成人教育學籍檔案管理的有效措施探討

摘要：成人教育對學籍檔案的管理是教管工作的重要部分，其中包括成人學生的錄檢表、每學年的報到注冊材料、各科成績、各類獲獎處罰情況、社會實踐活動情況等，它能夠?qū)⒊扇藢W生在校期間的各種情況綜合反映出來，有利于學生做好自察工作和學校教管工作的進一步完善。

關(guān)鍵詞：成人教育;學籍檔案;管理;措施

高校成人教育學籍檔案管理工作涉及內(nèi)容廣泛，專業(yè)性強，對高校辦學發(fā)展和成人學生的繼續(xù)發(fā)展有著重要的意義，做好這部分工作有利于高校成人教育管理朝著科學化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。然而部分院校成人教育存在不足之處，嚴重影響到其專業(yè)發(fā)展，本文筆者通過歸納當前成人教育學籍檔案管理的現(xiàn)狀，進一步分析其存在的問題，并提出了針對性的建議和措施，以期促進高校成人教育學籍檔案管理工作，促進高校辦學。

一、成人教育學籍檔案管理的現(xiàn)狀

成人教育學籍檔案是學校教育培養(yǎng)成人學生整個過程的完整記錄，能準確客觀的反映出學生在校期間的綜合表現(xiàn)，因而對其管理是一項嚴謹?shù)墓ぷ?，具有基礎(chǔ)性、服務性的地位，同時這項工作要求高、繁雜瑣碎，需要極強的耐心和歸納整理能力?！吨袊逃母锱c發(fā)展綱要》中明確指出：“ 要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作?！边@里的教育檔案管理工作主要就是指學籍檔案管理。隨著科技進步和經(jīng)濟的發(fā)展，越來越多的成人重新進入高等院校進行學歷補償教育，以滿足各類用人單位對員工的知識技能、學歷等方面的要求，這也就必然使得成人高校規(guī)模不斷擴大，管理工作內(nèi)容日益復雜，具體表現(xiàn)為一是檔案內(nèi)容繁瑣。 成人教育學籍檔案包括成人學生的錄檢表、考生登記表、各科成績、登記表以及成人學生在校期間的休學、退學、轉(zhuǎn)學的報批材料;學生各類獲獎處罰情況等等，涉及內(nèi)容異常廣泛。不同的生源、不同的受教育程度、不同的年齡層次、不同的學習方式等都會導致成人學生檔案內(nèi)容的差異。二是學籍變化快，管理難。成教學生大多數(shù)都是在職職工及社會青年，常常因為諸多原因?qū)е罗D(zhuǎn)專業(yè)、休學甚至退學情況頻發(fā)，學籍變動頻繁，在其學籍在形成過程中，易造成成教檔案材料的缺失，增加了檔案管理的難度。

二、成人教育學籍檔案管理存在的問題

筆者根據(jù)調(diào)研本市幾所成人教育學校，發(fā)現(xiàn)其學籍檔案管理中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面，一是學院重視程度不夠高。不少高校領(lǐng)導對成人教育的認識嚴重不足，檔案意識十分欠缺，認為成人教育的學生可管可不管，認為成人教育的檔案可有可無，對成人教育學籍檔案缺乏針對性管理，缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)章制度。二是檔案管理工作混亂，管理不到位。筆者調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的檔案員隨意使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水填寫檔案，字跡潦草，不方便識別，更不方便保存;有的檔案員在學生補考及格時只將原成績改為“及格”字樣，沒有按規(guī)定在檔案記錄上注明“補考及格”，甚至有的檔案員將學生的姓名用容易書寫、筆畫少的簡化字進行代替等等。除此之外，學籍檔案移交問題也有待完善，部分學生畢業(yè)后，檔案被亂抽亂翻，使用完必后隨意放置，造成學生查詢不到自己的檔案，影響后續(xù)工作和發(fā)展。三是 監(jiān)督環(huán)節(jié)缺失。成人教育學籍管理對于學籍檔案的日常處理，往往是部分工作便利的人員來對一些相關(guān)的文件和資料進行保存，沒有接受過系統(tǒng)的培訓，不會充分的運用辦公化自動系，使得檔案管理混亂的局面無法得到相應解決。

三、成人教育學籍檔案管理的改進措施

針對上文分析的成人教育學籍檔案管理中的不足之處，筆者認為應當對癥下藥，先從思想上提高認識，加大成人教育學籍檔案管理的宣傳力度，堂學校和學生充分認識到成教生檔案管理工作的嚴謹性，統(tǒng)一思想，高度重視成教學生檔案管理，配備素質(zhì)較高的人來專門管理成人教育學籍檔案。要學會科學管理，建立有效的成人教育學籍檔案管理機制，明確檔案填寫的具體要求，在細節(jié)方面做做出規(guī)定，使用什么筆、什么字體等;對檔案移交工作做出明文規(guī)定，在什么時間內(nèi)進行檔案移交，以及完成移交需要的移交手續(xù)，并對移交的各個環(huán)節(jié)記錄在案，以便責任追查，加強各環(huán)節(jié)的嚴謹性。三是加強監(jiān)督。學籍檔案管理是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ?，涉及到成人學生日后的晉升，決定著該學生未來的高度，其重要性不言而喻，因此在學籍管理工作中要定期聘請專家開展學籍檔案管理方面的講座，并對有關(guān)學籍檔案管理老師進行培訓，拓展其知識面，提高其信息化技術(shù)能力。同時學校成立專門督導小組，對檔案管理工作不定時檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，改進不足，不斷提高檔案管理工作。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)代教育體系中，成人教育是一個組成部分，他不斷適應著經(jīng)濟社會飛速發(fā)展，社會分工日益精細化，對高學歷專業(yè)化人才需求越來越大的社會背景，而在成人教育中，對學籍管理的重視程度無疑體現(xiàn)著一所學校的專業(yè)化水準，這就要求我們要足夠重視學籍檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，提出改進措施，促進成人教育學籍檔案管理工作發(fā)展。

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作者簡介：王利娟（1975—），女，漢族，湖南省長沙市人，湖南師大本科，湖南城建職業(yè)技術(shù)學院，研究方向：檔案管理。