大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

摘 要：當(dāng)今世界是網(wǎng)絡(luò)信息化的世界，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與各個(gè)行業(yè)相融合從而讓各行各業(yè)都發(fā)生了很大的變化。事業(yè)單位的檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，通過將大數(shù)據(jù)技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理相融合，能夠優(yōu)化檔案管理的工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，本文就此展開了探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

現(xiàn)代社會隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是2020年5G技術(shù)已經(jīng)開始普及，這些信息化技術(shù)的發(fā)展讓世界完全進(jìn)入了萬物互聯(lián)互通的時(shí)代，也給人們的生產(chǎn)和生活帶來了極大的變化。事業(yè)單位的檔案記錄了事業(yè)單位的各種文獻(xiàn)資料，這些都是事業(yè)單位重要的參考資料。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下，事業(yè)單位的檔案管理也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。從我國目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理也在不斷朝向著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的方向發(fā)展，同時(shí)在實(shí)踐的道路上取得了一定的效果，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量，極大的減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，促進(jìn)了我國事業(yè)單位檔案管理的快速發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的挑戰(zhàn)

我國的事業(yè)單位檔案管理大多采用傳統(tǒng)的管理模式，在這種傳統(tǒng)的管理模式下檔案管理無論是理念和方法都與現(xiàn)代化的檔案管理存在很大的不同。傳統(tǒng)的檔案管理工作都是由事業(yè)單位專門設(shè)定相應(yīng)的檔案管理部門并配備相應(yīng)的檔案管理人員對單位的檔案資料進(jìn)行分類和整理工作，為事業(yè)單位檔案的查詢提供便利，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的主流，因此在事業(yè)單位運(yùn)行的過程中就產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，這樣也會增強(qiáng)增加傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)據(jù)量，同時(shí)也存在著紙質(zhì)檔案和電子檔案相交叉的情況，如果還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法對大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案進(jìn)行管理就無法滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息化管理的要求，這就會導(dǎo)致現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理無法順利的開展工作。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種檔案數(shù)據(jù)信息的存儲方式已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子信息記錄與存儲。大數(shù)據(jù)時(shí)代的事業(yè)單位電子檔案數(shù)據(jù)化管理不僅能夠保存檔案的文字信息，還能保存圖片信息和視頻信息，這樣更有利于后期的管理和查詢。通過電子信息的存儲方式能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的多元化存儲，這樣也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理帶來極大的便利，節(jié)省了檔案的儲存和提取時(shí)間。由于大數(shù)據(jù)技術(shù)需要利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)來開展信息的管理和存儲工作，因此對于檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。如果檔案管理人員在操作中出現(xiàn)一些失誤，很容易造成電子數(shù)據(jù)檔案的永久丟失或者毀損，因此檔案管理要確保管理人員具備足夠的勝任能力，只有這樣才能確保檔案管理的質(zhì)量和效率。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

2.1 將信息化的管理理念與傳統(tǒng)管理理念相融合

事業(yè)單位的檔案管理為了能夠積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的要求，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和數(shù)據(jù)化，在檔案管理中要不斷的改變管理理念與管理方法。同時(shí)也要將信息化的管理理念與傳統(tǒng)管理理念相融合，只有這樣才能讓事業(yè)單位檔案管理人員的思想統(tǒng)一，緊緊的跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，有利于檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。通過傳統(tǒng)與現(xiàn)代的結(jié)合共同提升檔案管理的質(zhì)量和效率。從目前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀來看，由于我國事業(yè)單位大多屬于傳統(tǒng)的管理行業(yè)，因此在檔案管理方面受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響較重。雖然傳統(tǒng)的檔案管理在實(shí)際運(yùn)用中有其固有的優(yōu)勢，但是這種傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中會存在一定的出入，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生的檔案信息數(shù)據(jù)量越來越多，因此傳統(tǒng)的檔案管理方式無法對檔案信息進(jìn)行快速的整理與整合，導(dǎo)致了事業(yè)單位信息化的進(jìn)程相對比較緩慢。為了能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)該不斷提升檔案管理的信息化水平，注重傳統(tǒng)的管理理念與現(xiàn)代化的管理方法相融合，充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代信息化檔案管理的優(yōu)勢，不斷提升事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。事業(yè)單位要做好檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，定期對管理人員開展信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，讓他們能夠了解大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化管理的要求。同時(shí)根據(jù)事業(yè)單位的具體情況選擇合適的信息化管理技術(shù)。將傳統(tǒng)的管理與現(xiàn)代化的管理相統(tǒng)一，比如可以將檔案信息目錄化進(jìn)行標(biāo)識分類，在查找某一份檔案時(shí)可以先根據(jù)電子目錄查詢具體的位置，然后再根據(jù)目錄對應(yīng)在儲藏室的位置在書架上進(jìn)行紙質(zhì)版的尋找，這樣不但能夠節(jié)省查詢?nèi)藛T的時(shí)間和效率，同時(shí)也提高了查詢的準(zhǔn)確度，大大降低了檔案信息管理人員的工作量。

2.2 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息資源的安全管理

事業(yè)單位的檔案記錄了事業(yè)單位發(fā)展過程中的所有信息資料，對于事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，因此開展檔案管理工作必須重視對于檔案信息資源的安全管理，落實(shí)好檔案管理的安全責(zé)任。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理在信息化的推進(jìn)下實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，提升了檔案管理的全面性、統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。在電子檔案的管理過程中首先要做好紙質(zhì)檔案的管理工作，避免紙質(zhì)檔案在傳遞、借閱和搬運(yùn)過程中出現(xiàn)丟失毀損的現(xiàn)象，同時(shí)也要加強(qiáng)相對應(yīng)的電子檔案的加密處理，給電子檔案加上只讀屬性，避免被人為的修改，提升檔案的安全性。錄入的檔案信息應(yīng)該嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容資料進(jìn)行，只有這樣才能真實(shí)的將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化到電子檔案當(dāng)中。提升電子檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和實(shí)用性，避免信息錄入的錯(cuò)誤給檔案管理的后期維護(hù)和使用帶來不必要的麻煩。檔案管理人員在完成檔案錄入工作以后應(yīng)該嚴(yán)格的落實(shí)檔案的管理辦法，不能隨意丟棄紙質(zhì)檔案，為后期的電子和紙質(zhì)檔案對比查詢提供參考。在檔案管理中應(yīng)該加強(qiáng)對電子檔案工作的重視。要在檔案管理的信息系統(tǒng)中加裝安全防護(hù)軟件，避免電子檔案數(shù)據(jù)被泄露或者受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，提升單子檔案信息的安全性和可靠性。

2.3 充分利用檔案信息的各種資源

在大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理為了能夠提升信息的開發(fā)力度，提升信息管理的效率，必須對檔案信息中的各項(xiàng)資源進(jìn)行充分的挖掘和利用，不斷提升檔案信息的利用率和管理質(zhì)量。要對電子檔案信息進(jìn)行完善，從目前電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用來看，信息化的檔案管理模式比傳統(tǒng)檔案管理模式更加的方便、快捷、準(zhǔn)確。同時(shí)也能夠在較短的時(shí)間內(nèi)完成檔案的錄入分類和管理，提升了檔案管理的效率和質(zhì)量。因此一定要充分開發(fā)檔案資源，避免檔案信息浪費(fèi)。在建立事業(yè)單位檔案管理信息查詢時(shí)可以充分利用檔案中的信息提取重要的關(guān)鍵詞，在信息系統(tǒng)中輸入這些關(guān)鍵詞就可以迅速的定位并查找到這些檔案信息，這樣一方面節(jié)省了電子檔案錄入人員的工作量，同時(shí)也提高了檔案的查詢效率，充分利用了檔案信息的各種資源。

3 結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)給事業(yè)單位的檔案管理帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也讓檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理必須不能提升信息化水平，只有這樣才能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的要求。

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作者簡介

潘其超（1975-），男，漢族，大專，助理館員，研究方向：檔案管理。