論建設(shè)項目檔案專項驗收中的普遍問題及應(yīng)對做法

黎麗春

[摘 要] 建設(shè)項目檔案專項驗收合格是項目竣工驗收的前提條件。建設(shè)項目檔案專項驗收主要是審核建設(shè)項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效情況，項目檔案管理是否與項目建設(shè)同步。近年來，筆者跟隨檔案專項驗收組參加一些實體企業(yè)建設(shè)項目檔案管理專項驗收工作時發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在建設(shè)項目檔案專項驗收中都普遍存在一些問題。因此，企業(yè)必須了解檔案在專項驗收中容易出現(xiàn)的問題，才能在建設(shè)項目檔案收集、整理、歸檔等檔案管理過程中采取有效的做法加以應(yīng)對，使建設(shè)項目檔案專項驗收順利通過。

[關(guān)鍵詞] 建設(shè)項目 檔案專項驗收 普遍問題 應(yīng)對做法

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收[1]。因此，建設(shè)項目檔案專項驗收是項目竣工驗收的必備條件。項目檔案驗收中檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，但在實際檔案專項驗收中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)建設(shè)項目檔案不全、不準(zhǔn)、不規(guī)范等問題，下面從建設(shè)項目檔案驗收中出現(xiàn)的普遍問題及應(yīng)對做法進(jìn)行闡述。

一、建設(shè)項目檔案專項驗收中的普遍問題

（一）項目檔案基礎(chǔ)管理方面

項目檔案管理制度不完善，檔案管理工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)任制力度不夠，對參加單位及參與檔案管理相關(guān)人員缺少有力的考核措施，在簽訂相關(guān)合同時，雖然在合同條款中提到檔案管理工作，但是對項目文件材料的收集、整理和歸檔要求不明確，控制措施少。

（二）項目檔案的齊全完整性方面

（1）因人員流動性大，項目文件收集等制度執(zhí)行不嚴(yán)，文件材料遺失和缺失，造成項目檔案歸檔不夠齊全和完整。

（2）在辦理移交時，缺少施工單位、監(jiān)理單位等單位對項目檔案的整理、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量自查結(jié)果的簽字意見和全方位審查的審查合格意見的報告材料。

（3）缺少編制竣工圖總說明和編制各專業(yè)竣工圖說明，有的竣工圖存在修改不到位的情況。

（4）對照片等特殊載體檔案不重視，收集不全。

（三）項目檔案的準(zhǔn)確、有效性方面

（1）歸檔文件存有復(fù)印件。確因特殊情況以復(fù)印件代替原件歸檔的文件沒有按照檔案管理的要求，經(jīng)原件存檔單位簽署“與原件一樣”的意見并蓋章確認(rèn)。

（2）施工、監(jiān)理等資料中需要填寫結(jié)論性意見的地方?jīng)]填寫，需要簽字、填寫日期的地方?jīng)]有填寫，需要加蓋單位印章的地方?jīng)]有蓋章。

（3）有些原材料（復(fù)試）缺少第三方檢測單位專用或者CMA計量認(rèn)證章。

（4）竣工圖用紙紙張質(zhì)量差，折疊不符合GB/T 10609.3要求，竣工圖章蓋章不規(guī)范，有壓字現(xiàn)象。有時竣工圖章和竣工圖審核章同時出現(xiàn)在竣工圖中。

（四）項目檔案的系統(tǒng)性方面

（1）文件整理條理化、系統(tǒng)性不夠，卷內(nèi)文件有重復(fù)存檔情況。

（2）分類不科學(xué)、不準(zhǔn)確。有些不同階段形成的文件材料分在一個階段，未按文件形成階段、專業(yè)特點進(jìn)行分類，造成分類不科學(xué)。不同階段形成的文件材料放在了同一類目中，沒有按照文件的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性分類，造成分類不準(zhǔn)確。

（3）組卷不合理，缺乏成套性。有些歸檔文件材料未按文件的形成規(guī)律和階段進(jìn)行組卷，比如一些施工文件沒有按照標(biāo)段、單位工程進(jìn)行組卷。有些歸檔文件沒按文件的有機聯(lián)系、規(guī)律進(jìn)行組卷。

（4）文件材料排列沒有遵循文件形成的規(guī)律、問題、時間或重要程度，排列隨意性強。

（5）案卷題名擬寫籠統(tǒng)、過于簡單，不能完全概括案卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，特別是建設(shè)項目中的施工資料，施工單位容易組成厚卷，在擬寫題名時容易出現(xiàn)文件題名概括不全、不能準(zhǔn)確解釋全卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。

（6）在卷內(nèi)目錄樣表使用上容易出錯，分不清按“卷”整理和按“件”整理所使用的卷內(nèi)目錄格式。卷內(nèi)文件目錄內(nèi)容中責(zé)任者填寫不全，文件題名擬寫簡單，日期格式不規(guī)范，備注缺少說明。使用頁號的卷內(nèi)目錄起止頁號填寫不規(guī)范，文件裝訂不規(guī)范，有些頁數(shù)很少的文件材料使用了很粗的線繩，因打孔洞過大，容易造成文件材料的損毀。紙質(zhì)文件材料和電子材料在備考表的互見號上沒有標(biāo)識，備考表中缺少資料等情況說明，檔號章加蓋不端正、歪歪斜斜等。

二、針對問題采取以下應(yīng)對做法

（一）健全項目檔案管理制度、加強項目檔案管理的法制化

完善的制度是依法做好檔案工作和規(guī)范檔案管理的保障，是檔案工作與建設(shè)項目同步管理的重要措施，是協(xié)調(diào)檔案管理與項目管理的依據(jù)。建立健全建設(shè)項目檔案管理制度，是建設(shè)項目檔案工作的一項重要內(nèi)容。因此，根據(jù)國家、行業(yè)檔案管理制度、規(guī)范，制訂適合本單位建設(shè)項目的檔案管理制度，使建設(shè)項目檔案管理做到有章可循，有法可依。

檔案管理法制化是加強建設(shè)項目檔案管理的重要措施。因此要將項目檔案管理納入項目管理和項目工作程序中，納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員工作責(zé)任制，納入招投標(biāo)，設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試等合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的具體要求，并提出相對應(yīng)的考核辦法，加強對項目的檔案管理，使項目檔案管理工作更加規(guī)范。

（二）明確參建單位檔案管理職責(zé)，加強對參建單位的管理

建設(shè)項目是由建設(shè)、勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、調(diào)試等單位共同參加建設(shè)的工程，

由于各參建單位在項目建設(shè)中所處的地位和承擔(dān)的角色不同，參建單位所承擔(dān)的檔案管理職責(zé)有所不同。因此，在建設(shè)項目開工建設(shè)前，首先要成立以建設(shè)項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組為首的各參建單位參與的項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確參加單位在項目建設(shè)中的檔案管理職責(zé)，加強對參建單位的管理。參建單位按照檔案管理職責(zé)要求，充分發(fā)揮其在建設(shè)項目工作檔案中的管理作用，積極完成職責(zé)范圍內(nèi)建設(shè)項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保所負(fù)責(zé)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（三）加強對項目檔案人員檔案管理的培訓(xùn)力度

建設(shè)項目檔案的收集、整理、分類、組卷等一系列工作主要是由檔案人員來完成的，檔案工作做的好與壞關(guān)鍵在檔案人員。因此，開展人員培訓(xùn)是做好建設(shè)項目檔案工作的前提。一是培訓(xùn)建設(shè)項目檔案工作的有關(guān)法規(guī)文件、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二是根據(jù)項目建設(shè)的不同階段進(jìn)行培訓(xùn)，建設(shè)初期以建設(shè)項目單位檔案收集、分類實施細(xì)則進(jìn)行培訓(xùn)，建設(shè)后期以注重項目檔案組卷方法的實際操作進(jìn)行培訓(xùn)。三是培訓(xùn)人員范圍要覆蓋各參建單位檔案工作人員、兼職檔案人員、工程技術(shù)人員。四是根據(jù)工程進(jìn)度和資料形成情況進(jìn)行不定期培訓(xùn)。只有做好全過程、全方位、全員檔案法規(guī)、專業(yè)知識培訓(xùn)才能為項目檔案文件的形成、積累、整理、歸檔打好基礎(chǔ)。

（四）依法依規(guī)，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開展檔案業(yè)務(wù)工作

（1）在項目建設(shè)初期，建設(shè)單位就要根據(jù)國家、行業(yè)建設(shè)項目檔案管理規(guī)范，結(jié)合本企業(yè)建設(shè)項目的管理特點、管理模式制定符合項目實際的《檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表及有關(guān)說明》，并將《檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表及有關(guān)說明》下發(fā)到各個參建單位和相關(guān)部門，組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，同時要求各參建單位和相關(guān)部門按照《檔案分類、歸檔范圍、保管期限劃分表及有關(guān)說明》進(jìn)行項目文件的收集、整理和歸檔，從而確保項目檔案的齊全、完整和有效。另外，在收集項目文件過程中對項目文件進(jìn)行審核和把關(guān)，根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度和項目建設(shè)的各個工序檢查項目文件的完整性，檢查項目文件資料記錄內(nèi)容與現(xiàn)場實物相符的準(zhǔn)確性。檢查項目文件記錄的內(nèi)容、簽字、印章以及字跡和文件制成材料等是否符合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

（2）建設(shè)項目文件整理要遵守《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28- 2018）有關(guān)規(guī)定，同時要根據(jù)企業(yè)實際結(jié)合行業(yè)和地方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，合理組卷，準(zhǔn)確排列。項目文件在編目過程中涉及的卷內(nèi)目錄的編制、案卷封面的編制、備考表的編制、案卷目錄的編制、案卷脊背的編制，案卷及文件的裝訂，紙張、卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格和制成的要求要遵守《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822- 2008）中的有關(guān)規(guī)定并正確使用。施工圖、竣工圖的折疊等要求要遵守《技術(shù)圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3- 2009）的有關(guān)規(guī)定。

三、結(jié)語

建設(shè)項目檔案專項驗收是對建設(shè)項目檔案管理最終成果的檢驗，建設(shè)項目檔案專

項驗收的內(nèi)容能夠全面考核建設(shè)項目從項目立項到竣工驗收的各個過程所形成的檔案。因此，企業(yè)要在項目建設(shè)初期進(jìn)入角色，按照建設(shè)項目檔案專項驗收內(nèi)容開展建設(shè)項目檔案管理工作，加強每一個過程、每一個環(huán)節(jié)檔案的收集，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保建設(shè)項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，為建設(shè)項目竣工驗收打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家檔案局，國家發(fā)展和改革委員會.重大建設(shè)項目檔案驗收辦法（檔發(fā)[2006]2號）[Z].2006- 06- 14.