依托數(shù)字平臺(tái) 打造智慧檔案室

劉靜

近年來(lái)，豐縣城管檔案工作緊緊抓住“智慧城市”建設(shè)契機(jī)，以創(chuàng)建智慧檔案室為抓手，有機(jī)嵌入“智慧城管”運(yùn)轉(zhuǎn)體系，主動(dòng)介入“智慧城管”核心管理，為全面提升城市管理水平貢獻(xiàn)了檔案力量。2018年1月，內(nèi)嵌智慧城管檔案管理流程的豐縣城管執(zhí)法應(yīng)急可視化指揮平臺(tái)，在北京第二屆新型智慧城市論壇上獲得“中國(guó)新型智慧城市優(yōu)秀創(chuàng)新案例獎(jiǎng)”，同年7月獲得國(guó)家版權(quán)計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)。

從無(wú)到有，全面建構(gòu)智慧檔案室

2015年1月，豐縣智慧城市管理監(jiān)督指揮中心建成運(yùn)行，網(wǎng)格管理、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法、實(shí)時(shí)記錄等信息化工作全面鋪開，因之形成的各種即時(shí)原始數(shù)據(jù)成幾何級(jí)增長(zhǎng)。如何將在線的數(shù)據(jù)有效引流、規(guī)范管理、科學(xué)歸檔，形成具有保存利用價(jià)值的電子檔案？顯然，新的難題已不是傳統(tǒng)的檔案室可以解決，創(chuàng)建與之相匹配的智慧檔案室迫在眉睫。2015年下半年，豐縣城管局在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，出臺(tái)《關(guān)于智慧檔案管理的若干建議》，啟動(dòng)智慧城管檔案室的創(chuàng)建工作。

一是建章立制，配強(qiáng)配齊工作隊(duì)伍。豐縣城管局將智慧檔案室創(chuàng)建工作列為“一把手”工程，成立以“一把手”局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，分管副局長(zhǎng)為副組長(zhǎng)的檔案管理改革工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以局機(jī)關(guān)辦公室主任為主，由兩名具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的在編人員從事日常檔案管理維護(hù)工作。同時(shí)，頒布了《豐縣城管局電子文件管理規(guī)章》，在全局范圍內(nèi)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行宣傳推廣，增進(jìn)全局職工對(duì)檔案工作的理解與認(rèn)知，為后期使用在線檔案管理系統(tǒng)輔助執(zhí)法工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是重點(diǎn)扶持，配套先進(jìn)系統(tǒng)設(shè)備。為檔案室撥配專項(xiàng)工作資金，?？顚Ｓ茫鋫渫晟频闹悄馨卜老到y(tǒng)，對(duì)所有在存檔案資源進(jìn)行有效源頭保護(hù)。檔案室配有3臺(tái)i7系統(tǒng)計(jì)算機(jī)，均裝有最新sql數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，每臺(tái)計(jì)算機(jī)實(shí)時(shí)連接縣智慧城市管理監(jiān)督指揮中心。

三是有效介入，委托研發(fā)相融平臺(tái)。結(jié)合城管執(zhí)法工作需求，檔案室委托定制研發(fā)了“豐縣城管執(zhí)法應(yīng)急可視化指揮平臺(tái)”，可連接至縣城管局每位執(zhí)法人員的智能執(zhí)法記錄儀，實(shí)現(xiàn)行政執(zhí)法和檔案管理“雙流程”有效對(duì)接和數(shù)據(jù)共享存儲(chǔ)，形成智慧檔案室中樞核心。

從后到前，靈活創(chuàng)設(shè)智慧檔案管理模式

在“智慧城管”的建設(shè)框架下，傳統(tǒng)的檔案歸集管理模式變得滯后掣肘，豐縣城管檔案人積極探索，初步創(chuàng)設(shè)了與“智慧城管”相適應(yīng)的智慧檔案管理模式。

一是從分散走向集中，打破信息“孤島”。實(shí)施“一張網(wǎng)”工程，以局機(jī)關(guān)檔案室為基點(diǎn)，將豐縣城市管理行政執(zhí)法大隊(duì)、豐縣環(huán)境衛(wèi)生管理處、豐縣智慧城市管理監(jiān)督指揮中心等多個(gè)下屬部門檔案管理工作整合統(tǒng)一，形成檔案庫(kù)互聯(lián)、信息集成、一鍵共享的檔案管理新局面，為促進(jìn)構(gòu)成“大城管”格局提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二是由事后變?yōu)槭轮校枰猿翱刂?。傳統(tǒng)意義上的整理歸檔一般要延續(xù)到次年，其間受時(shí)間、人員等主客觀因素影響，有時(shí)難免會(huì)造成材料缺失或收集不準(zhǔn)不全，留有遺憾?！爸腔蹤n案室”實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線信息收集，前移業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，打破以往被動(dòng)局面，進(jìn)行超前控制，牢牢把握關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)主動(dòng)權(quán)，保證了后續(xù)歸檔信息的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性。

三是借“智能”解放“人工”，實(shí)現(xiàn)高效管理。檔案信息收集、整理、歸檔的全自動(dòng)化智能處理，不僅提高了檔案管理工作的效率，更重要的是，把檔案人員從原本細(xì)碎煩瑣的具體事務(wù)中解放出來(lái)，把更多的精力投向更高層次的管理領(lǐng)域。一要強(qiáng)化學(xué)習(xí)，跟上當(dāng)前形勢(shì)，掌握最新信息技術(shù)，做合格的“智慧檔案室”掌舵人。二要科學(xué)規(guī)劃“智慧檔案室”，合理統(tǒng)籌不同信息資源部門，分類管理不同載體檔案，完成存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化，無(wú)縫對(duì)接新平臺(tái)。三要依托“智慧城管”平臺(tái)，有效集成管理檔案信息資源，深層開發(fā)并提供利用，為全縣城管運(yùn)轉(zhuǎn)、管理和決策提供可靠的檔案信息服務(wù)。

從收到用，有效提升智慧城市管理水平

“智慧檔案室”的創(chuàng)建不僅僅是為了城管檔案管理本身的提檔升級(jí)，其核心宗旨更是為了助力提升智慧城市管理水平。豐縣城管執(zhí)法應(yīng)急可視化指揮平臺(tái)自2015年運(yùn)行至2019年7月，共在線存檔21萬(wàn)余件，海量的電子檔案數(shù)據(jù)，以“智慧檔案室”為傳送樞紐，奠定了“活用檔案，助力執(zhí)法”新格局。

一是以聯(lián)通共享的平臺(tái)，營(yíng)造多部門齊抓共管新氣象。目前，智慧城市管理監(jiān)督指揮中心已與公安、園林等部門5879處視頻監(jiān)控對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了視頻資源共享。在縣智慧城市管理監(jiān)督指揮中心，工作人員通過(guò)視頻綜合管理平臺(tái)及應(yīng)急可視化平臺(tái)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控、抓拍，及時(shí)記錄損壞公共設(shè)施、損毀綠化、城區(qū)車輛違停、商戶占道經(jīng)營(yíng)、流動(dòng)攤點(diǎn)等不文明現(xiàn)象，相關(guān)數(shù)據(jù)第一時(shí)間存入機(jī)關(guān)檔案室系統(tǒng)，由機(jī)關(guān)檔案室發(fā)起資源共享，通過(guò)指揮中心二級(jí)平臺(tái)及聯(lián)合執(zhí)法工作群發(fā)布執(zhí)法信息，不但及時(shí)遏制了不文明現(xiàn)象，而且有效減少了部門之間的權(quán)責(zé)不清、推諉扯皮，同時(shí)也獲得了群眾好評(píng)。

二是以豐富真實(shí)的案例，大幅提高城管執(zhí)法準(zhǔn)確度和執(zhí)法效率?！爸腔蹤n案室”作為連接豐縣智慧城市管理監(jiān)督指揮中心和基層一線執(zhí)法人員的紐帶，以其自身豐富的電子文檔存儲(chǔ)量為基礎(chǔ)，輔以高端數(shù)字傳輸技術(shù)，支持即時(shí)查庫(kù)、即時(shí)查例。一線執(zhí)法人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法時(shí)，可實(shí)時(shí)通過(guò)智能執(zhí)法記錄儀聯(lián)通“智慧檔案室”訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)案例對(duì)比描述，迅速查找有關(guān)案例，從而進(jìn)行有效現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)法，大大縮短執(zhí)法時(shí)間，提高執(zhí)法效率。

三是以即時(shí)有效的數(shù)據(jù)，保障執(zhí)法對(duì)象和執(zhí)法人員雙方合法權(quán)益。傳統(tǒng)執(zhí)法環(huán)境下，一旦發(fā)生執(zhí)法糾紛，靠事后各方口述還原場(chǎng)景總有偏差，同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)人為干擾。在應(yīng)用可視系統(tǒng)監(jiān)控下，執(zhí)法人員當(dāng)天的執(zhí)法軌跡及執(zhí)法行為被全程動(dòng)態(tài)記錄，并即時(shí)傳回?cái)?shù)據(jù)中心，分別形成執(zhí)法人員檔案和執(zhí)法案件檔案，無(wú)論是事中還是事后，均事實(shí)清楚，有據(jù)可查，保障了執(zhí)法對(duì)象和執(zhí)法人員雙方的合法權(quán)益，大大減少了執(zhí)法糾紛，凈化了執(zhí)法環(huán)境。

四年來(lái)，基于“智慧檔案室”和“智慧城管監(jiān)督指揮中心”的城市管理系統(tǒng)，在城區(qū)市容秩序、環(huán)境衛(wèi)生、違法建設(shè)、市政設(shè)施、公共照明、道路橋梁、應(yīng)急管理和安全防范等方面的防控處置能力大幅提高，幫助市民處理解決各種難題和糾紛，尤其多次尋找到走失老人、幫助公安部門破獲案件……贏得市民廣泛好評(píng)，為打造共建、共治、共享的良好城市環(huán)境，持續(xù)提升群眾的滿意度和獲得感，建設(shè)美麗豐縣做出了重要貢獻(xiàn)。