基于信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新策略研究

樂征

摘要：檔案在我們的社會生活中有著非常重要的地位，保存了個人，企業(yè)，組織，甚至還有國家的重要信息，檔案管理工作的進行和發(fā)展對于檔案資源的充分利用和開發(fā)都有著重要的現(xiàn)實意義。本文對檔案管理創(chuàng)新的必要性進行分析，闡述了信息時代下檔案管理的概念及特點，描述了信息時代下檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新的策略，希望能夠?qū)n案管理工作在信息時代背景下的創(chuàng)新發(fā)展提供一些建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息時代;創(chuàng)新策略

在現(xiàn)代信息技術(shù)的影響之下，檔案管理工作正在不斷邁向信息化的發(fā)展。融合了信息技術(shù)的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的管理方式，借助計算機技術(shù)就可以實現(xiàn)傳統(tǒng)文件數(shù)字化，信息化，實現(xiàn)文件的自動歸檔，改變了傳統(tǒng)手工管理中存在的歸檔效率不高的問題，而且還能夠及時進行檔案的查詢。 信息時代下，意味著信息的傳遞更加迅速，能夠掌握第一手信 息就意味著占據(jù)了主動位置。而且，現(xiàn)代人對于信息的需求越來越大，要求也越來越高，實現(xiàn)迅速高效的信息搜索、查詢則成為許多人的需求。在這種趨勢下，檔案管理的創(chuàng)新更有必要，信息化發(fā)展則可以充分滿足人們對信息的需求。

一、信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

以往的檔案管理工作實際上指的是將信息文獻特性，包含文獻外表和內(nèi)容特點維核心的管理手段，在成功構(gòu)建檔案載體的物理聯(lián)系前提條件下，檔案管理需要按照八個流程開展，分別是采集和整理以及歸類和檢索，還有檢索和使用以及統(tǒng)計和編著，這些工作全部都需要人工操作。

以往檔案管理工作比較注重保存檔案，忽視了其使用，這種服務(wù)的觀念，導(dǎo)致檔案沒有真正將自身的價值發(fā)揮出來。還是按照接受和保存以及閱覽和回收，這種單一機械的流程當(dāng)做核心的工作，始終存在重視保存而忽視服務(wù)這一思想觀點，導(dǎo)致檔案館藏使用率不高，進而很大程度上浪費了人力和物力。并且之前檔案管理一共八個環(huán)節(jié)工作量較大，查詢起來難度較大，用戶使用起來也十分不方便。因此，信息時代下檔案管理工作迫切的需要改革創(chuàng)新。

二、信息時代下的檔案管理工作內(nèi)容

一般來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式及內(nèi)容，與信息化的檔案管理工作相比較是有很大差別的，信息化的檔案管理工作要求我們將檔案工作和現(xiàn)代信息化計算機結(jié)合起來，這樣可以更好的完成檔案管理工作，這樣一來，就對相關(guān)的檔案管理部門有了更新的要求，不僅要在規(guī)劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應(yīng)的采集，對其進行有效的整理以及保存。依托計算機檔案對信息的管理在一定程度上可以與之前保管的實體相互分離，使得檔案管理工作進一步走向現(xiàn)代化和數(shù)字化管理的模式。

三、將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中的優(yōu)勢

檔案信息化指的是檔案部門轉(zhuǎn)變管理的模式，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，不斷以改進優(yōu)化檔案信息的采集和整理以及開發(fā)使用流程，通過使用信息技術(shù)促使檔案管理工作發(fā)生了極大的改變。

通過使用信息技術(shù)讓檔案的查找和使用更加簡單，利用數(shù)字化技術(shù)，能夠解決檔案使用和查找不方便，流程復(fù)雜，速度較慢的問題，能夠有效減緩檔案管理人員的工作壓力。

四、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.樹立全新的檔案管理工作觀念

傳統(tǒng)檔案信息資源觀念和檔案信息構(gòu)建有著密切的關(guān)系，之前人們通常把檔案信息當(dāng)作文字資料，主要是利用其憑證價值。而今后需要把檔案信息當(dāng)作經(jīng)濟資源，同時將其情報價值充分的發(fā)揮出來。文件和檔案共享觀點，在之前的工作當(dāng)中比較關(guān)注檔案開發(fā)使用，針對現(xiàn)行時期這類文件通常不公開。未來在檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)該研究怎樣提高文件的公開和開放，出臺相應(yīng)的政策和法律規(guī)定。

2.提高檔案信息管理正規(guī)化建設(shè)

檔案信息管理正規(guī)化，主要指的是檔案信息收集和信息保存以及管理，還有檔案信息網(wǎng)絡(luò)和軟件正規(guī)化。檔案信息管理正規(guī)化是檔案進行信息創(chuàng)新的根本，檔案信息化的程度越高，那么對其管理方面也就提出了更加嚴格的要求，要求其必須要正規(guī)化。

五、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度缺乏規(guī)范性

迄今為止，雖然我國的檔案管理較之前的模式來看已經(jīng)有了很大的變化，逐步進入了電子信息化的管理模式，但是依然沿用了之前的管理模式和管理制度，在一定程度上不能完全適應(yīng)新型的管理方式，管理有一定的盲目性。檔案管理的人員也沒有進行專業(yè)的培訓(xùn)，相關(guān)的內(nèi)容都不是非常了解，檔案管理的相關(guān)步驟也并不熟練，都是從傳統(tǒng)檔案館里的有關(guān)部門調(diào)度過來的。近些年來，我國相關(guān)部門出臺了一些關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，由于法律的約束力檔案管理工作取得了一些成績，但是檔案管理工作還是有一些欠缺，制度上存在不完美的部分，像是沒有完整規(guī)定的部門去整理卷宗，也沒有固定的相關(guān)人員對檔案進行管理，這樣一來出現(xiàn)問題的話就會難以解決。

（二）檔案載體保存和安全

因為信息檔案管理是以計算機電子文件的形式保存，材料一般是CD或磁盤來存儲的，某些情況下磁盤是容易產(chǎn)生生理反應(yīng)的，會發(fā)生卷曲，磁性脫落無法讀碟，這樣就會損害里面的文件，這樣相比之下，紙質(zhì)檔案的保存壽命更長，電子產(chǎn)品的保存壽命正常情況為十年左右，在這期間就要求我們需要對文件進行更新整理，而紙質(zhì)檔案就可以較為長時間的保存。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無法讀取。

六、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理工作的思想理念。

隨著時代的發(fā)展，檔案管理理念要不斷創(chuàng)新，不僅僅關(guān)注檔案的實物收藏，更應(yīng)該加強對檔案使用價值的創(chuàng)造。信息時代的檔案管理，要求我們的檔案管理部門與時俱進，創(chuàng)新管理理念和管理方式，不斷提高服務(wù)意識，提高高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作的優(yōu)化服務(wù)。

首先，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。傳統(tǒng)檔案管理方式主要依靠手工進行管理，檔案使用不便，對檔案進行檢索和查詢多有不便，工作效率不高。假如建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，可以隨時隨地提供便捷的檔案資源檢索和查詢服務(wù)。

（三）加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

隨著我國逐步邁向信息時代，大部分的文件管理都開始向信息化管理進行過度，要加快信息管理其中關(guān)鍵的一環(huán)就是進行檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。不過，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一項長期的、復(fù)雜的工程，因此要遵循循序漸進的建設(shè)過程。

六、結(jié)束語

綜上所述，隨著信息時代的到來，對檔案管理提出了更多的要求，這就需要創(chuàng)新檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化改革，從思想觀念創(chuàng)新開始，提高其服務(wù)意識，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺和數(shù)據(jù)庫，從而使檔案管理更好地服務(wù)于社會的進步。

參考文獻：

[1]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].赤子（上中旬），2015（01）：150.

（作者單位：揚州石化有限責(zé)任公司）