōu)化制度、提高管理人員水平、做好常態(tài)化管理等方面制定發(fā)展路徑，從而為關(guān)注此話題的人提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;管理效率

引言

事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作是對(duì)單位內(nèi)所有員工的工作表現(xiàn)、歷史背景、行為軌跡、獎(jiǎng)懲情況及個(gè)人經(jīng)歷與整個(gè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的全部記錄，是事業(yè)單位內(nèi)重要的人事管理載體，也對(duì)事業(yè)單位發(fā)展實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確記錄，從其內(nèi)容來(lái)看，有著較強(qiáng)的政策性、機(jī)密性及專業(yè)性。因此，對(duì)新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行分析有著較為重要的意義。

1進(jìn)行全面的檔案管理工作的意義及特殊性

檔案質(zhì)量管理全面化是指以事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)為核心，組織所有檔案工作員工進(jìn)行部署。通過(guò)現(xiàn)代化科技的方式讓科技化管理發(fā)揮良好的作用。制定獨(dú)特全面的規(guī)章制度與管理體系，確保每一項(xiàng)檔案管理工作落實(shí)到每個(gè)人身上。圍繞著加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量為核心，確保檔案管理工作的質(zhì)量。下列就檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行敘述。（1）在檔案逐步完善的過(guò)程中，必須以主管領(lǐng)導(dǎo)為核心所有人員圍繞著一個(gè)目標(biāo)，各辦公室、各項(xiàng)目機(jī)構(gòu)、各崗位責(zé)任人形成默契的配合，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)以及本著團(tuán)結(jié)才是力量的根本。將個(gè)人崗位工作做好，來(lái)獲得整體效益。這是確保檔案管理工作質(zhì)量提升的根本，從而能夠讓檔案能夠及完善并進(jìn)行存檔、備案。（2）采取高科技的方式來(lái)代替大部分傳統(tǒng)方式的管理，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)級(jí)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用十分的廣泛。利用計(jì)算機(jī)來(lái)代替手寫(xiě)不但能夠提高工作效率，還可以讓成品的資料規(guī)整有序。數(shù)字化視頻、照片也能夠是良好的反應(yīng)生產(chǎn)過(guò)程中關(guān)鍵的依據(jù)。（3）按過(guò)程掌控，自起草的文件開(kāi)始、每一步的打印、簽認(rèn)、蓋章、相關(guān)文件的收集、整理、存檔都要嚴(yán)格的控制。設(shè)專人對(duì)每一項(xiàng)成果進(jìn)行驗(yàn)收審批。

2如何有效提高檔案管理的科學(xué)化水平

2.1優(yōu)化完善檔案管理制度

任何工作領(lǐng)域都有其不同的特點(diǎn)，相應(yīng)的也就需要一套與工作屬性匹配的管理制度，讓其所屬的行業(yè)工作者能夠按圖索驥，通過(guò)制度的不斷完善優(yōu)化保證工作的規(guī)范性，從而提供工作的效力，避免不應(yīng)該的失誤。而作為收集、整理、歸納信息的檔案管理工作更應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)性，以保證檔案工作的質(zhì)量，使其始終處于正常軌道之上，為社會(huì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2.2管理手段的創(chuàng)新

我們應(yīng)該利用現(xiàn)代的信息技術(shù)，將現(xiàn)代化的管理理念和方式應(yīng)用到檔案管理工作中，根據(jù)高校的真實(shí)狀況來(lái)制定出更加合理科學(xué)的管理方法，將這些新的管理辦法應(yīng)用到實(shí)際工作中去，在應(yīng)用中要對(duì)這些管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，從而創(chuàng)立出更加完整的管理制度，才可以讓檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)更加的規(guī)范。然后，我們應(yīng)該充分運(yùn)用現(xiàn)代化工具、設(shè)備等來(lái)讓檔案管理工作更加符合現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理工作的技術(shù)更加先進(jìn)。利用現(xiàn)代的多樣化服務(wù)手段，讓檔案管理的工作更加的全面，讓檔案管理有更加高層次高水平的提升，同時(shí)讓檔案管理人員充分的實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，并且擴(kuò)充檔案部門的信息容量，提升檔案管理的工作效率。

2.3積極貫徹落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的檔案管理

在基層檔案管理工作中，應(yīng)采取有效措施建立與之配套的新觀念，設(shè)置專門的檔案場(chǎng)所，如庫(kù)房、閱覽和辦公等區(qū)域，從而將不同功能的區(qū)域分開(kāi)設(shè)置和管理，在檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、去濕機(jī)和空調(diào)等設(shè)施。且檔案庫(kù)房要具備良好的防盜、防水和防火性能。檔案是對(duì)歷史客觀的記錄，其信息內(nèi)容較多，同時(shí)內(nèi)部分布著大量的資源。在檔案管理工作中，需要積極采取有效措施不斷提高檔案資源的完整性。日常工作中也需做好收集工作，對(duì)收集的材料要科學(xué)整合，對(duì)不符合要求的材料進(jìn)行仔細(xì)的分析，然后采取有效措施科學(xué)處置，保證歸檔資料的全面性和有效性。另外，在日常工作中，管理人員需要具備足夠的耐心，且建立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做好每一項(xiàng)工作，并將檔案管理考核作為單位業(yè)務(wù)考核中的重要內(nèi)容，不斷提高檔案管理工作的積極性與主動(dòng)性。

2.4全面強(qiáng)化檔案管理工作信息化建設(shè)

檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為了其發(fā)展的必然趨勢(shì)，從當(dāng)前檔案管理工作開(kāi)展實(shí)際來(lái)看，其總體有著較大的提升空間。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識(shí)，健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)，在檔案管理中將事業(yè)單位工作計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任及職工崗位責(zé)任等納入到檔案管理工作中。同時(shí)，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，可選擇使用當(dāng)前已經(jīng)較為成熟的檔案資源管理系統(tǒng)、CAM系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等，通過(guò)借助多媒體技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)圖像檔案與文字檔案進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，及時(shí)存儲(chǔ)到檔案信息庫(kù)中。也可選擇使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案管理的無(wú)障礙、遠(yuǎn)距離共享，這不僅有助于提升檔案管理的容量，同時(shí)也可有效防止出現(xiàn)檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中出現(xiàn)的損壞與老化等問(wèn)題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)檔案管理信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，形成完善的檔案信息化管理工作體系，提升系統(tǒng)軟件的可移植性，推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化程度。

2.5以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式

我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理水平相比之世界先進(jìn)水平還有著很大的差距，一些地方還處于傳統(tǒng)的館藏模式，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不符合社會(huì)發(fā)展的需要，存在著許多漏洞與缺陷。所以只有以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式，用科學(xué)化的管理模式、現(xiàn)代化的管理理念，有效應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，才能真正做到提高檔案管理的科學(xué)化水平。創(chuàng)新性的管理方式不僅要包括理念、制度與人才隊(duì)伍建設(shè)，還應(yīng)不斷加強(qiáng)新興科技對(duì)檔案管理工作的技術(shù)支持，不斷優(yōu)化升級(jí)檔案管理設(shè)備，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)在工作實(shí)際中的應(yīng)用。如故宮博物院的創(chuàng)新改革者單霽翔就將故宮文物進(jìn)行大膽的信息化改革，以此更好的服務(wù)人民群眾。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案為人們記錄了重要的信息，可以說(shuō)檔案在基層單位的發(fā)展中占據(jù)著十分重要的位置。但是受到多種因素的影響，基層檔案管理工作依然存在著十分明顯的問(wèn)題，這大大削弱了檔案管理的有效性。為改變這一現(xiàn)狀，相關(guān)人員需要積極采取有效措施，解決基層檔案管理中的各項(xiàng)問(wèn)題，以此來(lái)推動(dòng)基層單位的健康發(fā)展。

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