大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理策略

坎卓

摘要：21世紀被稱為“信息時代’，信息的價值被無限放大，成為一種十分重要的資源。在這種情況下，檔案管理工作的重要性就格外突出。而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足新時代的需要，如何應對大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，成為檔案管理從業(yè)者需要面對的首要問題。筆者將在本文中針對這一問題提出的自己看法與見解，以供各位同行參考。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;大數(shù)據(jù);信息化

隨著第三次科技革命的進行，信息技術(shù)悄無聲息地融入每個人的生活，改變著社會的方方面面。在這種潛移默化的影響催生了信息的爆炸式增長。面對這種變化，檔案管理理念及管理方式也需要隨之變革。而在高校中，要想準確收集、管理學生的信息，更需要利用大數(shù)據(jù)來提升高校學生檔案的管理水平。

一、什么是檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。其主要工作內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。

而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作將發(fā)生顯著變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式會逐漸被淘汰，基于云儲存、云計算、云服務(wù)等技術(shù)的新型檔案管理模式將會得到越來越多的運用。此外，檔案管理工作的內(nèi)容也將進一步延伸拓展，不再是單純的管理與維護，數(shù)據(jù)分析職能將成為檔案管理工作的重要組成部分。

二、為什么要將大數(shù)據(jù)引入檔案管理主作中

（一）高校檔案管理工作的現(xiàn)實需要

高校檔案管理工作，是高校管理工作不可或缺的一部分。相較于其他機構(gòu)的檔案管理部門，高校檔案管理工作的內(nèi)容更為龐雜，程序更為繁瑣，包括每年大量入學新生檔案的收集與整理、畢業(yè)生檔案的完善與派發(fā)、期末學生成績的收錄與分析等工作，其重要性不言而喻。此外，隨著時代的發(fā)展，我國教育也在不斷改革，素質(zhì)教育得到了越來越多的人的認可，這就使高校學生檔案管理范圍不斷擴大，不僅包括傳統(tǒng)的學習成績、政治表現(xiàn)，還吸納了學生的日常表現(xiàn)、科研能力等新內(nèi)容。而傳統(tǒng)的檔案管理方式無法有效收集這些信息，因此必須將大數(shù)據(jù)與高校檔案管理工作相結(jié)合。

（二）大數(shù)據(jù)在檔案管理方面的具有十分明顯的優(yōu)勢

相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，大數(shù)據(jù)在以下兩個方面有著十分明顯的優(yōu)勢。首先，便捷高效。目前，大部分高校的學生檔案仍以紙質(zhì)化為主，這管理方式難以適應信息時代的需求，庫房資源阻礙了學生檔案管理工作的發(fā)展。而在日常工作中，其需要耗費大量的人力物力資源，而且效率低下，而在大數(shù)據(jù)模式下，學生的全部信息都被納入數(shù)據(jù)庫中，提取、查詢檔案只需要輸入指令便可完成，方便高效，極大地節(jié)省了時間。

其次，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)分析功能對于當前高校管理工作的優(yōu)化十分重要。在大數(shù)據(jù)的幫助下，能夠全面地分析和整合學生的個人信息，比如全面收集學生在校期間的個人信息，包括性格愛好、學習成績、出勤情況、課堂表現(xiàn)、政治思想、心理狀況、寢室表現(xiàn)等。將這些信息綜合整理，出具相關(guān)報告，這樣，不僅能為獎學金等的評選提供客觀的依據(jù)，還能夠幫助學生進行職業(yè)規(guī)劃，確定未來發(fā)展方向。

三、在大數(shù)據(jù)時代如何做好檔案管理

（一）制定基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理工作規(guī)范

大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息的全面性、真實性有著極高的要求，只有確保各項信息準確無誤，才能最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的功效。但部分信息涉及到學生的個人隱私，如果不對檔案管理工作進行嚴格規(guī)范，很容易導致學生個人信息的泄露，不利于學生隱私的保護。因此，制定基于大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理規(guī)范，加強對相關(guān)工作者的教育和管理很有必要。

（二）同專業(yè)的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司進行合作

對于大多數(shù)高校而言，獨立收集學生信息、購買服務(wù)器、搭建數(shù)據(jù)庫、建設(shè)數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)是一項非常困難的工作，有很多技術(shù)難點無法突破，且其運行維護成本太高，不利于這一技術(shù)的長期應用與推廣。這就要求高校同相關(guān)大數(shù)據(jù)開發(fā)公司進行合作，將數(shù)據(jù)庫的搭建與維護、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作承包給大數(shù)據(jù)開發(fā)公司，自己負責學生信息的收集與完善。這樣不僅降低了成本，而且確保了學生信息的安全以及數(shù)據(jù)分析報告的專業(yè)性，可謂一舉多得。

（三）構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺，實現(xiàn)學生檔案管理可視化

大數(shù)據(jù)時代，要實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效利用，就要必須構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺，確保學生檔案管理可視化，同時還要向?qū)W生提供其個人信息分析報告，允許學生自由查閱相關(guān)信息，并對其中不符合實際情況的部分及時進行修改。這樣不僅能確保信息的準確性，還能最大限度地發(fā)揮這一技術(shù)的作用。

“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”，就目前的情況來看，大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應用還有很長的路要走，這注定是一條充滿荊棘和坎坷的道路，需要我們?nèi)w從業(yè)者共同努力，依托大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，制定合理的檔案管理工作規(guī)范，不斷改善檔案信息管理的方法和策略，提升檔案管理水平。

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